Vendor Management

Deskripsi Singkat Training Vendor Management:

Dalam lanskap bisnis yang semakin kompetitif, keberhasilan sebuah organisasi sangat bergantung pada efisiensi dan keandalan jaringan pemasok serta mitra bisnisnya. Training “Vendor Management” ini dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan komprehensif yang dibutuhkan untuk mengelola seluruh siklus hidup vendor, mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi, negosiasi kontrak, hingga pemantauan kinerja dan pengelolaan hubungan strategis. Anda akan belajar bagaimana mengoptimalkan nilai dari setiap kemitraan vendor, memitigasi risiko, memastikan kepatuhan, dan mendorong inovasi. Jadikan vendor Anda sebagai aset strategis yang mendukung pertumbuhan dan kesuksesan organisasi Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Optimalisasi Biaya: Mampu menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dan mengelola biaya vendor secara efektif.

• Peningkatan Kinerja: Memastikan vendor memenuhi atau melampaui ekspektasi kualitas dan layanan.

• Mitigasi Risiko: Mengidentifikasi dan mengurangi risiko terkait vendor (operasional, keuangan, reputasi, kepatuhan).

• Hubungan Kuat: Membangun dan memelihara hubungan kolaboratif dan jangka panjang dengan vendor kunci.

• Efisiensi Operasional: Menyederhanakan proses pengelolaan vendor dan meningkatkan produktivitas tim.

• Kepatuhan Hukum & Etika: Memahami dan menerapkan praktik kepatuhan dalam seluruh interaksi vendor.

• Pengambilan Keputusan: Mampu membuat keputusan berbasis data dalam pemilihan dan pengelolaan vendor.

• Nilai Strategis: Mengubah hubungan vendor dari transaksional menjadi kemitraan strategis yang bernilai tambah.

Target Peserta:

• Manajer dan Staf Departemen Procurement/Pembelian

• Manajer dan Staf Supply Chain & Logistik

• Project Manager dan Team Leader yang bekerja dengan banyak vendor

• Manajer Operasional

• Staf Profesional di Departemen IT, HR, Marketing, atau lainnya yang secara reguler mengelola vendor

• Siapa saja yang terlibat dalam proses pemilihan, negosiasi, pengelolaan, atau pemantauan kinerja pemasok dan mitra bisnis.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep dan prinsip dasar Vendor Management serta perannya dalam strategi bisnis.

• Melakukan identifikasi kebutuhan pengadaan dan menyusun kriteria seleksi vendor yang efektif.

• Menerapkan proses sourcing dan seleksi vendor yang sistematis, termasuk due diligence.

• Memahami elemen kunci dalam kontrak vendor dan mengidentifikasi area mitigasi risiko legal.

• Mengembangkan dan menerapkan metrik (KPI/SLA) untuk mengukur dan memantau kinerja vendor.

• Membangun dan memelihara hubungan yang konstruktif dan strategis dengan vendor.

• Mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko yang terkait dengan hubungan vendor.

• Mengaplikasikan teknik negosiasi yang efektif untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan regulasi terkait vendor management.

• Menyusun rencana aksi pribadi untuk meningkatkan praktik Vendor Management di organisasi masing-masing.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar & Fondasi Vendor Management

• Sesi 1.1: Konsep Dasar Vendor Management

  • Apa itu Vendor Management? Definisi, Tujuan, dan Manfaat.

  • Mengapa Vendor Management Penting bagi Kesuksesan Organisasi?

  • Perbedaan antara Procurement, Purchasing, dan Vendor Management.

  • Fungsi dan Peran Kunci dalam Tim Vendor Management.

• Sesi 1.2: Peran Strategis Vendor Management dalam Bisnis

  • Vendor sebagai Mitra Strategis: Dari Transaksi ke Kemitraan.

  • Integrasi Vendor Management dengan Strategi Bisnis & Supply Chain.

  • Membangun Kerangka Kerja Vendor Management yang Kuat.

Modul 2: Siklus Hidup Vendor: Perencanaan, Seleksi & Kontrak

• Sesi 2.1: Identifikasi Kebutuhan & Perencanaan Pengadaan

  • Menganalisis Kebutuhan Bisnis: Mengapa Kita Membutuhkan Vendor Ini?

  • Menentukan Lingkup Pekerjaan (Scope of Work – SOW) atau Spesifikasi Layanan/Produk.

  • Menyusun Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), atau Request for Information (RFI) yang Efektif.

  • Mengembangkan Kriteria Penilaian Vendor (Teknis, Finansial, Reputasi, Kapasitas, dll.).

• Sesi 2.2: Proses Sourcing & Seleksi Vendor

  • Strategi Pencarian Vendor (Market Research, Jaringan, Database).

  • Proses Evaluasi Kandidat Vendor: Due Diligence & Verifikasi.

  • Teknik Penilaian Vendor: Analisis Kuantitatif & Kualitatif, Matriks Perbandingan.

  • Pengambilan Keputusan Seleksi Vendor Terbaik.

• Sesi 2.3: Kontrak Vendor: Elemen Kunci & Mitigasi Risiko Legal

  • Memahami Dasar-dasar Hukum Kontrak Vendor.

  • Elemen Esensial dalam Kontrak Vendor (SOW, SLA, Harga, Pembayaran, Kewajiban, Terminasi, Force Majeure).

  • Klausul-klausul Penting untuk Proteksi Organisasi (Confidentiality, Intellectual Property, Indemnification).

  • Peran Departemen Hukum dalam Peninjauan Kontrak.

Modul 3: Siklus Hidup Vendor: Pengelolaan Kinerja & Hubungan

• Sesi 3.1: Pengelolaan Kinerja Vendor

  • Menentukan Key Performance Indicators (KPIs) dan Service Level Agreements (SLAs) yang Terukur.

  • Metode Pengukuran Kinerja Vendor (Scorecards, Surveys, Audit).

  • Melakukan Review Kinerja Vendor Secara Berkala: Tujuan dan Proses.

  • Menangani Kinerja Vendor di Bawah Standar: Identifikasi Masalah & Rencana Perbaikan.

• Sesi 3.2: Membangun & Memelihara Hubungan Vendor

  • Pentingnya Komunikasi Terbuka dan Proaktif dengan Vendor.

  • Membangun Kepercayaan dan Kolaborasi.

  • Strategi untuk Meningkatkan Engagement dan Komitmen Vendor.

  • Menangani Konflik dan Ketidaksepakatan dalam Hubungan Vendor.

• Sesi 3.3: Manajemen Risiko dalam Hubungan Vendor

  • Jenis-jenis Risiko Vendor (Operasional, Keuangan, Reputasi, Keamanan Data, Supply Chain).

  • Proses Identifikasi, Penilaian, dan Pemantauan Risiko Vendor.

  • Strategi Mitigasi Risiko Vendor: Kontrak, Asuransi, Contingency Planning.

  • Business Continuity Planning (BCP) terkait Vendor.

Modul 4: Aspek Krusial dalam Vendor Management

• Sesi 4.1: Negosiasi Efektif dengan Vendor

  • Prinsip-prinsip Negosiasi Strategis.

  • Teknik Negosiasi Win-Win (Kolaboratif) vs. Win-Lose (Kompetitif).

  • Mempersiapkan Diri untuk Negosiasi: BATNA, ZOPA, Kepentingan.

  • Mengelola Taktik Negosiasi yang Sulit.

• Sesi 4.2: Aspek Keuangan & Pembayaran Vendor

  • Struktur Harga dan Model Biaya Vendor.

  • Manajemen Faktur dan Proses Pembayaran yang Efisien.

  • Pengelolaan Anggaran dan Estimasi Biaya Vendor.

  • Audit Biaya Vendor dan Optimalisasi Pengeluaran.

• Sesi 4.3: Kepatuhan & Etika dalam Vendor Management

  • Regulasi dan Standar Kepatuhan yang Relevan (Anti-Korupsi, Data Privacy, Lingkungan, Ketenagakerjaan).

  • Kode Etik Vendor dan Penerapannya.

  • Menangani Kasus Pelanggaran Etika atau Kepatuhan.

  • Pentingnya Transparansi dan Integritas.

Modul 5: Optimalisasi & Tantangan Vendor Management

• Sesi 5.1: Mengidentifikasi & Mengelola Vendor Strategis

  • Segmentasi Vendor (Strategis, Taktis, Transaksional).

  • Membangun Program Vendor Strategis: Inovasi Bersama, Pengembangan Kapasitas.

  • Kerjasama Jangka Panjang dan Aliansi.

• Sesi 5.2: Inovasi & Transformasi Digital dalam Vendor Management

  • Peran Teknologi dalam VM (Vendor Management Systems – VMS, E-Procurement, Data Analytics).

  • Otomatisasi Proses VM untuk Efisiensi.

  • Pemanfaatan Data untuk Pengambilan Keputusan VM yang Lebih Baik.

• Sesi 5.3: Menangani Konflik & Isu Kinerja Vendor yang Kompleks

  • Strategi Penanganan Konflik yang Eskalatif.

  • Prosedur Pengakhiran Kontrak (Termination) dan Offboarding Vendor.

  • Pembelajaran dari Kegagalan Vendor.

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Kaitan Materi dengan Tantangan Nyata yang Dihadapi Peserta di Organisasi.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik untuk Peningkatan Vendor Management.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret, Terukur, dan Realistis.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Mengimplementasikan Praktik Vendor Management Terbaik.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Industri

• Workshop Praktik (Menyusun RFP/RFQ, Analisis Kontrak Sederhana, Latihan Negosiasi)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman konsep mendalam dan praktik keterampilan)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan strategi Vendor Management.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Vendor Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas sebagai praktisi senior di bidang Procurement, Supply Chain, atau Vendor Management di berbagai industri. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan materi yang kompleks menjadi sederhana, relevan, dan aplikatif, serta berpengalaman dalam memfasilitasi diskusi dan latihan praktik yang interaktif untuk memastikan peserta mendapatkan manfaat maksimal.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam dan interaksi kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan contoh implementasi dengan kebijakan procurement dan kondisi spesifik perusahaan, serta fokus pada tantangan pengelolaan vendor yang dihadapi organisasi.

• Online Training (Interaktif): Training Vendor Management sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, dan praktik dapat difasilitasi secara virtual dengan breakout room dan fitur kolaborasi lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Vendor Management ini?

  • Individu yang terlibat dalam pemilihan, negosiasi, pengelolaan, atau pemantauan pemasok dan mitra bisnis, termasuk di departemen procurement, supply chain, operasional, IT, dan project management.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Mampu mengoptimalkan biaya, meningkatkan kinerja vendor, memitigasi risiko, dan membangun hubungan strategis dengan pemasok.

• Apakah training ini mencakup aspek legal kontrak?

  • Ya, training ini memberikan pemahaman dasar elemen kunci kontrak dan risiko legal yang perlu diwaspadai, namun bukan sebagai pelatihan hukum mendalam.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik untuk pembelajaran yang aplikatif.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training Vendor Management sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.