Procurement Contract & Bidding Evaluation

Deskripsi Singkat Training Procurement Contract & Bidding Evaluation:

Keberhasilan pengadaan tidak hanya ditentukan oleh proses sourcing yang baik atau negosiasi yang efektif, tetapi juga pada kemampuan untuk menyusun dan mengelola kontrak secara cermat serta mengevaluasi penawaran dengan presisi. Training “Procurement Contract & Bidding Evaluation” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan mendalam mengenai aspek hukum dan praktis dalam manajemen kontrak pengadaan, serta metodologi dan teknik evaluasi penawaran yang objektif dan transparan. Anda akan belajar bagaimana memastikan kesepakatan yang mengikat secara hukum, memitigasi risiko kontrak, dan memilih penyedia yang tidak hanya menawarkan harga terbaik, tetapi juga nilai terbaik secara keseluruhan, sesuai dengan spesifikasi dan standar etika.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Kontrak: Menguasai elemen kunci, jenis, dan struktur kontrak pengadaan.

• Mitigasi Risiko Kontrak: Mampu mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko hukum dan komersial dalam kontrak.

• Evaluasi Penawaran Presisi: Menguasai metodologi dan teknik evaluasi penawaran (teknis & komersial) secara objektif.

• Kepatuhan Hukum: Memahami dasar-dasar hukum kontrak dan regulasi pengadaan yang relevan.

• Negosiasi Kontrak: Meningkatkan kemampuan negosiasi syarat dan ketentuan kontrak.

• Manajemen Kinerja Kontrak: Mampu memonitor dan mengelola kinerja kontrak pasca-penandatanganan.

• Pengambilan Keputusan Optimal: Menggunakan hasil evaluasi untuk membuat keputusan pengadaan yang informatif dan strategis.

• Transparansi & Akuntabilitas: Menerapkan proses evaluasi dan manajemen kontrak yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

• Pencegahan Sengketa: Mengurangi potensi sengketa kontrak melalui rumusan yang jelas dan manajemen yang proaktif.

Target Peserta:

• Staf dan Manajer Procurement/Pembelian (Purchasing) dan Kontrak.

• Manajer Proyek dan Project Engineer yang bertanggung jawab atas kontrak.

• Staf Legal dan Kepatuhan (Compliance) yang terlibat dalam tinjauan kontrak.

• Anggota Panitia Pengadaan/Tender dan Tim Evaluasi.

• Staf Teknis yang menyusun spesifikasi dan terlibat dalam evaluasi teknis.

• Profesional di bidang Kontraktor, Konsultan, atau Supplier yang ingin memahami proses evaluasi pembeli.

• Siapa saja yang memiliki tanggung jawab dalam penyusunan kontrak, evaluasi penawaran, dan pengelolaan pasca-kontrak.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan struktur, elemen kunci, dan jenis-jenis kontrak pengadaan yang umum digunakan.

• Memahami dasar-dasar hukum kontrak yang relevan dengan pengadaan barang/jasa.

• Merumuskan kriteria evaluasi penawaran (teknis dan komersial) yang objektif dan terukur.

• Mengaplikasikan metodologi dan teknik evaluasi penawaran secara sistematis dan transparan.

• Melakukan analisis risiko kontrak dan merumuskan strategi mitigasinya.

• Mengidentifikasi potensi isu hukum dan komersial dalam draft kontrak.

• Mengelola kinerja kontrak (monitoring, penanganan perubahan, klaim) pasca-penandatanganan.

• Memastikan kepatuhan terhadap standar etika dan regulasi dalam seluruh proses evaluasi dan manajemen kontrak.

• Menggunakan informasi hasil evaluasi untuk pengambilan keputusan pengadaan yang optimal.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Kontrak Pengadaan & Aspek Legalitas

• Sesi 1.1: Definisi, Tujuan, dan Peran Kontrak dalam Pengadaan

  • Mengapa Kontrak Sangat Penting: Landasan Hukum dan Komitmen Bisnis.

  • Keterkaitan Kontrak dengan Dokumen Pengadaan Lain (Spesifikasi, HPS, Penawaran).

  • Jenis-jenis Kontrak Pengadaan (Fixed Price, Cost-Plus, Time & Material, Unit Price).

• Sesi 1.2: Dasar-dasar Hukum Kontrak di Indonesia

  • Pengantar Hukum Perikatan dan Syarat Sahnya Kontrak (KUHPerdata).

  • Aspek Penting dalam Kontrak: Para Pihak, Objek, Klausul Utama.

  • Regulasi Khusus Pengadaan (misal: Perpres Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).

• Sesi 1.3: Struktur & Elemen Kunci dalam Kontrak Pengadaan

  • Bagian-bagian Kontrak: Pembukaan, Isi (Klausul), Penutup.

  • Klausul Penting: Lingkup Pekerjaan, Harga & Pembayaran, Jadwal, Penalti, Force Majeure, Hukum yang Berlaku, Penyelesaian Sengketa.

  • Pentingnya Kejelasan, Ketepatan, dan Konsistensi Bahasa Kontrak.

Modul 2: Evaluasi Penawaran: Metodologi & Teknik

• Sesi 2.1: Prinsip Dasar dan Persiapan Evaluasi Penawaran

  • Prinsip Evaluasi: Transparan, Objektif, Akuntabel, Adil, Tidak Diskriminatif.

  • Pentingnya Kriteria Evaluasi yang Jelas dan Terukur.

  • Peran Tim/Panitia Evaluasi dan Independensinya.

• Sesi 2.2: Evaluasi Administrasi dan Kualifikasi Penyedia

  • Pemeriksaan Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen Administratif.

  • Evaluasi Persyaratan Kualifikasi (Legalitas, Finansial, Pengalaman, Sumber Daya).

  • Penanganan Dokumen yang Tidak Lengkap atau Tidak Memenuhi Syarat.

• Sesi 2.3: Evaluasi Teknis Penawaran

  • Kriteria Evaluasi Teknis (Spesifikasi, Metodologi, Jadwal, Kualifikasi Personil, Garansi).

  • Metode Evaluasi Teknis (Sistem Gugur, Sistem Nilai/Pembobotan).

  • Pentingnya Klarifikasi Teknis dengan Peserta Tender.

  • Workshop Praktik: Simulasi Evaluasi Teknis Sederhana.

Modul 3: Evaluasi Harga & Total Cost of Ownership (TCO)

• Sesi 3.1: Evaluasi Harga/Komersial Penawaran

  • HPS/OE sebagai Batas Maksimum dan Acuan Kewajaran Harga.

  • Teknik Pemeriksaan Kewajaran Harga (Unit Price Analysis, Current Market Price).

  • Penanganan Penawaran di Atas atau Jauh di Bawah HPS.

  • Pentingnya Klarifikasi Harga/Komersial.

• Sesi 3.2: Analisis Total Cost of Ownership (TCO)

  • Konsep TCO: Beyond Purchase Price – Biaya Akuisisi, Operasi, Pemeliharaan, Disposal.

  • Metodologi Perhitungan TCO untuk Pengambilan Keputusan Jangka Panjang.

  • Studi Kasus: Penerapan TCO dalam Evaluasi Penawaran.

• Sesi 3.3: Integrasi Evaluasi Teknis & Harga

  • Metode Evaluasi Gabungan (Sistem Nilai, Ambang Batas, Perbandingan Harga Terbaik).

  • Pembobotan Kriteria Teknis dan Harga.

  • Menyusun Laporan Hasil Evaluasi yang Objektif dan Mendukung Pengambilan Keputusan.

Modul 4: Mitigasi Risiko & Negosiasi Kontrak

• Sesi 4.1: Identifikasi & Mitigasi Risiko dalam Kontrak Pengadaan

  • Jenis-jenis Risiko Kontrak (Kinerja, Hukum, Keuangan, Reputasi).

  • Klausul Kontrak sebagai Alat Mitigasi Risiko (Penalti, Indemnity, Asuransi, Force Majeure).

  • Pentingnya Due Diligence Terhadap Calon Penyedia.

• Sesi 4.2: Negosiasi Syarat & Ketentuan Kontrak

  • Persiapan Negosiasi Kontrak: Menentukan Tujuan dan Batas.

  • Teknik Negosiasi untuk Klausul Kontrak Kritis (Harga, Jadwal, Syarat Pembayaran, SLA).

  • Memastikan Kesepakatan Akhir Sesuai dengan Hasil Evaluasi.

• Sesi 4.3: Finalisasi & Penandatanganan Kontrak

  • Review Final Draft Kontrak oleh Pihak Terkait (Legal, Keuangan, Pengguna).

  • Prosedur Tanda Tangan Kontrak yang Sah.

  • Manajemen Dokumen Kontrak (Penyimpanan, Distribusi).

Modul 5: Manajemen Kontrak Pasca-Penandatanganan

• Sesi 5.1: Pengelolaan Kinerja Kontrak (Contract Administration)

  • Monitoring Pelaksanaan Kontrak: Kualitas, Jadwal, Lingkup.

  • Verifikasi Milestone Pembayaran.

  • Audit Kepatuhan Kontrak.

• Sesi 5.2: Penanganan Perubahan, Klaim, dan Sengketa Kontrak

  • Prosedur Pengajuan dan Persetujuan Perubahan Kontrak (Addendum/Amandemen).

  • Mekanisme Penanganan Klaim dan Perselisihan Awal.

  • Opsi Penyelesaian Sengketa (Negosiasi, Mediasi, Arbitrase, Litigasi).

• Sesi 5.3: Penutupan Kontrak & Evaluasi Akhir

  • Prosedur Serah Terima Akhir Barang/Jasa.

  • Penyelesaian Kewajiban (Pembayaran, Garansi).

  • Evaluasi Kinerja Kontrak Secara Keseluruhan (Lesson Learned).

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Tanya Jawab Interaktif

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi.

  • Analisis Studi Kasus Komprehensif: Dari RFP hingga Penutupan Kontrak.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area Spesifik di Mana Peserta Akan Menerapkan Pembelajaran.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Meningkatkan Keterampilan dalam Evaluasi Penawaran dan Manajemen Kontrak.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional Pengadaan yang Andal dalam Aspek Kontrak dan Evaluasi.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Jenis Kontrak dan Skenario Evaluasi.

• Workshop Praktik Evaluasi Penawaran (Teknis & Komersial) Menggunakan Contoh Kasus.

• Analisis Contoh Dokumen Kontrak dan Klausul Kritis.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2-3 Hari Efektif (2 hari untuk fokus pada inti, 3 hari jika ingin pendalaman lebih pada aspek legal & kasus kompleks)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik evaluasi penawaran serta manajemen kontrak.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan workshop praktik evaluasi.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Procurement Contract & Bidding Evaluation Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement, Hukum Kontrak, dan Project Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi senior pengadaan atau konsultan legal yang spesialis dalam kontrak komersial. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan materi hukum yang kompleks menjadi mudah dipahami, serta mampu memandu sesi praktik evaluasi dan analisis kontrak yang realistis dan aplikatif.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam dan latihan analisis dokumen.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus, contoh kontrak, dan kriteria evaluasi dengan jenis pengadaan, regulasi internal, serta tantangan spesifik perusahaan.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, dan workshop analisis dokumen dapat difasilitasi secara virtual dengan shared screen dan tools kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Profesional pengadaan dan kontrak, project manager, staf legal, tim evaluasi tender, dan siapa saja yang terlibat dalam penyusunan kontrak atau evaluasi penawaran.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu mengevaluasi penawaran secara objektif, menyusun dan mengelola kontrak dengan baik, memitigasi risiko hukum, dan mencapai hasil pengadaan yang optimal.

• Apakah training ini hanya fokus pada teori hukum?

  • Tidak, training ini mengkombinasikan teori hukum dengan aplikasi praktis dalam evaluasi penawaran dan administrasi kontrak sehari-hari.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik evaluasi penawaran, dan analisis dokumen kontrak.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2-3 hari efektif, tergantung kedalaman materi yang diinginkan.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template evaluasi, contoh klausul kontrak, dan handout tambahan yang relevan.