Project Procurement & Tender Management

Deskripsi Singkat Training Project Procurement & Tender Management:

Dalam setiap proyek, pengadaan barang dan jasa memegang peranan krusial yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan. Manajemen pengadaan proyek yang efektif tidak hanya berfokus pada biaya, tetapi juga pada waktu, kualitas, dan mitigasi risiko yang melekat pada setiap proyek. Training “Project Procurement & Tender Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan komprehensif dan keterampilan praktis dalam mengelola seluruh siklus pengadaan proyek, mulai dari perencanaan strategis, pelaksanaan proses tender yang transparan, evaluasi penawaran yang cermat, hingga administrasi kontrak yang proaktif. Anda akan belajar bagaimana mengintegrasikan fungsi pengadaan dengan tujuan proyek secara keseluruhan, memastikan bahwa setiap pengeluaran mendukung pencapaian hasil proyek yang optimal dan sesuai ekspektasi.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Integrasi Proyek-Pengadaan: Memahami keterkaitan dan mengintegrasikan pengadaan dengan siklus hidup proyek secara efektif.

• Perencanaan Komprehensif: Mampu menyusun rencana pengadaan proyek yang detail, termasuk spesifikasi dan HPS/OE.

• Proses Tender Efisien: Mengelola seluruh tahapan proses tender (bidding) dengan transparan dan efisien.

• Evaluasi Penawaran Akurat: Menguasai metodologi evaluasi penawaran (teknis & komersial) untuk memilih penyedia terbaik.

• Negosiasi Kontrak Unggul: Meningkatkan keterampilan negosiasi untuk mencapai kesepakatan kontrak proyek yang optimal.

• Manajemen Kontrak Proaktif: Mampu mengelola kontrak proyek, perubahan, dan klaim secara efektif pasca-penandatanganan.

• Mitigasi Risiko Proyek: Mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko pengadaan yang spesifik untuk proyek.

• Optimalisasi Nilai: Memastikan pengadaan proyek memberikan nilai terbaik (cost, time, quality) sesuai dengan tujuan proyek.

• Kepatuhan & Akuntabilitas: Menerapkan praktik pengadaan yang etis, patuh regulasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Target Peserta:

• Project Manager dan Project Coordinator.

• Staf dan Manajer Procurement/Pembelian yang terlibat dalam pengadaan proyek.

• Project Control Engineer, Cost Estimator, dan Contract Engineer.

• Anggota Panitia Pengadaan/Tender dan Tim Evaluasi Proyek.

• Staf Teknis dan Engineering yang menyusun spesifikasi dan lingkup pekerjaan proyek.

• Staf Legal dan Kepatuhan (Compliance) yang terlibat dalam kontrak proyek.

• Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan pengadaan untuk proyek.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan perbedaan fundamental antara pengadaan proyek dan pengadaan operasional, serta keterkaitannya dengan manajemen proyek.

• Menyusun rencana pengadaan proyek yang komprehensif, termasuk make-or-buy analysis dan strategi sourcing.

• Mampu merumuskan spesifikasi teknis/KAK proyek dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE) secara akurat.

• Mengelola seluruh tahapan proses tender (pra-kualifikasi, penerbitan dokumen, penjelasan, penerimaan penawaran).

• Mengaplikasikan metodologi evaluasi penawaran (administrasi, teknis, komersial) secara objektif dan transparan.

• Melakukan negosiasi kontrak proyek secara efektif untuk mencapai syarat dan ketentuan yang optimal.

• Memahami elemen kunci kontrak proyek dan mengelola administrasi kontrak pasca-penandatanganan.

• Mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko pengadaan yang spesifik untuk proyek.

• Menerapkan praktik terbaik dalam Project Procurement & Tender Management untuk mendukung keberhasilan proyek.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Pengadaan Proyek Strategis

• Sesi 1.1: Pengantar Pengadaan Proyek: Uniknya & Krusialnya

  • Definisi Pengadaan Proyek dan Perbedaannya dengan Pengadaan Operasional.

  • Peran Pengadaan dalam Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).

  • Dampak Pengadaan yang Efektif/Tidak Efektif terhadap Kesuksesan Proyek (Biaya, Waktu, Kualitas).

• Sesi 1.2: Keterkaitan Pengadaan dengan Manajemen Proyek (PMBOK Perspective)

  • Integrasi Area Pengetahuan Pengadaan dengan Area Pengetahuan PM Lain (Lingkup, Waktu, Biaya, Kualitas, Risiko).

  • Peran Project Manager dan Procurement Team dalam Pengadaan Proyek.

• Sesi 1.3: Prinsip, Etika, dan Regulasi dalam Pengadaan Proyek

  • Prinsip Akuntabilitas, Transparansi, Keadilan, Efisiensi, Efektivitas.

  • Kode Etik Pengadaan Proyek dan Pencegahan Fraud.

  • Gambaran Umum Regulasi Pengadaan Proyek (termasuk untuk BUMN/Pemerintah, jika relevan).

Modul 2: Perencanaan Pengadaan Proyek yang Komprehensif

• Sesi 2.1: Identifikasi Kebutuhan Proyek & Make-or-Buy Analysis

  • Menerjemahkan Lingkup Kerja (Scope of Work/SOW) Proyek ke dalam Persyaratan Pengadaan.

  • Analisis Make-or-Buy: Kapan Membuat Sendiri vs. Mengadakan dari Luar.

  • Menentukan Jenis Barang/Jasa yang akan diadakan.

• Sesi 2.2: Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK Proyek

  • Panduan Menyusun Spesifikasi Teknis Barang/Peralatan Proyek yang Jelas dan Terukur.

  • Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK/Term of Reference/TOR) untuk Jasa Konsultan/Kontraktor Proyek.

  • Pentingnya Kolaborasi dengan Tim Teknis Proyek.

• Sesi 2.3: Perhitungan HPS/OE Proyek & Strategi Pengadaan

  • Fungsi HPS/OE dalam Pengadaan Proyek sebagai Batas dan Acuan.

  • Metode Perhitungan HPS/OE Proyek (Analisis Biaya, Harga Pasar, Historis).

  • Penentuan Jenis Kontrak Proyek (Fixed Price, Cost-Plus, T&M) berdasarkan Risiko.

  • Penyusunan Strategi Sourcing (Single Source, Multiple Source, Strategic Sourcing).

• Sesi 2.4: Menyusun Rencana Pengadaan Proyek (Procurement Management Plan)

  • Komponen Rencana Pengadaan Proyek (Jenis Barang/Jasa, Jadwal, Metode Pengadaan, Kriteria Evaluasi).

  • Integrasi Rencana Pengadaan dengan Rencana Proyek Lainnya (Waktu, Biaya, Risiko).

Modul 3: Manajemen Proses Tender (Bidding Management)

• Sesi 3.1: Pra-Kualifikasi Penyedia & Persiapan Dokumen Tender

  • Tujuan dan Proses Pra-Kualifikasi: Memastikan Calon Penyedia Memenuhi Syarat Awal.

  • Penyusunan Dokumen Tender (Request for Proposal/RFP, Invitation to Bid/ITB, Request for Quotation/RFQ).

  • Isi Dokumen Tender: Persyaratan Administrasi, Teknis, Komersial, Syarat & Ketentuan Umum.

• Sesi 3.2: Publikasi Tender & Penjelasan (Anwijzing)

  • Metode Publikasi Tender yang Transparan dan Sesuai Regulasi.

  • Penyelenggaraan Rapat Penjelasan (Pre-Bid Meeting/Anwijzing) untuk Klarifikasi Dokumen Tender.

  • Mekanisme Tanya Jawab dan Penerbitan Adendum Tender.

• Sesi 3.3: Penerimaan & Pembukaan Penawaran

  • Prosedur Penerimaan Penawaran yang Aman dan Tepat Waktu.

  • Proses Pembukaan Penawaran secara Terbuka dan Transparan.

  • Penyusunan Berita Acara Pembukaan Penawaran.

Modul 4: Evaluasi Penawaran & Pemilihan Penyedia Proyek

• Sesi 4.1: Metodologi Evaluasi Penawaran

  • Prinsip Evaluasi (Objektivitas, Transparansi, Fair, Akuntabel).

  • Pembentukan Tim/Panitia Evaluasi dan Peran Masing-masing.

  • Metode Evaluasi (Sistem Gugur, Sistem Nilai, Sistem Harga Terendah, Kualitas Terbaik).

• Sesi 4.2: Evaluasi Administrasi & Teknis Penawaran

  • Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen Administrasi.

  • Evaluasi Teknis: Kriteria (Spesifikasi, Metodologi, Jadwal, Kualifikasi Personil, Garansi).

  • Pentingnya Klarifikasi Teknis dengan Peserta Tender.

  • Workshop Praktik: Simulasi Evaluasi Teknis Sederhana.

• Sesi 4.3: Evaluasi Harga & Total Cost of Ownership (TCO)

  • Evaluasi Harga: Perbandingan dengan HPS/OE, Analisis Kewajaran Harga.

  • Analisis Total Cost of Ownership (TCO) dalam Pengadaan Proyek.

  • Penanganan Penawaran yang Tidak Wajar (Tinggi/Rendah).

• Sesi 4.4: Analisis Risiko Penawaran & Rekomendasi Pemenang

  • Identifikasi Risiko yang Terkait dengan Penawaran (Kinerja, Keuangan, Hukum).

  • Penyusunan Laporan Evaluasi dan Rekomendasi Pemenang Tender.

  • Prosedur Pengumuman Pemenang.

Modul 5: Negosiasi & Penandatanganan Kontrak Proyek

• Sesi 5.1: Strategi & Teknik Negosiasi Pre-Award

  • Persiapan Negosiasi Detail: Tujuan, BATNA, Argumen, Konsesi.

  • Teknik Negosiasi Win-Win untuk Mencapai Kesepakatan Optimal.

  • Mengatasi Keberatan dan Taktik Negosiasi yang Sulit.

  • Role-Playing: Skenario Negosiasi Kontrak Proyek.

• Sesi 5.2: Finalisasi Klausul Kontrak Kritis Proyek

  • Mereview dan Memfinalisasi Kontrak dengan Memasukkan Hasil Negosiasi.

  • Klausul Khusus Proyek: Progress Payment, Milestones, Penalty/Bonus, Change Order.

  • Pentingnya Tinjauan Hukum oleh Tim Legal.

• Sesi 5.3: Penandatanganan Kontrak & Pemberian SPK (Surat Perintah Kerja)

  • Prosedur Penandatanganan Kontrak yang Sah dan Berwenang.

  • Penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK) atau Notice to Proceed (NTP).

  • Pengarsipan Dokumen Kontrak.

Modul 6: Manajemen Kontrak & Risiko Pengadaan Proyek

• Sesi 6.1: Administrasi Kontrak Proyek & Monitoring Kinerja

  • Mekanisme Administrasi Kontrak (Dokumentasi, Komunikasi Resmi).

  • Monitoring Kinerja Penyedia/Kontraktor: Progress Pekerjaan, Kualitas, Jadwal.

  • Verifikasi Milestone Proyek dan Pembayaran.

• Sesi 6.2: Manajemen Perubahan (Change Order) & Klaim Proyek

  • Prosedur Pengelolaan Perubahan Lingkup, Jadwal, dan Biaya Proyek.

  • Penanganan Klaim dari Kontraktor/Penyedia secara Profesional.

  • Pentingnya Dokumentasi dan Analisis Dampak Perubahan/Klaim.

• Sesi 6.3: Mitigasi Risiko Khusus Pengadaan Proyek

  • Identifikasi Risiko Pengadaan Proyek (Keterlambatan, Kualitas Buruk, Konflik, Kenaikan Harga).

  • Strategi Mitigasi Risiko melalui Klausul Kontrak dan Perencanaan Kontingensi.

  • Pengelolaan Risiko Hukum dan Operasional.

• Sesi 6.4: Penutupan Kontrak Proyek & Pembelajaran

  • Prosedur Penutupan Kontrak: Final Acceptance, Pelepasan Jaminan, Pembayaran Akhir.

  • Evaluasi Kinerja Kontrak Proyek Secara Keseluruhan.

  • Identifikasi “Lesson Learned” untuk Pengadaan Proyek Mendatang.

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Tanya Jawab Interaktif

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Analisis Studi Kasus Komprehensif Pengadaan Proyek dari Awal hingga Akhir.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik di Unit Kerja/Proyek untuk Peningkatan.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Implementasi Pembelajaran.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional Pengadaan Proyek yang Andal dan Berkontribusi pada Kesuksesan Proyek.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Jenis Proyek dan Skenario Pengadaan.

• Workshop Praktik (Penyusunan KAK/Spesifikasi, Perhitungan HPS/OE Proyek, Evaluasi Penawaran).

• Role-Playing Skenario Negosiasi Kontrak Proyek.

• Analisis Contoh Dokumen Tender dan Kontrak Proyek.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman komprehensif, latihan intensif, dan pendalaman strategi)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik manajemen pengadaan proyek.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, role-playing, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Project Procurement & Tender Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Project Management, Procurement, dan Contract Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi senior (Project Manager, Procurement Manager, Contract Engineer) yang terbukti dalam mengelola pengadaan dan tender proyek-proyek kompleks. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan teori yang kompleks menjadi mudah dipahami, aplikatif, serta mampu memfasilitasi sesi praktik dan diskusi yang realistis dan berorientasi solusi proyek.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, simulasi, dan analisis dokumen.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus, contoh tender, dan strategi dengan jenis proyek, kebijakan pengadaan internal, serta tantangan spesifik perusahaan.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, role-playing (dengan breakout room), dan workshop analisis dokumen dapat difasilitasi secara virtual dengan tools kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Project Manager, staf pengadaan proyek, contract engineer, tim evaluasi tender, dan siapa saja yang terlibat dalam pengadaan untuk proyek.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan menguasai seluruh siklus pengadaan proyek, dari perencanaan hingga penutupan kontrak, mampu mengelola tender, mengevaluasi penawaran, dan memitigasi risiko untuk keberhasilan proyek.

• Apakah training ini mencakup semua aspek manajemen proyek?

  • Fokus utama adalah pada area pengadaan dalam konteks proyek. Aspek manajemen proyek lainnya akan dibahas sebatas relevansinya dengan fungsi pengadaan.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik, role-playing, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template perencanaan pengadaan, contoh dokumen tender dan kontrak, dan handout tambahan yang relevan.