Payroll System Administration

Deskripsi Singkat Training Payroll System Administration:

Sistem penggajian (Payroll System) adalah jantung operasional HR dan Keuangan dalam memastikan karyawan menerima haknya tepat waktu dan sesuai regulasi. Mengadministrasikan sistem payroll secara efektif memerlukan ketelitian, pemahaman proses, serta penguasaan fitur-fitur sistem. Training “Payroll System Administration” ini dirancang untuk membekali para profesional HR dan Payroll dengan pengetahuan fundamental dan keterampilan praktik yang diperlukan untuk mengelola proses payroll menggunakan sistem yang ada. Anda akan mempelajari langkah-langkah kunci, mulai dari mempersiapkan data, menjalankan proses perhitungan, melakukan validasi, hingga menghasilkan laporan dan memastikan kepatuhan dasar. Pelatihan ini fokus pada bagaimana memanfaatkan sistem payroll untuk mencapai efisiensi, akurasi, dan keandalan dalam setiap siklus penggajian.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Sistem Payroll: Menguasai fungsi dan alur kerja utama dalam sistem payroll modern.

• Kelola Data Karyawan: Mampu memasukkan dan mengelola data karyawan yang relevan untuk payroll dalam sistem.

• Konfigurasi Gaji & Tunjangan: Memahami cara mengatur komponen gaji, tunjangan, dan lembur dalam sistem (sesuai fitur sistem).

• Kelola Potongan & Kontribusi: Mampu memasukkan dan memproses potongan gaji dan kontribusi (pajak, BPJS, pinjaman) di sistem.

• Jalankan Proses Payroll: Menguasai langkah-langkah menjalankan siklus perhitungan payroll bulanan/periodik dalam sistem.

• Validasi Akurasi: Melakukan langkah-langkah validasi dan rekonsiliasi untuk memastikan akurasi hasil payroll.

• Hasilkan Laporan: Mampu menghasilkan payslip, laporan summary, dan laporan compliance dasar dari sistem.

• Tangani Pengecualian: Memahami cara memproses pengecualian (misalnya, final pay, koreksi) di sistem.

• Kepatuhan Dasar Sistem: Mengenali fitur sistem yang mendukung kepatuhan terhadap regulasi pengupahan dan perpajakan (PPh 21, BPJS).

• Efisiensi Operasional: Melakukan tugas-tugas administrasi payroll dengan lebih efisien dan akurat menggunakan sistem.

Target Peserta:

• Staf dan Supervisor Departemen Payroll.

• Staf dan Supervisor Departemen HR yang Memiliki Tanggung Jawab di Bidang Payroll atau Personalia.

• Admin HR atau Staf yang Ditugaskan untuk Membantu Tugas-tugas Administrasi Payroll.

• Staf Departemen Keuangan (Finance) yang Berinteraksi atau Membutuhkan Data dari Sistem Payroll.

• IT Support yang Mendukung Sistem Payroll (untuk pemahaman fungsional).

• Pemilik Usaha Kecil & Menengah (UKM) yang Menggunakan Sistem Payroll untuk Perusahaan Mereka.

• Pihak lain yang memiliki tanggung jawab atau berinteraksi langsung dengan administrasi sistem payroll.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan peran sistem payroll dalam pengelolaan kompensasi dan kepatuhan.

• Memahami alur kerja proses payroll dari data input hingga laporan output di dalam sistem.

• Melakukan input dan update data karyawan yang relevan untuk payroll dalam sistem.

• Mengelola komponen gaji, tunjangan, lembur, potongan, dan kontribusi melalui fitur sistem.

• Menjalankan siklus perhitungan payroll bulanan/periodik dan memahami langkah-langkahnya.

• Melakukan validasi dasar terhadap hasil perhitungan payroll.

• Menghasilkan payslip dan laporan-laporan standar dari sistem payroll.

• Memproses pembayaran gaji (melalui sistem atau integrasi) dan memahami proses audit freight dasar.

• Memahami fitur sistem yang mendukung penyusunan laporan PPh 21 dan BPJS (sesuai regulasi Indonesia).

• Menyusun rencana aksi pribadi untuk meningkatkan penggunaan sistem payroll secara efektif dan akurat.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Sistem Payroll: Peran dan Komponen Utama

• Sesi 1.1: Apa Itu Sistem Payroll? Tujuan dan Fungsi Kunci

  • Dari Manual ke Otomasi: Manfaat Menggunakan Sistem Payroll.

  • Peran Payroll dalam HR dan Keuangan Organisasi.

  • Alur Kerja Dasar Proses Payroll dalam Sistem.

• Sesi 1.2: Komponen Utama Sistem Payroll

  • Database Karyawan.

  • Modul Penggajian (Perhitungan Gaji Pokok, Tunjangan, Lembur).

  • Modul Potongan (Pajak, Iuran, Pinjaman).

  • Modul Pembayaran (Integrasi Bank).

  • Modul Pelaporan (Payslip, Laporan Summary, Laporan Compliance).

• Sesi 1.3: Integrasi Sistem Payroll

  • Integrasi dengan HRIS (Data Karyawan, Absensi, Cuti).

  • Integrasi dengan Sistem Keuangan/ERP.

  • Integrasi dengan Bank (untuk Pembayaran Gaji).

Modul 2: Mengelola Data Karyawan dalam Sistem Payroll

• Sesi 2.1: Input Data Karyawan Baru

  • Informasi Kunci yang Dibutuhkan untuk Payroll (Nama, NIK, Jabatan, Status Kawin, Jumlah Tanggungan, Rekening Bank, NPWP, No BPJS, No JHT, dll.).

  • Memastikan Data Akurat dan Lengkap Saat Input Awal.

• Sesi 2.2: Update Data Karyawan Eksisting

  • Perubahan Data Pribadi (Alamat, Status Tanggungan).

  • Perubahan Data Kepegawaian (Jabatan, Golongan Gaji, Lokasi).

  • Update NPWP, BPJS, Rekening Bank.

  • Pentingnya Update Tepat Waktu Sebelum Cut-off Payroll.

• Sesi 2.3: Data Karyawan Berhenti Kerja (Terminasi)

  • Memasukkan Tanggal Berhenti Kerja.

  • Memastikan Semua Data Terkait Terminasi Lengkap (Alasan, Hak-hak Final Pay).

Modul 3: Mengatur Komponen Gaji, Tunjangan, dan Lembur

• Sesi 3.1: Struktur Gaji Dasar dalam Sistem

  • Gaji Pokok.

  • Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap.

  • Mengatur Komponen Gaji Sesuai Kebijakan Perusahaan.

• Sesi 3.2: Mengelola Data dan Perhitungan Lembur

  • Input Data Jam Lembur (Manual atau Integrasi Sistem Absensi).

  • Memastikan Tarif Lembur Sesuai Regulasi dan Kebijakan.

  • Verifikasi Data Lembur Sebelum Diproses.

• Sesi 3.3: Bonus, Insentif, dan Pembayaran Lain

  • Memproses Bonus, Komisi, atau Pembayaran Satu Kali Lainnya.

  • Memastikan Klasifikasi Pembayaran yang Tepat untuk Tujuan Perpajakan dan Pelaporan.

Modul 4: Mengelola Potongan dan Kontribusi dalam Sistem

• Sesi 4.1: Potongan Wajib: Pajak Penghasilan (PPh 21)

  • Memahami Konfigurasi Pajak dalam Sistem (PTKP, Tarif Pajak – Pengantar).

  • Memastikan Input Data Pajak Karyawan Benar.

  • Mengenali Fitur Perhitungan PPh 21 Otomatis Sistem.

• Sesi 4.2: Potongan Wajib: Iuran BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan

  • Memahami Konfigurasi BPJS dalam Sistem (Persentase Iuran, Batas Upah).

  • Memastikan Input Data BPJS Karyawan Benar.

  • Mengenali Fitur Perhitungan Iuran BPJS Otomatis Sistem.

• Sesi 4.3: Potongan Sukarela dan Lainnya

  • Potongan Pinjaman Karyawan, Iuran Pensiun Swasta, Potongan Kehadiran/Absensi.

  • Memasukkan dan Mengatur Jadwal Potongan dalam Sistem.

Modul 5: Menjalankan Siklus Proses Payroll

• Sesi 5.1: Persiapan Data untuk Siklus Payroll

  • Memastikan Semua Data Karyawan, Komponen Gaji, Lembur, Potongan, dan Cuti/Absensi Sudah Terinput dan Valid.

  • Memahami Cut-off Date Payroll.

• Sesi 5.2: Menjalankan Proses Perhitungan Payroll (Payroll Run)

  • Langkah-langkah Menjalankan Proses di Sistem (Simulasi/Demo).

  • Memahami Proses Perhitungan yang Dilakukan Sistem.

• Sesi 5.3: Penutupan Siklus Payroll (Payroll Closing)

  • Memahami Proses Penutupan Data untuk Periode Payroll Tertentu.

  • Mengapa Penutupan Penting?

Modul 6: Validasi dan Rekonsiliasi Hasil Payroll

• Sesi 6.1: Mengapa Validasi Hasil Payroll Sangat Penting?

  • Memastikan Akurasi dan Mencegah Kesalahan Pembayaran/Pelaporan.

  • Dampak Kesalahan Payroll (Ketidakpuasan Karyawan, Isu Hukum, Denda Pajak/BPJS).

• Sesi 6.2: Teknik Validasi Hasil Payroll

  • Membandingkan Hasil Perhitungan dengan Data Input.

  • Mengecek Perubahan Gaji yang Signifikan.

  • Memverifikasi Potongan dan Kontribusi.

  • Menggunakan Laporan Validasi dari Sistem.

• Sesi 6.3: Rekonsiliasi Data

  • Rekonsiliasi Total Gaji dengan Anggaran.

  • Rekonsiliasi Pajak dan Iuran BPJS dengan Laporan Sebelumnya/Sistem Lain.

  • Menangani Discrepancy (Perbedaan) yang Ditemukan Saat Validasi.

Modul 7: Menghasilkan Laporan dan Output dari Sistem

• Sesi 7.1: Payslip Karyawan

  • Memahami Komponen Payslip dan Pentingnya.

  • Menghasilkan Payslip dari Sistem.

  • Distribusi Payslip (Cetak vs Elektronik).

• Sesi 7.2: Laporan Summary Payroll

  • Laporan Total Gaji Kotor/Bersih.

  • Laporan Rincian Gaji per Departemen/Lokasi.

  • Laporan Rincian Potongan dan Kontribusi.

  • Menggunakan Laporan untuk Analisis Internal.

• Sesi 7.3: Laporan Compliance Dasar

  • Format Laporan PPh 21 (Bulanan/Tahunan) dari Sistem.

  • Format Laporan Iuran BPJS (Bulanan) dari Sistem.

  • Memahami Bagaimana Sistem Membantu Kepatuhan Pelaporan.

Modul 8: Menangani Pengecualian (Exceptions) dan Penyesuaian

• Sesi 8.1: Proses Gaji Akhir (Final Pay) Karyawan Berhenti Kerja

  • Komponen Gaji Akhir (Gaji Proporsional, Sisa Cuti, Pesangon – Pengantar).

  • Memproses Gaji Akhir dalam Sistem.

• Sesi 8.2: Koreksi Payroll Periode Sebelumnya

  • Situasi Kapan Koreksi Diperlukan.

  • Proses Melakukan Koreksi dalam Sistem.

  • Dampak Koreksi Terhadap Pajak dan Kontribusi.

• Sesi 8.3: Penyesuaian Lainnya

  • Penyesuaian Manual untuk Kasus Khusus.

  • Pentingnya Otorisasi dan Dokumentasi Setiap Penyesuaian.

Modul 9: Administrasi Dasar Sistem Payroll dan Keamanan

• Sesi 9.1: Pengaturan Pengguna dan Hak Akses (User Roles & Permissions)

  • Mengapa Membatasi Hak Akses Penting untuk Keamanan Data.

  • Jenis-jenis Peran Pengguna dalam Sistem.

• Sesi 9.2: Keamanan Data Payroll

  • Pentingnya Menjaga Kerahasiaan Data Karyawan.

  • Prinsip Dasar Keamanan Sistem (Password, Backup).

• Sesi 9.3: Proses Akhir Tahun (Year-End Processing) – Pengantar

  • Persiapan Data untuk Pelaporan Tahunan (PPh 21 Tahunan).

  • Memahami Proses Penutupan Tahun dalam Sistem.

• Sesi 9.4: Dasar Troubleshooting Sistem Payroll

  • Mengidentifikasi Error Perhitungan Umum.

  • Langkah Awal Saat Menemukan Isu.

  • Kapan Harus Menghubungi IT Support atau Vendor Sistem.

Modul 10: Review, Studi Kasus, dan Rencana Aksi

• Sesi 10.1: Review Seluruh Proses Administrasi Sistem Payroll

  • Diskusi Terbuka dan Tanya Jawab Mendalam Mengenai Seluruh Materi.

  • Mengkaitkan Konsep dengan Pengalaman Praktis Peserta.

• Sesi 10.2: Studi Kasus Administrasi Payroll

  • Menganalisis Skenario Administrasi Payroll yang Kompleks (misalnya, kasus karyawan baru dengan data kurang lengkap, kasus koreksi gaji, kasus final pay).

  • Peserta Mengidentifikasi Langkah yang Benar untuk Mengelola Skenario Tersebut dalam Sistem.

• Sesi 10.3: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim

  • Mengidentifikasi Area Spesifik dalam Penggunaan Sistem Payroll yang Perlu Ditingkatkan.

  • Menentukan Langkah-langkah Konkret untuk Meningkatkan Efisiensi, Akurasi, dan Kepatuhan.

  • Mengidentifikasi Kebutuhan Dukungan (Training Tambahan Fitur Spesifik Sistem, Pembuatan SOP Internal).

• Sesi 10.4: Evaluasi Training dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci: Menjadi Administrator Payroll yang Andal dan Kontributor Utama Akurasi Data Karyawan.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Demo Sistem Payroll (jika memungkinkan, menggunakan sistem demo atau simulasi yang relevan dengan mayoritas peserta atau industri)

• Intensif Workshop Praktik Menggunakan Sistem Demo/Simulasi (Input Data, Menjalankan Proses, Menghasilkan Laporan – Sangat Direkomendasikan)

• Analisis Studi Kasus Administrasi Payroll

• Pembahasan Contoh Laporan Payroll (Payslip, Summary)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Sangat direkomendasikan untuk mencakup seluruh proses administrasi sistem dan memberikan waktu yang cukup untuk workshop praktik intensif)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar, alur kerja, dan terminologi administrasi sistem payroll.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, analisis studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik Menggunakan Sistem (Kemampuan Melakukan Transaksi Kunci, Menghasilkan Laporan).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Payroll System Administration Training Program.

• Catatan: Sertifikat ini menunjukkan kehadiran dan pemahaman materi administrasi sistem payroll secara umum atau spesifik (jika in-house). Ini bukan sertifikasi penggunaan sistem payroll merek tertentu dari vendor sistem.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian dan pengalaman praktis yang mendalam di bidang Payroll Processing, Administrasi HR, dan Penggunaan Sistem Payroll. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi Payroll Manager/Supervisor, atau konsultan HRIS/Payroll berpengalaman yang pernah mengadministrasikan atau mendukung penggunaan berbagai sistem payroll. Instruktur mampu menjelaskan proses dan fitur sistem payroll yang kompleks dengan cara yang terstruktur, praktis, dan aplikatif, serta memfasilitasi workshop praktik yang memungkinkan peserta langsung berlatih menggunakan sistem demo/simulasi.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi, dan workshop praktik menggunakan sistem demo/simulasi. Membutuhkan akses komputer atau laptop bagi peserta jika praktik dilakukan secara individu.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, materi workshop, akses ke sistem demo/simulasi payroll, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan pelatihan menggunakan sistem payroll spesifik yang digunakan oleh klien (dengan bantuan tim IT/Payroll klien untuk akses ke lingkungan training/demo), penyesuaian materi dan studi kasus dengan proses, kebijakan, dan konfigurasi sistem riil klien. Workshop praktik langsung di sistem klien akan sangat meningkatkan relevansi dan efektivitas training.

• Online Training (Interaktif): Training Payroll System Administration dapat dilaksanakan secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi mendalam, dan analisis studi kasus dapat difasilitasi secara virtual. Namun, workshop praktik menggunakan sistem demo/simulasi atau sistem klien memerlukan pengaturan akses remote yang stabil atau sesi praktik terpisah di lokasi. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini dan penyesuaian metode praktik).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Staf dan manajer Payroll/HR, Admin HR, Staf Keuangan yang berinteraksi dengan payroll, dan siapa saja yang mengadministrasikan sistem payroll.

• Apakah training ini berfokus pada sistem payroll merek tertentu?

  • Training publik dasar mencakup konsep dan proses administrasi yang umum di banyak sistem payroll. Untuk in-house training, materi dan praktik dapat sangat disesuaikan agar relevan dengan sistem payroll spesifik yang digunakan klien.

• Apakah ada praktik langsung menggunakan sistem payroll?

  • Ya, praktik langsung menggunakan sistem demo/simulasi atau sistem klien (untuk in-house) adalah bagian penting dari training ini dan sangat direkomendasikan.

• Apakah training ini mengajarkan perhitungan payroll secara mendalam dari sisi hukum dan pajak?

  • Training ini fokus pada administrasi sistem payroll yang melakukan perhitungan tersebut. Konsep perhitungan PPh 21 dan BPJS dibahas sekilas dari sisi input data dan output laporan di sistem, bukan perhitungan manual atau interpretasi hukum yang mendalam.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, dengan penekanan kuat pada demo sistem dan workshop praktik menggunakan sistem demo/simulasi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi standar adalah 3 hari efektif, sangat direkomendasikan untuk cakupan proses lengkap dengan praktik.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

  • Catatan: Bukan sertifikat resmi dari vendor sistem payroll tertentu.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, bisa, namun aspek praktik langsung di sistem memerlukan pengaturan khusus di lingkungan online. In-house training sangat direkomendasikan, terutama jika menggunakan sistem klien.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, materi workshop praktik, akses ke sistem demo/simulasi (jika tersedia), dan handout tambahan yang relevan.