Competency Based Performance Appraisal System

Deskripsi Singkat Training Competency-Based Performance Appraisal System:

Sistem penilaian kinerja adalah tulang punggung manajemen sumber daya manusia. Namun, penilaian yang hanya berfokus pada hasil akhir seringkali tidak memberikan gambaran utuh tentang bagaimana hasil tersebut dicapai dan potensi pengembangan karyawan. Training “Competency-Based Performance Appraisal System” ini dirancang untuk membekali para profesional HR dan manajer dengan pengetahuan dan keterampilan yang mendalam untuk merancang, mengimplementasikan, dan mengelola sistem penilaian kinerja yang berlandaskan kompetensi. Anda akan belajar cara mengidentifikasi, mendefinisikan, mengukur, dan menggunakan kompetensi untuk mendorong kinerja, pengembangan, dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami CBPAS: Memahami konsep dasar dan manfaat utama sistem penilaian berbasis kompetensi dibandingkan sistem tradisional.

• Desain Sistem: Mampu berpartisipasi aktif dalam proses desain atau penyempurnaan sistem penilaian kinerja berbasis kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

• Definisikan Kompetensi: Belajar cara mengidentifikasi dan mendefinisikan kompetensi (inti, fungsional, leadership) secara operasional dengan indikator perilaku yang jelas.

• Integrasi Kompetensi: Mampu mengintegrasikan kompetensi ke dalam berbagai proses HR lainnya (rekrutmen, pengembangan, succession planning).

• Penilaian Objektif: Meningkatkan kemampuan menilai kompetensi karyawan secara lebih objektif berdasarkan indikator perilaku.

• Berikan Feedback Efektif: Meningkatkan keterampilan memberikan feedback kinerja (termasuk kompetensi) yang spesifik, konstruktif, dan berbasis bukti perilaku.

• Pengembangan Karyawan: Mampu menggunakan hasil penilaian kompetensi untuk menyusun program pengembangan individu (IDP) yang terarah.

• Kelola Proses: Memahami tantangan umum dalam implementasi CBPAS dan strategi mengatasinya.

• Dukung Keputusan HR: Menggunakan data penilaian kompetensi untuk mendukung keputusan terkait promosi, rotasi, dan manajemen talenta.

Target Peserta:

• Profesional HR (HR Manager, HR Business Partner, Compensation & Benefit Specialist, Learning & Development Specialist, Recruitment Specialist).

• Manajer dan Supervisor dari berbagai tingkatan yang terlibat dalam proses penilaian kinerja dan pengembangan tim.

• Staf Organisasi dan Pengembangan (OD).

• Konsultan HR Internal maupun Eksternal.

• Siapa saja yang bertanggung jawab atau berkontribusi dalam perancangan, implementasi, dan pengelolaan sistem penilaian kinerja di organisasi.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan konsep dan pentingnya sistem penilaian kinerja berbasis kompetensi.

• Mengidentifikasi jenis-jenis kompetensi yang relevan untuk organisasi dan posisi kerja.

• Mendefinisikan kompetensi secara operasional dengan menyusun indikator perilaku yang terukur.

• Mengaitkan kompetensi dengan profil jabatan dan sasaran kinerja (goals/objectives).

• Menjelaskan berbagai metode penilaian kompetensi.

• Melaksanakan proses penilaian kompetensi dengan lebih objektif dan adil.

• Memberikan feedback berbasis kompetensi secara efektif.

• Menggunakan hasil penilaian kompetensi untuk menyusun rencana pengembangan individu (IDP).

• Mengidentifikasi potensi tantangan dalam implementasi CBPAS dan merumuskan strategi mitigasinya.

• Menjelaskan bagaimana CBPAS terintegrasi dengan sistem HR lainnya (rekrutmen, L&D, talent management).

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi (CBPAS)

• Sesi 1.1: Evolusi Penilaian Kinerja

  • Dari Penilaian Tradisional (Trait-Based, Task-Based) ke Results & Competency-Based.

  • Mengapa Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi Menjadi Penting? (Fairness, Link to Strategy, Predictor of Success).

• Sesi 1.2: Konsep Dasar CBPAS dan Manfaatnya

  • Apa Itu Kompetensi dan Perannya dalam Kinerja? (KSAOs – Knowledge, Skills, Abilities, Other Characteristics).

  • Hubungan Antara Hasil (Results) dan Cara Mencapai Hasil (Competencies).

  • Manfaat CBPAS bagi Individu, Tim, dan Organisasi.

• Sesi 1.3: CBPAS dalam Konteks Sistem Manajemen Kinerja dan Talenta yang Terintegrasi

  • Keterkaitan CBPAS dengan Rekrutmen & Seleksi, Learning & Development, Succession Planning, Career Path, dan Compensation.

Modul 2: Fondasi CBPAS: Mengidentifikasi dan Mendefinisikan Kompetensi

• Sesi 2.1: Jenis-jenis Kompetensi dan Sumber Identifikasinya

  • Core Competencies (Nilai dan Budaya Organisasi).

  • Functional/Technical Competencies (Keahlian Spesifik Jabatan).

  • Leadership Competencies (Keahlian untuk Peran Manajerial/Kepemimpinan).

  • Metode Mengidentifikasi Kompetensi (Analisis Pekerjaan, Wawancara Pakar, Focus Group Discussion, Survey).

• Sesi 2.2: Menyusun Kamus Kompetensi (Competency Dictionary)

  • Struktur Kamus Kompetensi: Nama Kompetensi, Definisi Umum, Tingkatan (Levels).

  • Pentingnya Tingkatan Kompetensi (Proficiency Levels).

• Sesi 2.3: Kunci Utama: Menyusun Indikator Perilaku (Behavioral Indicators)

  • Apa Itu Indikator Perilaku dan Mengapa Penting untuk Penilaian Objektif?

  • Latihan: Menyusun Indikator Perilaku yang SMART (Specific, Measurable, Action-Oriented, Relevant, Time-bound/Trackable).

  • Kesalahan Umum dalam Menyusun Indikator Perilaku.

Modul 3: Merancang Proses dan Alat Penilaian Berbasis Kompetensi

• Sesi 3.1: Mengaitkan Kompetensi dengan Profil Jabatan (Competency Profiling)

  • Menentukan Kompetensi Kunci untuk Setiap Jabatan atau Grup Jabatan.

  • Menentukan Tingkat Kompetensi yang Diharapkan (Required Proficiency Level).

• Sesi 3.2: Metode Penilaian Kompetensi

  • Penilaian oleh Atasan Langsung.

  • Penilaian 360 Derajat (Multi-rater Feedback): Kelebihan dan Kekurangan.

  • Penilaian Diri (Self-Assessment).

  • Penggunaan Assessment Center, Simulasi, atau Studi Kasus (Ringkasan).

• Sesi 3.3: Merancang Formulir Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi

  • Struktur Formulir: Bagian Sasaran Kerja/Hasil, Bagian Kompetensi (dengan Indikator Perilaku dan Skala Penilaian).

  • Mendesain Skala Penilaian Kompetensi yang Efektif (Misalnya, 1-5, dengan Deskripsi Setiap Tingkat).

  • Pentingnya Bagian Komentar/Contoh Perilaku.

Modul 4: Melaksanakan Penilaian dan Memberikan Feedback

• Sesi 4.1: Proses Pengumpulan Data dan Bukti Perilaku

  • Pentingnya Dokumentasi Perilaku Sepanjang Tahun.

  • Mengumpulkan Input dari Berbagai Sumber (Jika Menggunakan Multi-rater).

• Sesi 4.2: Melakukan Evaluasi Kompetensi Secara Objektif

  • Menghindari Bias dalam Penilaian (Halo Effect, Recency Bias, Leniency/Strictness Bias, dll.).

  • Menilai Berdasarkan Bukti Perilaku, Bukan Asumsi atau Kesan Umum.

• Sesi 4.3: Menyiapkan dan Melaksanakan Sesi Feedback Kinerja Berbasis Kompetensi

  • Struktur Pembicaraan Feedback yang Efektif: Membahas Hasil dan Kompetensi.

  • Memberikan Feedback Spesifik Berbasis Indikator Perilaku (Gunakan Model STAR: Situation, Task, Action, Result).

  • Mendengarkan Aktif Tanggapan Karyawan.

  • Menangani Reaksi Defensif atau Emosional.

  • Menetapkan Langkah Selanjutnya: Pengembangan.

Modul 5: Menggunakan Hasil Penilaian untuk Pengembangan dan Manajemen Talenta

• Sesi 5.1: Menganalisis Hasil Penilaian Kompetensi

  • Mengidentifikasi Kekuatan (Strengths) dan Area Pengembangan (Development Areas).

  • Membandingkan Tingkat Saat Ini dengan Tingkat yang Diharapkan.

• Sesi 5.2: Menyusun Rencana Pengembangan Individu (IDP) Berbasis Kompetensi

  • Menentukan Prioritas Pengembangan.

  • Memilih Metode Pengembangan yang Sesuai (70-20-10 Model: On-the-Job, Learning from Others, Formal Learning).

  • Menetapkan Sasaran dan Tindakan Pengembangan yang Spesifik dan Terukur.

  • Peran Manajer dan Karyawan dalam Proses IDP.

• Sesi 5.3: Mengintegrasikan Hasil CBPAS ke dalam Proses Talent Management Lainnya

  • Hubungan dengan Promosi dan Jalur Karir.

  • Penggunaan Data Kompetensi untuk Succession Planning.

  • Keterkaitan dengan Sistem Reward dan Recognition.

Modul 6: Implementasi, Tantangan, dan Perbaikan Berkelanjutan

• Sesi 6.1: Tantangan Umum dalam Implementasi CBPAS

  • Kurangnya Pemahaman/Penerimaan dari Karyawan dan Manajer.

  • Kesulitan Mendefinisikan Indikator Perilaku.

  • Isu Subjektivitas dan Bias.

  • Beban Administratif.

  • Keterkaitan dengan Sistem IT (HRIS).

• Sesi 6.2: Strategi Sukses Implementasi dan Komunikasi CBPAS

  • Mendapatkan Dukungan Manajemen Puncak.

  • Pelatihan untuk Manajer dan Karyawan.

  • Komunikasi yang Jelas dan Berkelanjutan.

  • Proses Kalibrasi Penilaian (Calibration Meeting).

• Sesi 6.3: Evaluasi Efektivitas CBPAS dan Perbaikan Berkelanjutan

  • Bagaimana Mengukur Dampak CBPAS? (Contoh: Kinerja Organisasi, Retensi, Keterlibatan).

  • Mekanisme Feedback untuk Perbaikan Sistem.

  • Peran Teknologi (HRIS) dalam Mendukung CBPAS.

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Diskusi Studi Kasus Lanjutan

  • Tanya Jawab Mendalam mengenai Seluruh Materi.

  • Analisis Studi Kasus Komprehensif yang Menggabungkan Berbagai Aspek CBPAS.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal/Organizational Action Plan)

  • Mengidentifikasi Langkah-langkah Konkret untuk Menerapkan atau Meningkatkan CBPAS di Organisasi Masing-masing.

  • Menentukan Target Waktu, Sumber Daya, dan Pihak Terkait.

  • Merumuskan Langkah Awal Implementasi atau Perbaikan Sistem.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Membangun Sistem Penilaian Kinerja yang Unggul.

Metode Training:

• Presentasi Konseptual dan Interaktif

• Diskusi Kelompok untuk Analisis dan Sharing Pengalaman

• Studi Kasus Mendalam (Analisis Sistem CBPAS di Berbagai Organisasi, Kasus Penilaian).

• Workshop Praktik:

  • Menyusun Kamus Kompetensi dan Indikator Perilaku

  • Mengaitkan Kompetensi dengan Profil Jabatan

  • Melakukan Penilaian Berbasis Bukti Perilaku

  • Menyusun IDP Berbasis Kompetensi

• Role-Playing Skenario Sesi Feedback Kinerja.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Organisasi.

Durasi Training:

• 2 – 3 Hari Efektif (Disarankan 3 Hari untuk cakupan materi yang lebih mendalam dan sesi praktik yang lebih banyak, terutama jika melibatkan desain sistem). Durasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien.

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan prinsip CBPAS.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan role-playing.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik (Kualitas Indikator Perilaku, Analisis Kasus, Rencana Aksi).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Competency-Based Performance Appraisal System Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas dan mendalam dalam perancangan, implementasi, dan pengelolaan sistem manajemen kinerja dan kompetensi di berbagai industri. Instruktur adalah seorang praktisi senior di bidang HR atau Konsultan OD yang ahli dalam melakukan job analysis, competency modeling, performance management, serta memiliki keterampilan fasilitasi yang sangat baik untuk sesi workshop dan diskusi kompleks.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi, workshop, dan latihan intensif.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, formulir praktik, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan latihan praktik dengan kamus kompetensi, kebijakan HR, serta tantangan spesifik yang dihadapi organisasi klien dalam mengelola sistem penilaian kinerja berbasis kompetensi.

• Online Training (Interaktif): Dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik (dengan penggunaan breakout rooms dan sharing screen) dapat difasilitasi secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • HR Profesional dari berbagai spesialisasi dan Manajer/Supervisor di semua tingkatan yang terlibat dalam proses penilaian kinerja.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu memahami, merancang (atau berkontribusi dalam perancangan), mengimplementasikan, dan mengelola sistem penilaian kinerja berbasis kompetensi yang lebih efektif, objektif, dan mendukung pengembangan karyawan serta kinerja organisasi.

• Apakah training ini mencakup cara mendefinisikan kompetensi dari awal?

  • Ya, training ini mencakup metode identifikasi, definisi, dan yang paling krusial, menyusun indikator perilaku untuk berbagai jenis kompetensi.

• Apakah training ini akan mengajarkan cara melakukan kalibrasi penilaian?

  • Ya, training ini membahas pentingnya kalibrasi dan bagaimana proses tersebut dilakukan untuk memastikan konsistensi dan fairness penilaian.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik (menyusun indikator, profil jabatan, IDP), role-playing feedback, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal adalah 2-3 hari efektif, tergantung kedalaman materi dan praktik yang diinginkan.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, formulir praktik, dan handout tambahan yang relevan.