Effective Purchasing Management for New Buyer

Deskripsi Singkat Training Effective Purchasing Management for New Buyer:

Apakah Anda baru bergabung di departemen pengadaan atau mendapatkan tanggung jawab baru terkait pembelian barang dan jasa di perusahaan Anda? Training “Effective Purchasing Management for New Buyers” ini adalah titik awal yang tepat untuk Anda! Pelatihan praktis ini akan membekali Anda dengan pemahaman fundamental tentang fungsi pengadaan, menavigasi seluruh proses pembelian dari identifikasi kebutuhan hingga penerimaan barang, serta mengembangkan keterampilan dasar yang krusial seperti mencari dan mengevaluasi pemasok, negosiasi awal, dan mengelola dokumen pembelian. Kuasai dasar-dasar pengadaan untuk menjadi pembeli yang efektif dan berkontribusi pada efisiensi dan nilai bagi organisasi Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Fungsi: Memahami peran penting fungsi pengadaan bagi kelangsungan operasional dan profitabilitas perusahaan.

• Kuasai Proses: Menguasai setiap langkah dalam siklus pembelian end-to-end, mulai dari permintaan hingga pembayaran.

• Temukan Pemasok Tepat: Mampu mengidentifikasi sumber-sumber pemasok potensial dan melakukan evaluasi awal.

• Dokumen Pembelian: Memahami dan dapat menyiapkan dokumen-dokumen pembelian dasar seperti RFQ dan PO.

• Negosiasi Dasar: Mempelajari prinsip-prinsip negosiasi awal untuk mendapatkan harga dan syarat yang wajar.

• Kelola Hubungan Awal: Membangun dan menjaga komunikasi awal yang baik dengan pemasok.

• Sadari Etika: Memahami pentingnya etika dan integritas dalam setiap aktivitas pembelian.

• Kontribusi Nilai: Mengenali cara pembelian yang efektif dapat berkontribusi pada penghematan biaya dan penciptaan nilai.

• Meningkatkan Kepercayaan Diri: Merasa lebih percaya diri dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagai pembeli.

Target Peserta:

• Staf Junior atau Staf Baru di Departemen Purchasing/Procurement.

• Staf dari Departemen Lain yang Baru Saja Diberi Tanggung Jawab Terkait Aktivitas Pembelian.

• Staf Admin yang Menangani Tugas-tugas Pembelian Dasar.

• Siapa saja yang baru memasuki peran atau memiliki tanggung jawab terkait pembelian barang dan/atau jasa di organisasi dan membutuhkan pemahaman fundamental.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami peran dan kontribusi strategis fungsi pengadaan dalam konteks bisnis.

• Menjelaskan dan menjalankan langkah-langkah utama dalam proses pembelian end-to-end.

• Melakukan identifikasi kebutuhan, menyusun spesifikasi dasar, dan mengenali pentingnya Bill of Material (BOM) sederhana (jika relevan).

• Mengidentifikasi sumber-sumber pemasok potensial dan menerapkan kriteria dasar untuk evaluasi pemasok.

• Memahami dan mampu menyiapkan dokumen pembelian standar (Request for Quotation, Purchase Order).

• Mengaplikasikan teknik dan prinsip dasar negosiasi dalam konteks pembelian.

• Memahami proses tindak lanjut pesanan, penerimaan barang, dan penyelesaian dokumen awal.

• Mengenali pentingnya etika, integritas, dan kepatuhan terhadap kebijakan dalam setiap transaksi pembelian.

• Mengelola komunikasi awal dan membangun hubungan dasar yang baik dengan pemasok.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Fungsi Pengadaan (Purchasing/Procurement)

• Sesi 1.1: Apa Itu Pengadaan dan Mengapa Penting?

  • Definisi Pengadaan (Purchasing & Procurement) dan Perbedaannya (Basic).

  • Peran Strategis Pengadaan dalam Rantai Pasok (Supply Chain) dan Dampaknya terhadap Profitabilitas.

  • Tujuan Utama Fungsi Pengadaan (The 5 Rights: Right Quality, Quantity, Price, Time, Source).

• Sesi 1.2: Struktur Organisasi Pengadaan dan Peran Pembeli Pemula

  • Posisi Fungsi Pengadaan dalam Struktur Organisasi Umum.

  • Tugas dan Tanggung Jawab Khas Seorang Pembeli Pemula.

  • Jenis-jenis Pembelian (Direct vs. Indirect Materials/Services – Overview).

• Sesi 1.3: Konsep Nilai dalam Pengadaan (Basic)

  • Harga Pembelian vs. Total Cost of Ownership (TCO) – Konsep Dasar.

  • Bagaimana Pembeli Berkontribusi pada Nilai Perusahaan.

Modul 2: Proses Pembelian End-to-End: Langkah Demi Langkah

• Sesi 2.1: Identifikasi Kebutuhan & Spesifikasi

  • Menerima dan Memahami Purchase Requisition (PR).

  • Mengidentifikasi Kebutuhan Sebenarnya (What, When, How Many, Where).

  • Pentingnya Spesifikasi yang Jelas dan Akurat.

  • Pengenalan Bill of Material (BOM) Sederhana (Jika Berlaku).

• Sesi 2.2: Sumber Pemasok (Sourcing)

  • Mencari Informasi Pemasok (Database Internal, Internet, Referensi, Pameran).

  • Mengidentifikasi Pemasok Potensial yang Sesuai.

  • Pentinya Memiliki Lebih dari Satu Sumber (Jika Memungkinkan).

• Sesi 2.3: Permintaan Penawaran & Pengumpulan Penawaran

  • Menyusun Request for Quotation (RFQ) atau Permintaan Penawaran.

  • Informasi Kunci yang Harus Ada dalam RFQ.

  • Menerbitkan RFQ dan Mengumpulkan Penawaran dari Pemasok.

Modul 3: Evaluasi dan Pemilihan Pemasok Dasar

• Sesi 3.1: Kriteria Evaluasi Pemasok Primer

  • Harga (Price Analysis vs. Cost Analysis – Basic).

  • Kualitas (Memahami Standar Kualitas dan Jaminan Pemasok).

  • Jadwal Pengiriman (Lead Time, Reliability).

  • Layanan Purna Jual & Dukungan.

• Sesi 3.2: Teknik Evaluasi Pemasok Sederhana

  • Perbandingan Penawaran (Quotation Comparison Sheet).

  • Menggunakan Kriteria yang Telah Ditetapkan.

  • Langkah-langkah Verifikasi Sederhana (Website, Referensi Awal).

• Sesi 3.3: Membuat Keputusan Pemilihan Pemasok

  • Memilih Pemasok Terbaik Berdasarkan Kriteria dan Analisis.

  • Mempersiapkan Rekomendasi Pemilihan Pemasok (Jika Diperlukan).

Modul 4: Pemesanan, Negosiasi Dasar, dan Dokumen Pembelian

• Sesi 4.1: Purchase Order (PO): Jantung Transaksi Pembelian

  • Tujuan dan Fungsi Purchase Order.

  • Informasi Kunci yang Harus Ada dalam PO.

  • Proses Penerbitan dan Pengiriman PO kepada Pemasok.

• Sesi 4.2: Prinsip Dasar Negosiasi Pembelian untuk Pembeli Pemula

  • Mengapa Negosiasi Penting?

  • Tahapan Dasar Negosiasi (Persiapan, Pembukaan, Tawar Menawar, Penutupan).

  • Mengenali Posisi vs. Kepentingan.

  • Teknik Negosiasi Dasar: Tawar Menawar Harga dan Syarat.

• Sesi 4.3: Memahami Syarat dan Ketentuan (Terms & Conditions)

  • Syarat Pembayaran (Payment Terms).

  • Syarat Pengiriman (Delivery Terms/Incoterms Basic).

  • Syarat Garansi & Pengembalian.

  • Pentingnya Membaca dan Memahami T&C.

Modul 5: Manajemen Pesanan dan Hubungan Awal Pemasok

• Sesi 5.1: Memantau Status Pesanan dan Pengiriman

  • Pentingnya Tindak Lanjut (Follow-up) Pesanan.

  • Teknik Komunikasi dengan Pemasok untuk Memastikan Pengiriman Tepat Waktu.

  • Menangani Kendala Pengiriman Awal (Misalnya, Keterlambatan).

• Sesi 5.2: Penerimaan Barang/Jasa dan Penyelesaian Dokumen

  • Proses Penerimaan Barang di Gudang/Lokasi.

  • Memeriksa Kesesuaian Pesanan vs. Penerimaan (Kuantitas, Kualitas Visual).

  • Pentingnya Dokumen Good Receipt (GR) atau Tanda Terima.

  • Menerima dan Memverifikasi Faktur (Invoice) Awal.

• Sesi 5.3: Komunikasi dan Hubungan Awal dengan Pemasok

  • Pentingnya Membangun Hubungan Kerja yang Positif.

  • Teknik Komunikasi yang Efektif (Email, Telepon).

  • Menyelesaikan Isu-isu Awal dengan Pemasok (Kesalahan Pengiriman, Kualitas Minor).

Modul 6: Etika, Kepatuhan, dan Pengembangan Diri

• Sesi 6.1: Etika Profesi dalam Pengadaan

  • Kode Etik Pembeli Profesional.

  • Menghindari Konflik Kepentingan.

  • Menangani Pemberian (Gift) dan Jamuan (Hospitality).

  • Kerahasiaan Informasi Pemasok.

• Sesi 6.2: Kepatuhan terhadap Kebijakan Internal Perusahaan

  • Memahami Kebijakan dan Prosedur Pengadaan Perusahaan Anda.

  • Pentingnya Mendokumentasikan Setiap Tahap Proses.

• Sesi 6.3: Rencana Pengembangan Diri sebagai Pembeli

  • Area-area Keterampilan yang Perlu Dikembangkan Lebih Lanjut (Advanced Negotiation, Supplier Relationship Management, Sourcing Strategy).

  • Sumber Belajar Lanjutan (Buku, Workshop, Sertifikasi Profesional – Overview).

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Studi Kasus Tambahan

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Analisis Kasus Nyata Terkait Tantangan Pembeli Pemula.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Keterampilan yang Akan Ditingkatkan Setelah Training.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret untuk Mengaplikasikan Pembelajaran di Pekerjaan Sehari-hari.

  • Menentukan Sumber Daya atau Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Pembeli yang Efektif dan Berkontribusi Nyata bagi Organisasi.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Aktivitas Pembelian Umum

• Workshop Praktik (Menyusun Draft RFQ/PO Sederhana, Latihan Negosiasi Pendek)

• Analisis Dokumen Pembelian (Contoh RFQ, PO, Faktur)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk mencakup dasar-dasar dan praktik awal)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar pengadaan.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Effective Purchasing Management for New Buyer Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas sebagai praktisi di bidang Pengadaan (Purchasing/Procurement) atau Supply Chain Management, serta berpengalaman dalam memberikan pelatihan untuk staf pemula. Instruktur memiliki keahlian dalam menjelaskan konsep pengadaan yang kompleks menjadi mudah dipahami, memberikan contoh kasus nyata dari industri, dan membimbing peserta dalam praktik keterampilan dasar pembelian.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi dan workshop.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan contoh dokumen pembelian dengan kebijakan dan sistem spesifik perusahaan, serta fokus pada jenis barang/jasa yang paling sering dibeli oleh organisasi.

• Online Training (Interaktif): Training Effective Purchasing Management for New Buyers dapat dilaksanakan secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, dan workshop praktik dapat difasilitasi secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Sangat cocok untuk staf yang baru memasuki atau memiliki tanggung jawab di bidang pengadaan/pembelian, termasuk junior buyer atau staf admin pembelian.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan memiliki pemahaman dasar yang kuat tentang proses dan keterampilan esensial dalam pembelian, sehingga lebih siap dan efektif dalam menjalankan tugasnya.

• Apakah training ini mencakup negosiasi tingkat lanjut?

  • Training ini mencakup prinsip dan teknik dasar negosiasi yang relevan untuk pembeli pemula. Negosiasi tingkat lanjut biasanya dibahas di program training lanjutan.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, handout, dan contoh dokumen pembelian.