Strategic Sourcing and Vendor Management

Deskripsi Singkat Training Strategic Sourcing and Vendor Management:

Di lanskap bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, Strategic Sourcing dan Vendor Management bukan lagi sekadar fungsi pendukung, melainkan pilar utama yang mendorong profitabilitas, inovasi, dan mitigasi risiko. Pendekatan ini melampaui pembelian transaksional, berfokus pada penciptaan nilai jangka panjang dari seluruh rantai pasok. Training “Strategic Sourcing and Vendor Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan kerangka kerja strategis, alat analisis mendalam, serta keterampilan praktis untuk merumuskan strategi sourcing yang efektif, memilih vendor terbaik, membangun kemitraan yang kuat, dan mengelola kinerja vendor secara proaktif. Anda akan belajar bagaimana mengoptimalkan pengeluaran, mengurangi Total Cost of Ownership (TCO), dan mengubah supplier menjadi mitra strategis untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Visi Strategis Pengadaan: Memahami dan mengimplementasikan peran pengadaan sebagai fungsi strategis yang menciptakan nilai.

• Analisis Pasar Mendalam: Mampu melakukan analisis pasar supplier (Kraljic Matrix, Porter’s Five Forces) untuk keputusan sourcing yang cerdas.

• Strategi Sourcing Inovatif: Mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi sourcing (Global, Collaborative, Sustainable Sourcing).

• Seleksi Vendor Optimal: Menguasai metodologi seleksi vendor yang objektif dan berbasis nilai (termasuk TCO).

• Manajemen Hubungan Vendor: Mampu membangun, memelihara, dan meningkatkan hubungan strategis dengan vendor.

• Peningkatan Kinerja Vendor: Mengelola dan mengevaluasi kinerja vendor menggunakan KPI yang relevan.

• Mitigasi Risiko Rantai Pasok: Mengidentifikasi dan memitigasi risiko terkait vendor dan rantai pasok.

• Pengurangan Biaya & TCO: Mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan mengurangi Total Cost of Ownership secara signifikan.

• Penggerak Inovasi: Memanfaatkan vendor sebagai sumber inovasi dan perbaikan berkelanjutan.

Target Peserta:

• Manajer dan Kepala Departemen Procurement/Purchasing.

• Manajer dan Spesialis Supply Chain Management.

• Manajer Kategori (Category Managers).

• Manajer dan Spesialis Vendor/Supplier Relationship Management.

• Project Manager yang terlibat dalam pengadaan strategis.

• Staf Profesional Procurement yang dipersiapkan untuk posisi kepemimpinan.

• Manajer Lintas Fungsi (Produksi, Keuangan, R&D) yang ingin memahami peran strategis pengadaan dan manajemen vendor.

• Pemimpin Bisnis dan Eksekutif yang ingin mengoptimalkan fungsi pengadaan mereka.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memformulasikan strategi sourcing yang selaras dengan tujuan bisnis dan karakteristik kategori pembelian.

• Melakukan analisis komprehensif terhadap data pengeluaran (spend analysis) dan pasar supplier.

• Mengaplikasikan metodologi Total Cost of Ownership (TCO) dan Value Analysis/Value Engineering (VA/VE) dalam keputusan sourcing.

• Mengelola seluruh tahapan proses seleksi vendor, mulai dari pra-kualifikasi hingga penandatanganan kontrak, dengan transparan dan objektif.

• Merumuskan kriteria dan melakukan evaluasi penawaran yang akurat (administrasi, teknis, komersial, ESG).

• Membangun dan mengimplementasikan program Supplier Relationship Management (SRM) dan Supplier Performance Management (SPM).

• Mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko strategis dalam rantai pasok yang berasal dari vendor.

• Mendorong inovasi dan penghematan biaya melalui kolaborasi yang efektif dengan vendor.

• Menetapkan dan mengukur Key Performance Indicators (KPIs) yang relevan untuk strategic sourcing dan vendor management.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Strategic Sourcing & Peran Strategis Procurement

• Sesi 1.1: Evolusi Procurement: Dari Transaksional ke Value Creation

  • Mengapa Pengadaan adalah Fungsi Strategis: Dampak pada Profitabilitas, Inovasi, & Risiko.

  • Keterkaitan Strategi Pengadaan dengan Strategi Bisnis Perusahaan.

  • Model Kematangan (Maturity Model) Fungsi Procurement.

• Sesi 1.2: Tata Kelola, Etika, dan Keberlanjutan dalam Sourcing

  • Prinsip Akuntabilitas, Transparansi, dan Integritas dalam Sourcing.

  • Pengadaan Berkelanjutan (Sustainable Sourcing) dan Aspek ESG.

  • Pencegahan Fraud dan Konflik Kepentingan dalam Proses Sourcing.

• Sesi 1.3: Pengantar Konsep Category Management

  • Definisi Category Management dan Manfaatnya.

  • Mengapa Pendekatan Berbasis Kategori Penting dalam Strategic Sourcing.

Modul 2: Analisis Kategori & Strategi Sourcing

• Sesi 2.1: Spend Analysis: Mengungkap Peluang Penghematan & Nilai

  • Metodologi Pengumpulan dan Klasifikasi Data Pengeluaran (Spend Data).

  • Mengidentifikasi Volume, Supplier Utama, dan Area Potensial untuk Negosiasi.

  • Segmentasi Pengeluaran untuk Analisis Lebih Lanjut.

• Sesi 2.2: Matriks Kraljic: Menganalisis Portofolio Pembelian

  • Memahami Empat Kuadran Kraljic (Strategis, Leverage, Bottleneck, Non-Critical).

  • Mengaplikasikan Matriks Kraljic untuk Mengembangkan Strategi Sourcing yang Berbeda.

  • Workshop Praktik: Penerapan Kraljic Matrix pada Kategori Pembelian.

• Sesi 2.3: Analisis Pasar Supplier (Porter’s Five Forces) & SWOT

  • Menganalisis Kekuatan Tawar Pembeli/Supplier, Ancaman Baru, dan Persaingan Industri.

  • Menggunakan Analisis SWOT untuk Insight Strategis dalam Sourcing.

• Sesi 2.4: Mengembangkan Strategi Sourcing (Global Sourcing, Collaborative Sourcing, dll.)

  • Berbagai Pilihan Strategi Sourcing dan Kapan Menggunakannya (Single/Multiple Sourcing, Global/Local Sourcing, Outsourcing).

  • Pertimbangan dalam Global Sourcing (Biaya, Risiko, Logistik, Regulasi, TKDN).

Modul 3: Vendor Selection Methods (Metode Pemilihan Vendor)

• Sesi 3.1: Identifikasi & Pra-Kualifikasi Vendor Potensial

  • Sumber Informasi Vendor dan Proses Pembuatan Longlist.

  • Kriteria Pra-Kualifikasi Vendor (Legalitas, Finansial, Kapasitas, Pengalaman, Reputasi).

  • Pentingnya Due Diligence Awal.

• Sesi 3.2: Proses Permintaan Informasi/Penawaran (RFx Process)

  • Request for Information (RFI): Untuk Pengumpulan Informasi Awal.

  • Request for Quotation (RFQ): Untuk Pembelian Standar Berbasis Harga.

  • Request for Proposal (RFP): Untuk Proyek Kompleks Berbasis Solusi.

  • Menyusun Dokumen RFx yang Jelas, Lengkap, dan Tidak Ambigu.

• Sesi 3.3: Kriteria & Metodologi Evaluasi Penawaran

  • Evaluasi Administrasi: Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen.

  • Evaluasi Teknis: Kriteria (Spesifikasi, Metodologi, Kualitas, Garansi) & Sistem Nilai.

  • Evaluasi Komersial: Perbandingan Harga, Analisis HPS/OE.

  • Workshop Praktik: Simulasi Evaluasi Penawaran Menggunakan Scorecard.

• Sesi 3.4: Total Cost of Ownership (TCO) dalam Pemilihan Vendor

  • TCO: Mengukur Biaya Penuh Seumur Hidup Produk/Layanan.

  • Integrasi TCO dalam Kriteria Evaluasi untuk Keputusan Berbasis Nilai.

  • Contoh Perhitungan TCO Sederhana.

Modul 4: Negosiasi & Finalisasi Kontrak dengan Vendor

• Sesi 4.1: Persiapan & Strategi Negosiasi dengan Vendor

  • Menentukan Tujuan (Target, Batas Bawah) dan BATNA.

  • Mempersiapkan Argumen Berbasis Fakta dan Data.

  • Teknik Negosiasi Win-Win untuk Menciptakan Kemitraan.

• Sesi 4.2: Klausul Kontrak Kunci untuk Perlindungan & Kinerja

  • Lingkup Pekerjaan, Harga & Pembayaran, Jadwal, Kualitas, Jaminan, Penalti.

  • Hukum yang Berlaku dan Mekanisme Penyelesaian Sengketa.

  • Workshop Praktik: Analisis Klausul Kontrak.

• Sesi 4.3: Pengambilan Keputusan Akhir & Onboarding Vendor

  • Menyusun Laporan Rekomendasi Pemilihan Vendor.

  • Prosedur Pemberitahuan kepada Vendor (Pemenang & Tidak Terpilih).

  • Proses Onboarding Vendor Baru dan Kick-off Meeting.

Modul 5: Supplier Relationship Management (SRM) & Supplier Performance Management (SPM)

• Sesi 5.1: Prinsip & Tujuan Supplier Relationship Management (SRM)

  • Membangun Hubungan Strategis: Dari Hubungan Transaksional ke Kolaboratif.

  • Manfaat SRM: Inovasi, Penghematan, Mitigasi Risiko.

  • Strategi SRM yang Berbeda untuk Tipe Supplier Berbeda.

• Sesi 5.2: Supplier Performance Management (SPM): Pengukuran & Evaluasi

  • Menetapkan Key Performance Indicators (KPIs) dan Service Level Agreements (SLAs) untuk Vendor.

  • Sistem Penilaian Kinerja Vendor (Supplier Scorecard).

  • Melakukan Evaluasi Kinerja Vendor Berkala dan Memberikan Feedback.

• Sesi 5.3: Supplier Development & Collaboration for Innovation

  • Program Pengembangan Vendor untuk Peningkatan Kualitas, Efisiensi, dan Inovasi.

  • Kolaborasi dengan Vendor untuk Solusi Baru dan Pengurangan Biaya (VA/VE).

  • Program Berbagi Penghematan (Gain Sharing) dengan Vendor.

Modul 6: Vendor Risk Management & Optimalisasi Portofolio

• Sesi 6.1: Identifikasi & Mitigasi Risiko Vendor

  • Jenis-jenis Risiko Vendor (Finansial, Operasional, Kualitas, Kepatuhan, Reputasi).

  • Analisis Probabilitas dan Dampak Risiko.

  • Strategi Mitigasi Risiko: Diversifikasi, Jaminan, Kontrak yang Robust, Monitoring.

• Sesi 6.2: Vendor Rationalization & Konsolidasi

  • Manfaat Optimalisasi Jumlah Vendor (Penghematan, Manajemen Lebih Mudah, Daya Tawar).

  • Proses Rasionalisasi Vendor: Kriteria dan Tahapan.

  • Mengelola Proses Disengagement Vendor secara Profesional.

• Sesi 6.3: Pengukuran Kinerja Strategis & Continuous Improvement

  • KPI Sourcing & Vendor Management (Cost Savings, TCO Reduction, Supplier Performance, Innovation Rate, Risk Reduction).

  • Benchmarking Kinerja Pengadaan.

  • Mempelajari “Lesson Learned” dan Mendorong Perbaikan Berkelanjutan.

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Diskusi Strategi Terpadu

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Analisis Studi Kasus Komprehensif: Dari Sourcing Strategis hingga Manajemen Hubungan Vendor.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Strategis Pribadi (Personal Strategic Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik di Organisasi untuk Penerapan Strategic Sourcing dan Vendor Management.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Implementasi Pembelajaran.

  • Menentukan Sumber Daya, Tim, dan Dukungan Tingkat Atas yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Pemimpin Pengadaan yang Berkontribusi Strategis pada Kesuksesan Organisasi.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Analisis Strategis (Kraljic Matrix, TCO, Segmentasi Vendor).

• Workshop Praktik (Merumuskan Strategi Sourcing, Kriteria Evaluasi, Desain Scorecard Vendor).

• Role-Playing Skenario Negosiasi Awal dan Feedback Vendor.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Strategis Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman komprehensif, analisis strategis, dan perumusan rencana)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan kerangka kerja strategic sourcing dan vendor management.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Strategis Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Strategic Sourcing and Vendor Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement, Supply Chain Strategy, dan Vendor Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi senior (Chief Procurement Officer/Head of Supply Chain Strategy/Konsultan Manajemen Pengadaan) yang terbukti dalam memimpin inisiatif sourcing strategis dan mengelola hubungan vendor. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan kerangka kerja strategis yang kompleks menjadi mudah dipahami, aplikatif, serta mampu memfasilitasi diskusi tingkat profesional dan mendorong perumusan solusi strategis.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi strategis, analisis data, dan kerja kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dengan konteks industri, data pengeluaran aktual, dan tantangan sourcing & vendor management spesifik perusahaan, serta fokus pada perumusan strategi yang dapat langsung diimplementasikan.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi strategis, studi kasus, dan workshop dapat difasilitasi secara virtual dengan breakout room, shared screen, dan tools kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Manajer dan pimpinan di departemen pengadaan, purchasing, supply chain, serta eksekutif lintas fungsi yang bertanggung jawab atas strategi bisnis dan operasional.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu merumuskan strategi sourcing, memilih vendor terbaik, mengelola hubungan dan kinerja vendor secara strategis, mengurangi TCO, dan memitigasi risiko, semua untuk menciptakan nilai berkelanjutan.

• Apakah training ini hanya membahas teori?

  • Tidak, training ini sangat berorientasi pada penerapan strategis, dengan banyak studi kasus, kerangka kerja analisis, dan workshop untuk mengembangkan strategi yang aplikatif.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, template analisis strategis, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.