Procurement Negotiation & Contracting Strategy

Deskripsi Singkat Training Procurement Negotiation & Contracting Strategy:

Dalam lingkungan pengadaan yang kompleks dan penuh tekanan, kemampuan untuk bernegosiasi secara efektif dan merumuskan kontrak yang kokoh adalah fondasi kesuksesan. Negosiasi bukan hanya tentang mendapatkan harga terbaik, tetapi juga mengamankan syarat dan kondisi yang optimal, sementara kontrak yang dirancang dengan baik berfungsi sebagai alat mitigasi risiko dan penjamin kinerja. Training “Procurement Negotiation & Contracting Strategy” ini dirancang untuk membekali Anda dengan kerangka kerja strategis, taktik negosiasi tingkat lanjut, serta pemahaman mendalam tentang prinsip-prinsip manajemen kontrak. Anda akan belajar bagaimana merencanakan dan melaksanakan negosiasi untuk mencapai kesepakatan win-win, serta menyusun, menganalisis, dan mengelola kontrak untuk melindungi kepentingan organisasi dan memaksimalkan nilai dari setiap pengadaan.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Negosiasi Strategis: Menguasai strategi dan taktik negosiasi yang canggih untuk berbagai skenario pengadaan.

• Persiapan Komprehensif: Mampu melakukan riset, analisis, dan perencanaan negosiasi yang matang.

• Koneksi Win-Win: Fokus pada pencapaian solusi yang saling menguntungkan (win-win) dengan supplier strategis.

• Pahami Kontrak: Mengidentifikasi elemen kunci, jenis, dan struktur kontrak pengadaan.

• Mitigasi Risiko Kontrak: Mampu menganalisis dan mengurangi risiko hukum dan komersial dalam kontrak.

• Manajemen Kinerja Kontrak: Efektif dalam memonitor, mengelola perubahan, dan mengevaluasi kinerja kontrak.

• Pencegahan Sengketa: Mengurangi potensi perselisihan melalui negosiasi yang jelas dan rumusan kontrak yang presisi.

• Optimalisasi Nilai: Mengintegrasikan hasil negosiasi dan kontrak untuk mencapai Total Cost of Ownership (TCO) terbaik.

• Pengambilan Keputusan Cerdas: Meningkatkan kualitas keputusan pengadaan melalui pemahaman negosiasi dan kontrak yang mendalam.

Target Peserta:

• Staf dan Manajer Procurement/Pembelian (Purchasing).

• Manajer dan Spesialis Kontrak.

• Manajer Proyek dan Project Engineer yang terlibat dalam negosiasi dan pengelolaan kontrak.

• Profesional Supply Chain dan Logistik.

• Staf Legal dan Kepatuhan (Compliance) yang terlibat dalam tinjauan kontrak.

• Siapa saja yang secara aktif terlibat dalam proses negosiasi dengan supplier atau bertanggung jawab atas penyusunan dan administrasi kontrak pengadaan.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Melakukan persiapan negosiasi yang komprehensif, termasuk analisis kebutuhan, riset pasar, dan penentuan BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).

• Mengaplikasikan berbagai strategi dan taktik negosiasi yang efektif untuk mencapai kesepakatan optimal dalam konteks pengadaan.

• Memahami struktur, elemen kunci, dan jenis-jenis kontrak pengadaan, serta dasar-dasar hukum kontrak yang relevan.

• Mengidentifikasi, menganalisis, dan merumuskan klausul-klausul kontrak yang esensial untuk melindungi kepentingan perusahaan dan memitigasi risiko.

• Mengelola administrasi kontrak secara proaktif, termasuk monitoring kinerja, penanganan perubahan, dan penyelesaian sengketa.

• Membangun hubungan jangka panjang yang strategis dengan supplier melalui negosiasi yang adil dan manajemen kontrak yang baik.

• Mengukur dampak negosiasi dan manajemen kontrak terhadap Total Cost of Ownership (TCO) dan nilai pengadaan secara keseluruhan.

• Merumuskan rencana aksi pribadi untuk terus meningkatkan kompetensi dalam negosiasi dan strategi kontrak pengadaan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Negosiasi Strategis dalam Pengadaan

• Sesi 1.1: Peran Kritis Negosiasi dalam Siklus Pengadaan

  • Negosiasi sebagai Alat Penciptaan Nilai: Beyond Harga – Kualitas, Layanan, Risiko.

  • Dampak Negosiasi yang Buruk pada Kinerja Pengadaan.

  • Tipe-tipe Negosiasi dalam Pengadaan (Harga, Syarat, Spesifikasi, SLA).

• Sesi 1.2: Prinsip Dasar Negosiasi: Posisi vs. Kepentingan

  • Memahami Konsep Win-Win (Integrative), Win-Lose (Distributive), dan Mengapa Win-Win Lebih Baik untuk Pengadaan.

  • Identifikasi BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) sebagai Kekuatan Negosiasi.

  • Kekuatan dalam Negosiasi: Informasi, Waktu, Otoritas, Alternatif.

• Sesi 1.3: Membangun Mindset Negosiator Pengadaan yang Efektif

  • Pentingnya Data-Driven Decision Making.

  • Mengelola Emosi dan Tetap Objektif.

  • Etika Negosiasi dalam Lingkungan Pengadaan.

Modul 2: Persiapan Negosiasi Komprehensif

• Sesi 2.1: Analisis Kebutuhan, Pasar, dan Lingkungan Supplier

  • Mendefinisikan Kebutuhan Internal dan Tujuan Pengadaan secara Jelas.

  • Riset Pasar: Struktur Pasar, Harga Benchmarking, Tren Industri.

  • Analisis Supplier: Kekuatan, Kelemahan, Kapasitas, Reputasi, Hubungan.

• Sesi 2.2: Merumuskan Strategi dan Taktik Negosiasi

  • Menentukan Target (Ideal), Tujuan (Must-Have), dan Batas Bawah (Walk-Away Point).

  • Mengembangkan Strategi Pembukaan, Konsesi, dan Kontra-Penawaran.

  • Menyiapkan Argumen dan Data Pendukung yang Kuat (termasuk HPS/OE).

• Sesi 2.3: Komunikasi Efektif dalam Negosiasi

  • Mendengarkan Aktif (Active Listening) dan Mengajukan Pertanyaan Kuat untuk Menggali Informasi.

  • Asertivitas: Menyampaikan Posisi dengan Jelas dan Tegas.

  • Pentingnya Komunikasi Non-Verbal dan Membaca Bahasa Tubuh.

Modul 3: Pelaksanaan Negosiasi & Penanganan Tantangan

• Sesi 3.1: Tahapan Proses Negosiasi

  • Pembukaan (Rapport Building, Agenda Setting).

  • Eksplorasi (Menggali Kepentingan, Memahami Masalah).

  • Tawar-Menawar (Making Concessions, Counter-Offers).

  • Penutupan (Securing Commitment).

• Sesi 3.2: Mengatasi Keberatan dan Taktik Negosiasi Sulit

  • Mengenali Berbagai Jenis Keberatan (Harga, Kualitas, Waktu, Risiko).

  • Teknik Mengatasi Keberatan: Reframe, Isolate, Clarify, Boomerang.

  • Menghadapi Taktik Negosiator Agresif atau Manipulatif (“Good Guy/Bad Guy”, “Limited Authority”).

• Sesi 3.3: Menyelesaikan Kebuntuan dan Konflik dalam Negosiasi

  • Strategi Memecah Kebuntuan: Brainstorming, Mengubah Variabel, Libatkan Pihak Ketiga.

  • Mengelola Emosi dan Mempertahankan Profesionalisme.

  • Role-Playing Intensif: Skenario Negosiasi Pengadaan.

Modul 4: Strategi Kontrak Pengadaan: Struktur & Klausul Kunci

• Sesi 4.1: Anatomi Kontrak Pengadaan & Prinsip Hukum Dasar

  • Struktur Kontrak (Pembukaan, Isi, Penutup).

  • Syarat Sahnya Kontrak dan Dasar Hukum (KUHPerdata).

  • Jenis-jenis Kontrak Pengadaan (Fixed Price, Cost-Plus, Time & Material, dll.) dan Pemilihan yang Tepat.

• Sesi 4.2: Merumuskan Klausul Krusial untuk Mitigasi Risiko

  • Klausul Lingkup Pekerjaan (SOW/KAK) dan Spesifikasi Teknis yang Jelas.

  • Klausul Harga, Pembayaran, dan Penyesuaian Harga.

  • Klausul Jadwal, Penalti, dan Bonus.

  • Klausul Garansi, Jaminan, dan Tanggung Jawab (Liability).

• Sesi 4.3: Klausul Penting Lainnya dan Aspek Legalitas

  • Force Majeure (Keadaan Memaksa), Anti-Bribery, Kerahasiaan.

  • Hukum yang Berlaku dan Mekanisme Penyelesaian Sengketa.

  • Intellectual Property Rights (IPR) dan Pengakhiran Kontrak.

  • Workshop Praktik: Analisis & Penyusunan Klausul Kontrak.

Modul 5: Manajemen Kontrak Pasca-Penandatanganan

• Sesi 5.1: Administrasi Kontrak Efektif

  • Prosedur Finalisasi, Penandatanganan, dan Pengarsipan Kontrak.

  • Sistem Manajemen Kontrak (CMS): Digitalisasi dan Optimalisasi.

  • Kick-off Meeting dan Komunikasi Awal dengan Supplier.

• Sesi 5.2: Monitoring Kinerja Kontrak & Pengelolaan Perubahan

  • Pengukuran Kinerja Supplier (KPIs, SLAs) sesuai Kontrak.

  • Prosedur Manajemen Perubahan (Change Order/Addendum) Lingkup, Jadwal, Harga.

  • Verifikasi Milestone dan Pembayaran.

• Sesi 5.3: Penanganan Klaim, Sengketa, dan Penutupan Kontrak

  • Prosedur Penanganan Klaim dari Pihak Ketiga atau Supplier.

  • Penyelesaian Sengketa Kontrak (Negosiasi, Mediasi, Arbitrase).

  • Prosedur Penutupan Kontrak (Closeout) dan Evaluasi Pasca-Proyek (Lesson Learned).

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Tanya Jawab Interaktif

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Studi Kasus Komprehensif: Dari Strategi Negosiasi hingga Pengelolaan Kontrak.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik untuk Peningkatan Keterampilan Negosiasi dan Strategi Kontrak.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Implementasi Pembelajaran.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional Pengadaan yang Andal dalam Negosiasi dan Strategi Kontrak.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata (Kasus Negosiasi & Kasus Kontrak)

• Intensive Role-Playing Skenario Negosiasi Pengadaan (dengan Feedback Instruktur)

• Workshop Praktik (Analisis Kontrak, Penyusunan Klausul Krusial, Persiapan Negosiasi)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk cakupan materi yang komprehensif, latihan intensif, dan pendalaman strategi)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik negosiasi serta strategi kontrak.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, role-playing, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Procurement Negotiation & Contracting Strategy Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement, Negosiasi, Hukum Kontrak, dan Project Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi senior (Procurement Manager/Contract Manager/Legal Counsel) yang terbukti dalam negosiasi dan pengelolaan kontrak-kontrak kompleks. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan teori dan strategi yang kompleks menjadi mudah dipahami, aplikatif, serta mampu memfasilitasi sesi role-playing yang realistis dan diskusi mendalam.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, simulasi negosiasi, dan analisis dokumen kontrak.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus, skenario negosiasi, dan contoh kontrak dengan jenis pengadaan, regulasi internal, serta tantangan spesifik perusahaan.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, role-playing (dengan breakout room), dan workshop analisis dokumen dapat difasilitasi secara virtual dengan tools kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Profesional pengadaan, manajer kontrak, project manager, staf legal, dan siapa saja yang terlibat dalam negosiasi dengan supplier atau bertanggung jawab atas kontrak pengadaan.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan menguasai strategi negosiasi untuk mencapai kesepakatan terbaik, mampu menyusun dan mengelola kontrak yang kokoh, memitigasi risiko, dan memastikan nilai optimal dari pengadaan.

• Apakah training ini hanya fokus pada teori?

  • Tidak, training ini sangat praktis, dengan penekanan kuat pada role-playing, studi kasus, dan workshop untuk memastikan peserta dapat langsung mengaplikasikan strategi yang dipelajari.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 3 hari efektif untuk cakupan materi yang komprehensif dan praktik yang memadai.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template persiapan negosiasi, contoh klausul kontrak, dan handout tambahan yang relevan.