Project Procurement & Tender Management

Deskripsi Singkat Training Project Procurement & Tender Management:

Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu area krusial dalam keberhasilan sebuah proyek. Manajemen pengadaan yang buruk dapat menyebabkan keterlambatan, pembengkakan biaya, masalah kualitas, bahkan sengketa hukum. Training “Project Procurement & Tender Management” ini dirancang untuk membekali para profesional proyek, manajer pengadaan, dan pihak terkait lainnya dengan pengetahuan dan keterampilan praktis yang komprehensif untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengelola proses pengadaan serta tender dalam konteks proyek secara efektif. Pelatihan ini akan membahas siklus pengadaan proyek dari awal hingga akhir, fokus pada praktik terbaik, pemilihan vendor, pengelolaan kontrak dasar, serta mitigasi risiko.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pengadaan Efisien: Memahami dan mengaplikasikan proses pengadaan proyek yang sistematis dan efisien.

• Pemilihan Vendor Optimal: Meningkatkan kemampuan dalam menyiapkan dokumen tender dan mengevaluasi penawaran untuk memilih vendor terbaik.

• Kontrak yang Jelas: Memahami elemen kunci kontrak proyek dan dasar-dasar administrasinya.

• Mitigasi Risiko: Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan proyek.

• Pengurangan Biaya: Belajar strategi untuk mendapatkan nilai terbaik dari pengadaan.

• Hubungan Supplier: Membangun dan menjaga hubungan kerja yang positif dengan vendor/supplier.

• Kepatuhan: Menyadari pentingnya aspek hukum dan etika dalam pengadaan proyek.

• Proyek Sukses: Berkontribusi pada keberhasilan proyek melalui pengelolaan pengadaan yang solid.

Target Peserta:

• Project Manager dan Anggota Tim Proyek yang bertanggung jawab atau terlibat dalam pengadaan.

• Staf Departemen Pengadaan (Procurement / Purchasing) yang terlibat dalam pengadaan untuk proyek.

• Contract Administrator atau Spesialis Kontrak Proyek.

• Kepala Departemen atau Lini yang sering menginisiasi atau menyetujui pengadaan untuk kebutuhan proyek mereka.

• Profesional yang bekerja di lingkungan berbasis proyek dan ingin memperdalam pemahaman tentang fungsi pengadaan.

• Siapa saja yang terlibat dalam proses tender atau pengadaan untuk proyek.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami peran dan pentingnya fungsi pengadaan dalam siklus hidup proyek.

• Melakukan perencanaan pengadaan proyek, termasuk analisis make-or-buy dan penyusunan strategi.

• Menyiapkan dokumen tender yang efektif (misalnya, RFP, RFQ) sesuai kebutuhan proyek.

• Melaksanakan proses tender/solisitasi penawaran secara terstruktur.

• Melakukan evaluasi penawaran vendor/kontraktor secara objektif dan transparan.

• Memahami dasar-dasar kontrak proyek dan proses award.

• Melakukan administrasi kontrak proyek dasar (pemantauan, pembayaran, perubahan).

• Menutup proses pengadaan proyek secara formal.

• Mengidentifikasi dan menerapkan langkah-langkah awal untuk mitigasi risiko pengadaan proyek.

• Menyadari pentingnya etika dan kepatuhan hukum dalam pengadaan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Pengadaan dalam Konteks Proyek

• Sesi 1.1: Proyek dan Pengadaan: Keterkaitan dan Pentingnya

  • Apa itu Pengadaan Proyek? Definisi dan Ruang Lingkup.

  • Mengapa Pengadaan adalah Area Pengetahuan Kunci dalam Manajemen Proyek (Menurut Standar Industri, misalnya PMBOK).

  • Bagaimana Pengadaan Proyek Berbeda dari Pengadaan Operasional Harian?

  • Siklus Pengadaan Proyek (Planning, Conducting, Administering, Closing).

• Sesi 1.2: Peran Pemangku Kepentingan dalam Pengadaan Proyek

  • Siapa Saja yang Terlibat? (Project Manager, Tim Proyek, Departemen Pengadaan, Legal, Keuangan, User/Pemohon, Vendor/Supplier).

  • Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Proses Pengadaan Proyek.

  • Membangun Kolaborasi yang Efektif Antar Pihak.

Modul 2: Perencanaan Pengadaan Proyek (Plan Procurement)

• Sesi 2.1: Menentukan Apa yang Perlu Diadakan

  • Memahami Lingkup Proyek (Project Scope Statement) dan Kebutuhan Pengadaan.

  • Penyusunan Statement of Work (SOW), Terms of Reference (TOR), atau Statement of Objectives (SOO) yang Jelas.

  • Membuat Make-or-Buy Analysis: Kapan Membeli vs. Membuat Sendiri?

• Sesi 2.2: Strategi dan Jenis Kontrak Proyek

  • Menyusun Strategi Pengadaan Proyek (Misalnya, Sumber Tunggal, Sumber Ganda, Kemitraan Strategis).

  • Jenis-jenis Kontrak Proyek (Fixed Price, Cost Reimbursable, Time & Material): Kapan Menggunakan Masing-masing? Kelebihan dan Kekurangan.

  • Mempertimbangkan Insentif dan Sanksi dalam Kontrak.

• Sesi 2.3: Dokumen Perencanaan Pengadaan Lainnya

  • Menyusun Rencana Manajemen Pengadaan (Procurement Management Plan).

  • Membuat Daftar Vendor Potensial.

  • Mengidentifikasi Kriteria Seleksi Vendor Awal.

Modul 3: Melaksanakan Pengadaan Proyek (Conduct Procurements): Proses Tender

• Sesi 3.1: Mengidentifikasi Calon Vendor

  • Proses Kualifikasi Vendor (Pre-qualification).

  • Memanfaatkan Daftar Vendor yang Ada dan Mencari Sumber Baru.

  • Mengundang Vendor yang Memenuhi Syarat.

• Sesi 3.2: Menyusun Dokumen Tender (Solicitation Documents)

  • Request for Information (RFI), Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ): Fungsi dan Perbedaan.

  • Struktur Dokumen Tender yang Efektif (Instruksi Peserta Tender, Lingkup Pekerjaan, Syarat & Ketentuan, Kriteria Evaluasi).

  • Pentingnya Kejelasan dan Kelengkapan Dokumen Tender.

• Sesi 3.3: Proses Solisitasi dan Tanya Jawab Vendor

  • Mengeluarkan Dokumen Tender.

  • Mengadakan Pertemuan Penjelasan Tender (Mandatory/Optional).

  • Mengelola Proses Tanya Jawab (Query) dari Vendor dan Menerbitkan Adendum (Jika Perlu).

• Sesi 3.4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

  • Proses Penerimaan Penawaran (Pembukaan Tender).

  • Pembentukan Tim Evaluasi Penawaran.

  • Menentukan dan Menggunakan Kriteria Evaluasi (Teknis, Komersial, Administrasi, Kualitas, Pengalaman, dll.).

  • Teknik Evaluasi Penawaran (Weighted Scoring, Ranking, dll.).

  • Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi (Jika Diperlukan).

  • Penyusunan Laporan Rekomendasi Pemenang Tender.

Modul 4: Administrasi dan Penutupan Kontrak Proyek

• Sesi 4.1: Award Kontrak dan Kick-off Meeting

  • Proses Pemberian Penghargaan (Award) Kepada Vendor Terpilih.

  • Penandatanganan Kontrak.

  • Mengadakan Kick-off Meeting dengan Vendor untuk Memulai Pelaksanaan.

• Sesi 4.2: Administrasi Kontrak (Administer Procurements)

  • Memantau Kinerja Vendor Sesuai Kontrak.

  • Pengelolaan Pembayaran (Invoicing, Verifikasi, Proses Pembayaran).

  • Mengelola Perubahan (Change Request) dalam Kontrak.

  • Komunikasi dan Pelaporan Kinerja Vendor.

• Sesi 4.3: Dasar-dasar Manajemen Klaim dan Perselisihan

  • Mengenali Potensi Klaim dalam Kontrak Proyek.

  • Proses Awal Penanganan Klaim.

  • Mekanisme Penyelesaian Perselisihan Dasar (Negosiasi, Mediasi – Kapan Melibatkan Legal?).

• Sesi 4.4: Menutup Pengadaan Proyek (Close Procurements)

  • Verifikasi Lingkup Kerja Telah Selesai dan Diterima Formal.

  • Penyelesaian Semua Kewajiban Kontrak (Pembayaran Akhir, Dokumen Penutup).

  • Melakukan Review Kinerja Kontrak dan Lesson Learned.

  • Mengarsipkan Dokumen Pengadaan.

Modul 5: Aspek Kunci dalam Pengadaan Proyek Efektif

• Sesi 5.1: Manajemen Risiko dalam Pengadaan Proyek

  • Mengidentifikasi Risiko Pengadaan (Misalnya, Risiko Keterlambatan, Kualitas Buruk, Kenaikan Harga, Keamanan, Hukum).

  • Strategi Mitigasi Risiko Pengadaan.

  • Memasukkan Persyaratan Risiko dalam Dokumen Tender dan Kontrak.

• Sesi 5.2: Etika dan Kepatuhan dalam Pengadaan

  • Prinsip Etika dalam Pengadaan (Integritas, Transparansi, Keadilan, Akuntabilitas).

  • Menghindari Konflik Kepentingan.

  • Kesadaran Dasar Hukum Terkait Pengadaan (Anti-Korupsi, Persaingan Sehat, dsb.).

• Sesi 5.3: Manajemen Hubungan Vendor/Supplier

  • Pentingnya Membangun Hubungan Positif Jangka Panjang.

  • Evaluasi Kinerja Vendor Pasca Proyek.

  • Strategi untuk Mengelola Hubungan dengan Vendor Kunci.

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Studi Kasus Komprehensif

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam.

  • Analisis Studi Kasus yang Menggabungkan Beberapa Tahap Proses Pengadaan Proyek.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik dalam Pengadaan Proyek yang Akan Ditingkatkan.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret untuk Mengaplikasikan Pengetahuan dan Keterampilan Baru dalam Proyek yang Sedang atau Akan Dihadapi.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci untuk Pengelolaan Pengadaan dan Tender Proyek yang Efektif dan Kontributif terhadap Kesuksesan Proyek.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dan Skenario Proyek

• Workshop Praktik (Misalnya, Menyusun Bagian SOW, Menentukan Kriteria Evaluasi, Menganalisis Contoh Penawaran Sederhana)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk cakupan materi esensial dan latihan praktik)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar dan proses pengadaan proyek.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Project Procurement & Tender Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Manajemen Proyek (termasuk pengadaan) atau memiliki keahlian spesifik di bidang Procurement/Supply Chain Management, terutama dalam konteks proyek besar atau kompleks. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi dan berpengalaman dalam memfasilitasi transfer pengetahuan dan keterampilan yang aplikatif, dengan kemampuan memberikan contoh nyata dari berbagai industri.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi dan workshop.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus, contoh dokumen, dan fokus pada proses pengadaan dan tender yang berlaku di perusahaan, serta membahas tantangan spesifik yang dihadapi tim proyek.

• Online Training (Interaktif): Training Project Procurement & Tender Management dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, dan workshop praktik (misalnya, menggunakan kolaborasi online) dapat difasilitasi secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Project Procurement & Tender Management ini?

  • Project Manager, anggota tim proyek yang terlibat pengadaan, staf pengadaan proyek, contract administrator, dan siapa saja yang berkecimpung di lingkungan proyek dan terlibat dalam proses pengadaan/tender.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan memahami siklus pengadaan proyek secara utuh, mampu mengelola proses tender dan administrasi kontrak dasar, serta berkontribusi pada efisiensi dan keberhasilan proyek.

• Apakah training ini mencakup aspek hukum mendalam?

  • Training ini memberikan kesadaran dasar tentang pentingnya aspek hukum dan etika, tetapi tidak menggantikan konsultasi dengan profesional hukum. Fokusnya adalah proses manajemen pengadaan dari perspektif proyek.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik untuk pembelajaran yang lebih aplikatif.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.