Corporate Event Management

Deskripsi Singkat Training Corporate Event Management:

Event korporat, baik itu konferensi, peluncuran produk, gala dinner, team building, maupun workshop, adalah alat strategis yang kuat untuk membangun merek, meningkatkan engagement karyawan/pelanggan, dan mendorong tujuan bisnis. Namun, di balik setiap acara yang sukses terdapat perencanaan yang matang, eksekusi yang sempurna, dan manajemen yang cermat terhadap detail. Training “Corporate Event Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan, kerangka kerja, dan keterampilan praktis untuk merancang, melaksanakan, dan mengelola event korporat dari awal hingga akhir. Anda akan belajar bagaimana menetapkan tujuan yang jelas, mengelola anggaran dan vendor, memastikan logistik yang lancar, serta mengukur dampak acara untuk ROI yang optimal. Jadilah arsitek event korporat yang tak terlupakan dan memberikan nilai nyata bagi organisasi Anda!

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Perencanaan Komprehensif: Mampu merencanakan event korporat dari konsep hingga pasca-event secara terstruktur.

• Eksekusi Mulus: Menguasai strategi untuk memastikan kelancaran eksekusi event tanpa hambatan.

• Anggaran Efisien: Mengelola anggaran event secara efektif dan mengoptimalkan setiap pengeluaran.

• Vendor Terpercaya: Mampu memilih, menegosiasikan, dan mengelola hubungan dengan vendor event yang handal.

• Desain Pengalaman: Menciptakan pengalaman event yang menarik, berkesan, dan sesuai dengan tujuan.

• Manajemen Risiko: Mengidentifikasi dan memitigasi potensi risiko serta mengelola krisis selama event.

• Pengukuran ROI: Memahami cara mengukur keberhasilan dan Return on Investment (ROI) dari event.

• Komunikasi Efektif: Meningkatkan keterampilan komunikasi dengan stakeholder internal maupun eksternal.

• Inovasi Event: Mengidentifikasi tren terbaru dalam event management untuk acara yang lebih kreatif dan berdampak.

Target Peserta:

• Event Managers, Event Coordinators, Event Specialists.

• Marketing Managers, Brand Managers, Marketing Communications Managers.

• Public Relations Professionals, Corporate Communications Specialists.

• HR Professionals (khususnya yang mengelola event internal seperti team building, employee gathering).

• Office Managers, General Affairs Managers.

• Project Managers yang bertanggung jawab atas event-based projects.

• Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan event korporat, baik sebagai klien maupun organizer.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami peran strategis event korporat dalam mencapai tujuan bisnis dan organisasi.

• Merumuskan tujuan event yang jelas dan menentukan audiens target yang tepat.

• Mengembangkan konsep dan tema event yang kreatif, relevan, dan menarik.

• Menyusun rencana event yang komprehensif, termasuk timeline, anggaran, dan daftar tugas.

• Mengelola pemilihan venue, F&B, AV, dan vendor-vendor kunci lainnya secara efektif.

• Merancang strategi komunikasi dan pemasaran untuk event.

• Mengidentifikasi dan memitigasi risiko, serta mengembangkan rencana kontingensi untuk event.

• Melakukan eksekusi event yang mulus di lapangan (on-site management).

• Mengukur keberhasilan event dan menghitung Return on Investment (ROI) event.

• Menyusun rencana aksi pribadi untuk mengimplementasikan keterampilan Corporate Event Management.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Event Korporat & Perencanaan Strategis

• Sesi 1.1: Memahami Event Korporat: Lebih dari Sekadar Pesta

  • Definisi & Tujuan Event Korporat (Peluncuran, Konferensi, Gala, Training, Internal Gathering).

  • Peran Event dalam Strategi Pemasaran, Komunikasi Korporat, dan Keterlibatan Karyawan.

  • Manfaat Event yang Terencana Baik bagi Bisnis.

• Sesi 1.2: Menentukan Tujuan Event & Audiens Target

  • Merumuskan Tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) untuk Setiap Event.

  • Menganalisis Profil Audiens: Demografi, Motivasi, Ekspektasi.

  • Bagaimana Tujuan dan Audiens Membentuk Konsep Event.

• Sesi 1.3: Konseptualisasi Event & Branding

  • Mengembangkan Tema, Pesan Kunci, dan Konsep Kreatif Event.

  • Integrasi Branding Perusahaan dalam Setiap Aspek Event.

  • Membuat Storyboard atau Mood Board Event.

Modul 2: Perencanaan Event: Blueprint Kesuksesan

• Sesi 2.1: Manajemen Waktu & Timeline Event

  • Menyusun Timeline Event: Dari 6 Bulan, 3 Bulan, 1 Bulan, Hingga Hari-H.

  • Mengidentifikasi Milestones Kritis dan Ketergantungan Tugas.

  • Penggunaan Tools Penjadwalan Proyek Sederhana (Gantt Chart, Checklist).

• Sesi 2.2: Manajemen Anggaran Event (Budgeting)

  • Estimasi Biaya Awal (Venue, F&B, AV, Produksi, Talent, Marketing).

  • Alokasi Anggaran Berdasarkan Prioritas.

  • Pengendalian Biaya dan Penjaga Anggaran (Budget Controller).

  • Workshop Praktik: Penyusunan Anggaran Event Sederhana.

• Sesi 2.3: Pemilihan Venue & Pengaturan Tata Letak

  • Kriteria Pemilihan Venue (Kapasitas, Lokasi, Fasilitas, Aksesibilitas, Reputasi).

  • Site Visit & Evaluasi Venue Potensial.

  • Merancang Tata Letak Ruangan (Floor Plan) yang Optimal untuk Alur & Aktivitas.

Modul 3: Logistik & Operasional Event: Dari Vendor Hingga Registrasi

• Sesi 3.1: Manajemen Vendor & Negosiasi Kontrak

  • Identifikasi Vendor Kunci (Venue, F&B, AV, Dekorasi, Produksi, Talent, Transportasi).

  • Proses Pemilihan Vendor (RFQ/RFP, Evaluasi Penawaran).

  • Strategi Negosiasi untuk Mendapatkan Harga Terbaik & Syarat yang Menguntungkan.

  • Manajemen Kontrak Vendor.

• Sesi 3.2: Audio Visual (AV), Lighting & Produksi Event

  • Memahami Kebutuhan AV: Sound System, Proyektor, Layar, Mikrofon, Lighting.

  • Peran Event Production House.

  • Pengaturan Panggung, Dekorasi, dan Ambiance.

• Sesi 3.3: Food & Beverage (F&B) Management

  • Jenis Layanan F&B (Buffet, Set Menu, Coffee Break, Cocktail).

  • Menentukan Porsi, Variasi, dan Kualitas F&B.

  • Pentingnya Mengelola Diet Spesial dan Alergi.

• Sesi 3.4: Sistem Registrasi & Pengelolaan Data Peserta

  • Memilih Platform Registrasi (Online, On-site).

  • Proses Check-in dan Penerbitan Badge.

  • Pengumpulan Data Peserta untuk Komunikasi Lanjutan dan Analisis.

Modul 4: Pemasaran & Komunikasi Event

• Sesi 4.1: Strategi Pemasaran Event (Pre-Event)

  • Menyusun Rencana Pemasaran Event: Tujuan, Target Audiens, Saluran.

  • Pemanfaatan Media Sosial, Email Marketing, Website, Press Release.

  • Desain Materi Promosi yang Menarik.

• Sesi 4.2: Komunikasi Selama Event (During-Event)

  • Penggunaan Aplikasi Event, Layar Interaktif, Media Sosial Live.

  • Peran Event Host/MC dan Brand Ambassador.

  • Mengelola Interaksi dan Feedback Langsung dari Peserta.

• Sesi 4.3: Komunikasi Pasca-Event (Post-Event)

  • Ucapan Terima Kasih dan Pembagian Materi Event.

  • Survei Kepuasan Peserta.

  • Strategi Mendorong Word-of-Mouth dan User-Generated Content (UGC).

• Sesi 4.4: Manajemen Pembicara (Speakers) & Talent

  • Proses Seleksi dan Konfirmasi Pembicara.

  • Persiapan Materi Presentasi dan Briefing Pembicara.

  • Manajemen Kebutuhan Talent (Artis, Pengisi Acara).

Modul 5: Eksekusi Event, Manajemen Risiko & Krisis

• Sesi 5.1: Manajemen Hari-H Event (On-Site Management)

  • Briefing Tim Event dan Pembagian Tugas yang Jelas.

  • Koordinasi dengan Venue dan Vendor di Lokasi.

  • Manajemen Waktu dan Transisi Sesi.

  • Troubleshooting Cepat di Lapangan.

• Sesi 5.2: Identifikasi & Mitigasi Risiko Event

  • Risiko Operasional (Kegagalan AV, Keterlambatan, Masalah F&B).

  • Risiko Keamanan (Akses, Medis, Kebakaran).

  • Risiko Reputasi (Media Sosial Negatif, Konten Sensitif).

  • Workshop Praktik: Penyusunan Risk Assessment & Contingency Plan Sederhana.

• Sesi 5.3: Manajemen Krisis & Komunikasi Darurat

  • Protokol Tanggap Darurat untuk Berbagai Skenario Krisis.

  • Tim Respons Krisis dan Rantai Komando.

  • Strategi Komunikasi Krisis dengan Media dan Peserta.

• Sesi 5.4: Kesehatan, Keselamatan & Keamanan (K3) Event

  • Peraturan K3 yang Relevan untuk Event.

  • Prosedur Keamanan dan Medis di Lokasi.

  • Asuransi Event untuk Melindungi dari Risiko.

Modul 6: Pengukuran ROI, Evaluasi & Tren Masa Depan

• Sesi 6.1: Mengukur Keberhasilan Event & Return on Investment (ROI)

  • Definisi ROI Event & Tantangan Pengukurannya.

  • KPI Event (Attendees, Engagement Rate, Lead Generation, Sales Uplift, Media Mentions, Brand Sentiment).

  • Metode Pengukuran Kuantitatif & Kualitatif.

  • Workshop Praktik: Perhitungan ROI Event Sederhana.

• Sesi 6.2: Evaluasi & Laporan Pasca-Event

  • Pengumpulan Feedback dari Peserta, Vendor, dan Tim Internal.

  • Analisis Data Event (Survei, Data Registrasi, Media Sosial).

  • Penyusunan Laporan Pasca-Event (Post-Event Report) untuk Stakeholder.

  • Identifikasi Lessons Learned (Pembelajaran) untuk Event Mendatang.

• Sesi 6.3: Tren & Inovasi dalam Event Management

  • Pertumbuhan Event Virtual & Hybrid.

  • Pemanfaatan Teknologi Baru (AI, AR/VR, Gamifikasi) dalam Pengalaman Event.

  • Fokus pada Keberlanjutan (Sustainability) Event.

  • Masa Depan Event sebagai Pengalaman Imersif.

• Sesi 6.4: Rencana Aksi Pribadi & Penutup

  • Merangkum Pembelajaran Kunci dan Sesi Tanya Jawab Mendalam.

  • Menyusun Rencana Aksi Konkret, Terukur, dan Bertarget Waktu untuk Mengimplementasikan Strategi Corporate Event Management di Organisasi Anda.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

  • Evaluasi Training dan Pesan Kunci untuk Menjadi Manajer Event yang Efektif dan Inovatif.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok Mendalam

• Studi Kasus Event Korporat Nyata (Sukses & Gagal) dari Berbagai Industri (Video & Gambar).

• Intensif Workshop Praktik: Penyusunan Anggaran Event, Timeline, Risk Assessment, dan Perhitungan ROI Sederhana.

• Latihan Konseptualisasi Event & Brainstorming Ide Kreatif.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi yang Detail.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman konsep dan praktik intensif)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan keterampilan Corporate Event Management.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, kualitas workshop praktik, dan analisis studi kasus.

• Penilaian Kualitas Rencana Aksi Pribadi yang disusun.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Corporate Event Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang merupakan praktisi senior dan ahli di bidang Event Management, Marketing Communications, atau Public Relations, dengan pengalaman luas dalam merancang, melaksanakan, dan mengelola berbagai jenis event korporat. Instruktur memiliki keahlian dalam perencanaan strategis, manajemen proyek event, negosiasi vendor, dan pengukuran dampak. Mampu menyampaikan materi secara terstruktur, aplikatif, dan memberikan wawasan praktis serta studi kasus dari pengalaman nyata.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi strategis, workshop kolaboratif, dan analisis studi kasus.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan ini sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, karena memungkinkan penyesuaian studi kasus dan latihan dengan jenis event, tujuan bisnis, dan tantangan spesifik yang dihadapi perusahaan. Ini akan membuat materi lebih relevan dan dapat segera diaplikasikan oleh peserta.

• Online Training (Interaktif): Training Corporate Event Management dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif dan alat kolaborasi digital. Sesi diskusi, workshop (dengan breakout room), analisis studi kasus, dan perencanaan dapat difasilitasi secara virtual untuk jangkauan peserta yang lebih luas. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Manajer dan staf Event, Marketing, PR, HR, atau siapa saja yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan event korporat.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu merencanakan, melaksanakan, dan mengelola event korporat secara komprehensif, mengelola anggaran, memitigasi risiko, dan mengukur ROI event.

• Apakah training ini terlalu teknis (misalnya, detail penggunaan software event)?

  • Training ini berfokus pada manajemen dan strategi event. Meskipun ada pembahasan tentang teknologi, fokusnya adalah pada aplikasi konseptual dan praktik perencanaan, bukan pada panduan teknis mendalam penggunaan software tertentu.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, sangat efektif jika dilaksanakan secara online.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), template (Anggaran Event, Checklist, Risk Matrix), studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.