Training Need Analysis

Deskripsi Singkat Training Training Need Analysis (TNA):

Investasi dalam pelatihan hanya akan memberikan hasil maksimal jika ditujukan pada kebutuhan yang tepat. Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA) adalah langkah fundamental dan krusial dalam seluruh siklus pelatihan. Training “Training Need Analysis (TNA)” ini dirancang untuk membekali para profesional L&D, HR, dan manajer dengan metodologi, teknik, dan keterampilan praktis untuk melakukan TNA secara sistematis dan efektif. Anda akan mempelajari cara mengidentifikasi kesenjangan antara kompetensi yang ada dan yang dibutuhkan, mengumpulkan data dari berbagai sumber (individu, jabatan, organisasi), menganalisis temuan, serta memprioritaskan kebutuhan pelatihan agar selaras dengan tujuan bisnis. Kuasai TNA untuk memastikan setiap rupiah yang diinvestasikan dalam pelatihan menghasilkan peningkatan kinerja yang terukur.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Fondasi Pelatihan Efektif: Memahami peran TNA sebagai langkah awal yang vital untuk keberhasilan program pelatihan.

• Identifikasi Gap Kompetensi: Mampu mengidentifikasi perbedaan antara apa yang karyawan ketahui/bisa lakukan saat ini dengan apa yang seharusnya.

• Metode Pengumpulan Data: Menguasai berbagai teknik mengumpulkan informasi kebutuhan pelatihan dari berbagai tingkatan (organisasi, tugas, individu).

• Analisis Data Sistematis: Mampu mengolah dan menganalisis data TNA untuk mengungkap akar penyebab kesenjangan kinerja.

• Prioritaskan Kebutuhan: Mengembangkan kemampuan memprioritaskan kebutuhan pelatihan berdasarkan urgensi dan dampak bisnis.

• Selaraskan dengan Strategi: Menghubungkan kebutuhan pelatihan dengan tujuan strategis organisasi.

• Efisiensi Anggaran: Mengarahkan anggaran pelatihan ke area yang paling membutuhkan dan memberikan ROI terbaik.

• Desain Program Relevan: Memberikan dasar yang kuat untuk perancangan program pelatihan yang benar-benar relevan dan efektif.

• Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Meningkatkan akurasi keputusan terkait pengembangan SDM dengan dasar data TNA.

• Komunikasi Efektif: Mampu mengkomunikasikan hasil TNA kepada manajemen dan stakeholder lainnya.

Target Peserta:

• Staf dan Manajer Departemen Training & Development (T&D) atau Learning & Development (L&D).

• Staf dan Manajer Departemen HR yang Memiliki Tanggung Jawab di Bidang Pelatihan.

• Instructional Designers dan Kurikulum Developer.

• Manajer atau Supervisor yang Bertanggung Jawab Mengidentifikasi Kebutuhan Pengembangan Tim Mereka.

• Staf Departemen Organization Development (OD).

• Tim Proyek yang Ditugaskan untuk Mengevaluasi Kebutuhan Kompetensi.

• Konsultan Internal atau Eksternal di Bidang L&D/HR.

• Pihak lain yang memiliki minat atau tanggung jawab terkait dengan identifikasi kebutuhan pengembangan sumber daya manusia.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan definisi, tujuan, dan pentingnya Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA).

• Memahami tahapan-tahapan dalam proses TNA.

• Mengidentifikasi level analisis dalam TNA (organisasi, tugas, individu).

• Menguasai berbagai metode pengumpulan data untuk TNA (survei, wawancara, observasi, analisis data kinerja, dll.).

• Melakukan analisis data TNA untuk mengidentifikasi kesenjangan kompetensi dan akar penyebabnya.

• Memprioritaskan kebutuhan pelatihan berdasarkan kriteria yang relevan.

• Menyusun laporan hasil TNA yang jelas dan berbasis bukti.

• Menjelaskan keterkaitan antara hasil TNA dan proses perancangan program pelatihan.

• Menyusun rencana aksi pribadi/tim untuk mengimplementasikan praktik TNA yang efektif di organisasi.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA): Fondasi Keberhasilan Pelatihan

• Sesi 1.1: Mengapa TNA Begitu Penting?

  • Menghubungkan Pelatihan dengan Kinerja Bisnis.

  • Menghindari Pemborosan Sumber Daya (Waktu, Biaya) pada Pelatihan yang Tidak Tepat.

  • Memastikan Program Pelatihan Relevan dan Memberikan Dampak.

• Sesi 1.2: Apa Itu TNA? Definisi, Tujuan, dan Ruang Lingkup

  • TNA dalam Konteks Siklus Pelatihan (ADDIE/ADPIE).

  • Mengidentifikasi Gap: Kompetensi yang Ada vs. Kompetensi yang Dibutuhkan.

  • Output Utama dari Proses TNA.

• Sesi 1.3: Jenis-jenis Kebutuhan Pelatihan

  • Kebutuhan yang Terlihat (Expressed Needs).

  • Kebutuhan yang Tersembunyi (Felt Needs, Real Needs, Comparative Needs, Normative Needs).

  • Mengenali Berbagai Sumber Kebutuhan.

Modul 2: Level Analisis dalam TNA

• Sesi 2.1: Analisis Tingkat Organisasi (Organizational Analysis)

  • Menyelaraskan Pelatihan dengan Visi, Misi, Tujuan Strategis, dan Nilai Organisasi.

  • Analisis Lingkungan Eksternal (Pasar, Teknologi, Regulasi).

  • Analisis Sumber Daya Organisasi (Karyawan, Teknologi, Anggaran).

  • Mengidentifikasi Isu Organisasi yang Dapat Diatasi dengan Pelatihan.

• Sesi 2.2: Analisis Tingkat Jabatan/Tugas (Task/Job Analysis)

  • Memahami Persyaratan Jabatan (Job Description, Spesifikasi Jabatan).

  • Menguraikan Tugas-tugas Utama dan Standar Kinerja.

  • Mengidentifikasi Pengetahuan, Keterampilan, dan Sikap (Knowledge, Skill, Attitude – KSA) yang Diperlukan untuk Tugas.

  • Melakukan Task Analysis Sederhana.

• Sesi 2.3: Analisis Tingkat Individu (Individual Analysis)

  • Mengidentifikasi Kesenjangan Kinerja Individu Dibandingkan Standar.

  • Menilai KSA Individu Saat Ini.

  • Membedakan Masalah Kinerja Akibat Kurangnya Kompetensi vs. Masalah Lain (Motivasi, Sumber Daya, Proses).

Modul 3: Metode Pengumpulan Data TNA

• Sesi 3.1: Menggunakan Data Kinerja yang Ada

  • Analisis Hasil Penilaian Kinerja (Performance Appraisal).

  • Data Produktivitas, Kualitas, Penjualan, Layanan Pelanggan.

  • Laporan Audit, Hasil Evaluasi Program Lain.

• Sesi 3.2: Survei dan Kuesioner TNA

  • Kelebihan dan Kekurangan Metode Survei.

  • Merancang Kuesioner TNA yang Efektif (Pertanyaan, Skala, Target Responden).

  • Distribusi dan Pengumpulan Survei.

  • Workshop: Merancang Kuesioner TNA Dasar.

• Sesi 3.3: Wawancara dan Focus Group Discussion (FGD)

  • Kelebihan dan Kekurangan Metode Wawancara/FGD.

  • Teknik Melakukan Wawancara TNA yang Terstruktur (Kepada Manajer, Karyawan, SME).

  • Memfasilitasi FGD untuk Menggali Informasi Lebih Dalam.

• Sesi 4.4: Observasi dan Metode Lain

  • Observasi Langsung di Tempat Kerja: Apa yang Harus Diperhatikan?

  • Analisis Dokumen (JD, SOP, Laporan Insiden).

  • Brainstorming dengan Tim.

  • Menggunakan Laporan Evaluasi Program Sebelumnya.

Modul 4: Menganalisis Data TNA dan Mengidentifikasi Gap

• Sesi 4.1: Mengolah dan Mengorganisir Data dari Berbagai Sumber

  • Menyusun Data yang Terkumpul Secara Sistematis.

  • Mengintegrasikan Temuan dari Metode yang Berbeda.

• Sesi 4.2: Mengidentifikasi Kesenjangan (Gap) Kompetensi dan Kinerja

  • Membandingkan KSA Aktual dengan KSA yang Dibutuhkan.

  • Mencari Pola dan Konsensus dalam Data.

• Sesi 4.3: Analisis Penyebab Akar Masalah (Root Cause Analysis) Dasar

  • Membedakan Gejala vs. Akar Masalah.

  • Mengapa Masalah Kinerja Terjadi? (Kurang Pengetahuan/Keterampilan? Kurang Motivasi? Hambatan Lingkungan Kerja? Proses Buruk?).

  • Menentukan Apakah Pelatihan Adalah Solusi yang Tepat.

  • Workshop: Analisis Data TNA Sederhana dan Identifikasi Akar Masalah.

Modul 5: Memprioritaskan Kebutuhan Pelatihan dan Pelaporan Hasil

• Sesi 5.1: Mengapa Prioritasi Penting?

  • Sumber Daya Terbatas (Anggaran, Waktu).

  • Fokus pada Kebutuhan yang Paling Krusial.

• Sesi 5.2: Kriteria Prioritasi Kebutuhan Pelatihan

  • Dampak Potensial Terhadap Kinerja Bisnis.

  • Jumlah Karyawan yang Membutuhkan.

  • Urgensi Kebutuhan.

  • Kesesuaian dengan Strategi Organisasi.

  • Biaya Implementasi Solusi.

• Sesi 5.3: Menyusun Laporan Hasil TNA

  • Struktur Laporan: Ringkasan Eksekutif, Metodologi, Temuan (Per Level/Area), Prioritas Rekomendasi, Kesimpulan.

  • Menyajikan Data dan Temuan Secara Jelas dan Berbasis Bukti.

  • Menghubungkan Temuan TNA dengan Dampak Bisnis Potensial.

  • Workshop: Menyusun Ringkasan Laporan TNA dan Prioritasi.

Modul 6: Menghubungkan TNA dengan Desain dan Evaluasi Pelatihan

• Sesi 6.1: Mengubah Hasil TNA Menjadi Tujuan Pembelajaran

  • Bagaimana Gap Kompetensi yang Diidentifikasi Menjadi Learning Objectives?

  • Pentingnya Tujuan Pembelajaran yang Jelas untuk Desain Program.

• Sesi 6.2: TNA sebagai Dasar Pemilihan Metode Pelatihan

  • Memilih Metode Penyampaian yang Paling Efektif untuk Mengatasi Gap yang Diidentifikasi.

• Sesi 6.3: TNA sebagai Titik Awal Evaluasi

  • Menggunakan Temuan TNA (Baseline) untuk Mengukur Perubahan Setelah Pelatihan (Evaluasi Level 2, 3, 4).

  • Menetapkan Metrik Evaluasi Sejak Tahap TNA.

Modul 7: Tantangan dalam TNA dan Keterkaitan dengan Sistem Lain

• Sesi 7.1: Tantangan Umum dalam Melakukan TNA

  • Kurangnya Data Kinerja.

  • Bias dari Responden atau Pengumpul Data.

  • Mengelola Harapan Pihak Terkait.

  • Sumber Daya dan Waktu yang Terbatas.

  • Mengubah Data Menjadi Insight yang Dapat Ditindaklanjuti.

• Sesi 7.2: TNA dalam Konteks HRIS/LMS

  • Bagaimana Sistem Informasi Mendukung Proses TNA (Data Karyawan, Data Kinerja, Modul Kompetensi).

  • Menggunakan Fitur TNA dalam LMS (Jika Ada).

• Sesi 7.3: Menyelaraskan TNA dengan Proses HR Lain

  • Link ke Manajemen Kinerja.

  • Link ke Job Description & Job Analysis.

  • Link ke Perencanaan Karir dan Suksesi.

  • Link ke OD & Change Management.

Modul 8: Studi Kasus Komprehensif dan Rencana Aksi

• Sesi 8.1: Studi Kasus TNA Terintegrasi

  • Peserta/Kelompok Menganalisis Skenario Organisasi/Departemen yang Diberikan.

  • Menerapkan Langkah-langkah TNA (Mengidentifikasi Level & Metode Data Collection, Menganalisis Data Contoh, Memprioritaskan).

  • Mempresentasikan Temuan dan Rekomendasi.

• Sesi 8.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim

  • Mengidentifikasi Area atau Departemen di Organisasi yang Paling Membutuhkan TNA.

  • Menentukan Langkah-langkah Konkret untuk Memulai atau Meningkatkan Proses TNA di Area Kerja Masing-masing.

  • Mengidentifikasi Kebutuhan Sumber Daya atau Dukungan (Akses Data, Bantuan Manajemen, Alat/Sistem).

• Sesi 8.3: Diskusi Terbuka dan Penutup

  • Tanya Jawab Mendalam Mengenai Tantangan Implementasi TNA Nyata.

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci: Menjadikan TNA sebagai Rutinitas Strategis untuk Pengembangan SDM.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok Mendalam

• Analisis Studi Kasus TNA Nyata/Simulasi

• Workshop Praktik (Merancang Kuesioner TNA, Menganalisis Data Contoh, Memprioritaskan Kebutuhan, Menyusun Ringkasan Laporan)

• Pembahasan Contoh Dokumen TNA (Kuesioner, Laporan)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk mencakup metodologi TNA secara komprehensif dan memberikan waktu yang cukup untuk workshop praktik analisis dan pelaporan)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar TNA, level analisis, metode pengumpulan data, dan tahapan proses.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, analisis studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik (misalnya, draf kuesioner, hasil analisis data contoh, ringkasan laporan).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Training Need Analysis (TNA) Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian dan pengalaman praktis yang mendalam di bidang Training & Development (T&D) atau Learning & Development (L&D) dan Analisis Kebutuhan Pelatihan. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi L&D/HR senior atau konsultan yang berpengalaman dalam merancang dan melaksanakan TNA di berbagai jenis organisasi dan industri. Instruktur mampu menjelaskan metodologi TNA yang kompleks dengan cara yang terstruktur, praktis, dan aplikatif, serta memfasilitasi workshop yang memungkinkan peserta langsung berlatih menerapkan konsep TNA pada studi kasus atau contoh data.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, workshop praktik intensif, dan kerja kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, materi workshop, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan diskusi agar relevan dengan industri, struktur organisasi, jenis jabatan, dan, yang terpenting, data serta sistem yang tersedia di perusahaan klien. Workshop praktik dapat menggunakan contoh data atau skenario riil dari organisasi peserta (dengan menjaga kerahasiaan yang sesuai), sehingga hasilnya sangat relevan dan dapat langsung diaplikasikan.

• Online Training (Interaktif): Training Training Need Analysis (TNA) dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi mendalam, analisis studi kasus, dan workshop praktik (menggunakan shared documents/tools kolaborasi online) dapat difasilitasi secara virtual, memanfaatkan fitur breakout room untuk kerja kelompok. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training TNA ini?

  • Staf dan manajer HR/T&D/L&D, desainer instruksional, manajer yang mengidentifikasi kebutuhan tim, dan siapa saja yang terlibat dalam menentukan kebutuhan pengembangan SDM.

• Apakah training ini membutuhkan latar belakang HR atau L&D?

  • Latar belakang tersebut membantu, tetapi training ini dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif tentang TNA dari awal. Fokusnya adalah pada metodologi analisis.

• Apakah training ini mengajarkan cara membuat semua jenis instrumen TNA secara mendalam (misalnya, desain kuisioner statistik)?

  • Training ini mengajarkan prinsip dan praktik dasar merancang instrumen TNA seperti kuesioner dan panduan wawancara. Untuk desain instrumen yang sangat kompleks atau analisis statistik lanjutan, mungkin diperlukan training terpisah.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, dengan penekanan kuat pada diskusi, analisis studi kasus, dan workshop praktik.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi standar adalah 3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, bisa, dan efektif dengan metode interaktif dan alat kolaborasi online.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, kumpulan studi kasus, template workshop praktik, dan handout tambahan yang relevan.