Man Power Analysis & Workload Analysis

Deskripsi Singkat Training Man Power Analysis & Workload Analysis:

Menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat sangat krusial untuk efisiensi operasional dan keberhasilan bisnis. Namun, penetapan kebutuhan tenaga kerja yang akurat seringkali menjadi tantangan, karena harus berbasis data beban kerja yang riil. Training “Man Power Analysis & Workload Analysis” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan, metodologi, dan keterampilan praktik yang komprehensif untuk melakukan analisis beban kerja (Workload Analysis – WLA) dan menterjemahkannya menjadi analisis kebutuhan tenaga kerja (Man Power Analysis – MPA) yang tepat. Anda akan mempelajari cara mengukur volume dan kompleksitas pekerjaan, menentukan standar waktu dan produktivitas, menghitung kebutuhan FTE (Full-Time Equivalent), serta menggunakan hasil analisis ini untuk perencanaan tenaga kerja, budgeting, rekrutmen, dan peningkatan efisiensi organisasi. Jadilah profesional yang mampu memastikan organisasi memiliki “orang yang tepat dalam jumlah yang tepat di tempat yang tepat” berbasis data yang valid!

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Perencanaan Tenaga Kerja Akurat: Mampu menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan secara objektif berbasis beban kerja.

• Efisiensi Operasional: Mengidentifikasi area dengan beban kerja yang tidak seimbang (overload atau underload) dan peluang peningkatan efisiensi.

• Budgeting Tenaga Kerja Tepat: Menyusun anggaran tenaga kerja yang lebih akurat berdasarkan kebutuhan riil.

• Struktur Organisasi Ideal: Mendapatkan insight untuk perbaikan struktur organisasi dan pembagian tugas.

• Pengambilan Keputusan HR Berbasis Data: Menggunakan hasil analisis untuk mendukung keputusan di area Rekrutmen, Penempatan, Perencanaan Karir, dan Pengelolaan Kinerja.

• Fairness dalam Pembagian Kerja: Berkontribusi pada pembagian beban kerja yang lebih adil di antara karyawan.

• Produktivitas Meningkat: Memahami faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas dan cara mengukurnya.

• Mengurangi Biaya Tenaga Kerja: Menghindari kelebihan tenaga kerja (overstaffing) yang tidak perlu.

• Kontribusi Strategis: Meningkatkan peran fungsi HR dan Operasi dalam perencanaan strategis organisasi.

Target Peserta:

• Profesional dan Spesialis di Departemen Sumber Daya Manusia (HR), khususnya di bidang Manpower Planning, HR Analytics, Organization Development, Compensation & Benefit, atau HR Business Partner.

• Manajer Operasi (Operations Manager) dan Manajer Produksi.

• Kepala Departemen atau Unit Kerja yang bertanggung jawab atas pengelolaan tim dan beban kerja.

• Analis Bisnis (Business Analyst) yang terlibat dalam studi efisiensi dan produktivitas.

• Tim Perencanaan Strategis dan Anggaran.

• Konsultan Manajemen atau HR.

• Siapa saja yang memiliki tanggung jawab atau ingin mendalami metodologi Analisis Beban Kerja dan Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan konsep, tujuan, dan pentingnya Workload Analysis (WLA) dan Man Power Analysis (MPA) dalam konteks perencanaan tenaga kerja dan efisiensi organisasi.

• Memahami hubungan antara beban kerja (workload) dan kebutuhan tenaga kerja (manpower).

• Menguasai berbagai metode Workload Analysis (misalnya, Time Study, Expert Estimation, Formula-Based) dan memilih metode yang paling sesuai untuk konteks yang berbeda.

• Melakukan pengumpulan data Workload Analysis secara sistematis.

• Melakukan perhitungan dan analisis data Workload Analysis untuk menentukan beban kerja dan standar waktu.

• Menguasai metodologi Man Power Analysis untuk menterjemahkan beban kerja menjadi kebutuhan jumlah dan jenis tenaga kerja (FTE).

• Melakukan perhitungan kebutuhan FTE berdasarkan hasil WLA.

• Mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan (Manpower Forecasting).

• Menggunakan hasil WLA/MPA untuk mendukung keputusan perencanaan tenaga kerja, budgeting, rekrutmen, struktur organisasi, dan peningkatan efisiensi.

• Mengidentifikasi tantangan umum dalam pelaksanaan WLA/MPA dan strategi mitigasinya.

• Menyusun rencana aksi pribadi/tim untuk menerapkan proses WLA/MPA di organisasi mereka.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Perencanaan Tenaga Kerja Berbasis Data

• Sesi 1.1: Mengapa Perencanaan Tenaga Kerja Itu Penting?

  • Dampak Kelebihan (Overstaffing) vs. Kekurangan Tenaga Kerja (Understaffing) pada Bisnis (Biaya, Produktivitas, Moral).

  • Menyelaraskan Tenaga Kerja dengan Strategi dan Tujuan Bisnis.

• Sesi 1.2: Pengantar Workload Analysis (WLA) & Man Power Analysis (MPA)

  • Definisi WLA: Mengukur Jumlah dan Jenis Pekerjaan yang Dilakukan.

  • Definisi MPA: Menentukan Jumlah dan Jenis Tenaga Kerja yang Dibutuhkan.

  • Hubungan Krusial: WLA Sebagai Input Utama untuk MPA.

• Sesi 1.3: Lingkup & Manfaat WLA/MPA yang Efektif

  • Aplikasi WLA/MPA di Berbagai Fungsi Bisnis (Produksi, Layanan Pelanggan, Administrasi, Sales, dll.).

  • Manfaat bagi Organisasi dan Karyawan.

Modul 2: Workload Analysis (WLA): Mengukur Beban Kerja

• Sesi 2.1: Langkah-langkah dalam Workload Analysis

  • Mendefinisikan Tujuan & Ruang Lingkup WLA.

  • Mengidentifikasi Proses Bisnis & Tugas Kunci.

  • Memilih Metode WLA.

  • Mengumpulkan & Menganalisis Data Beban Kerja.

• Sesi 2.2: Metode Workload Analysis (Bagian 1)

  • Metode Berbasis Riwayat Data (Historical Data Method): Menggunakan Data Output/Aktivitas Masa Lalu.

  • Metode Benchmarking: Membandingkan Beban Kerja dengan Organisasi Serupa.

  • Metode Estimasi Ahli (Expert Estimation): Mendapatkan Perkiraan dari Pakar.

  • Kelebihan dan Keterbatasan Metode Ini.

• Sesi 2.3: Metode Workload Analysis (Bagian 2)

  • Metode Studi Waktu (Time Study): Mengukur Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Tugas (Sampling, Observasi Langsung – Pengantar).

  • Metode Berbasis Formula (Formula-Based Method): Menggunakan Rasio Output per Individu.

  • Metode Kuesioner Beban Kerja.

  • Kelebihan dan Keterbatasan Metode Ini.

• Sesi 2.4: Mengumpulkan Data Workload yang Akurat

  • Sumber Data Primer & Sekunder untuk WLA.

  • Menyusun Instrumen Pengumpulan Data (Formulir Observasi, Kuesioner).

  • Memastikan Akurasi dan Konsistensi Data.

  • Workshop Praktik: Merancang Kerangka Pengumpulan Data WLA Sederhana.

Modul 3: Man Power Analysis (MPA): Menentukan Kebutuhan Tenaga Kerja

• Sesi 3.1: Dari Workload ke Kebutuhan Tenaga Kerja

  • Menghubungkan Hasil WLA dengan Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan.

  • Konsep Standar Produktivitas (Standard Productivity Rate).

• Sesi 3.2: Menghitung Kebutuhan Full-Time Equivalent (FTE)

  • Apa Itu FTE? Menstandarkan Unit Tenaga Kerja.

  • Perhitungan FTE Berdasarkan Beban Kerja dan Standar Produktivitas.

  • Mempertimbangkan Waktu Kerja Efektif per Individu (Absensi, Cuti, Waktu Tidak Produktif).

  • Workshop Praktik: Menghitung Kebutuhan FTE Berdasarkan Studi Kasus WLA.

• Sesi 3.3: Manpower Forecasting: Meramalkan Kebutuhan Masa Depan

  • Mengidentifikasi Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan (Pertumbuhan Bisnis, Perubahan Teknologi, Perubahan Proses, Turnover, Pensiun).

  • Metode Forecasting Sederhana (Trend Analysis, Ratio Analysis, Scenario Planning – Pengantar Konsep).

Modul 4: Data, Analisis, & Hasil WLA/MPA

• Sesi 4.1: Mengolah & Menganalisis Data WLA/MPA

  • Menggunakan Spreadsheet (Excel) atau Tool Analisis Dasar untuk Perhitungan.

  • Menganalisis Rata-rata, Variasi, dan Tren.

  • Membandingkan Beban Kerja Aktual dengan Kapasitas Tenaga Kerja Saat Ini.

  • Mengidentifikasi Area dengan Beban Kerja Berlebih atau Kurang.

  • Workshop Praktik: Menganalisis Data WLA/MPA Sederhana & Mengidentifikasi Gap.

• Sesi 4.2: Menyajikan Hasil WLA/MPA

  • Menyusun Laporan Analisis yang Jelas (Metodologi, Temuan, Rekomendasi).

  • Menggunakan Visualisasi Data (Grafik, Tabel) untuk Mengkomunikasikan Beban Kerja dan Kebutuhan.

• Sesi 4.3: Mengkomunikasikan Hasil Kepada Stakeholder

  • Menyajikan Temuan Kepada Manajemen, Kepala Departemen, dan Karyawan.

  • Menjelaskan Rasional di Balik Kebutuhan Tenaga Kerja.

Modul 5: Menggunakan Hasil WLA/MPA untuk Pengambilan Keputusan Bisnis & HR

• Sesi 5.1: Perencanaan Tenaga Kerja & Budgeting

  • Menentukan Rencana Rekrutmen Berdasarkan Kebutuhan FTE di Masa Depan.

  • Menggunakan Hasil WLA/MPA untuk Menyusun Anggaran Gaji dan Benefit.

• Sesi 5.2: Optimasi Proses Bisnis & Peningkatan Efisiensi

  • Mengidentifikasi Botol Leher (Bottlenecks) dalam Proses yang Mempengaruhi Beban Kerja.

  • Mengusulkan Perbaikan Proses untuk Mengurangi Beban Kerja atau Meningkatkan Produktivitas.

• Sesi 5.3: Struktur Organisasi & Pembagian Tugas

  • Menggunakan Hasil WLA/MPA untuk Mengevaluasi Struktur Organisasi yang Ada (Span of Control).

  • Menyusun Pembagian Tugas yang Lebih Seimbang Berdasarkan Beban Kerja.

  • Menentukan Kebutuhan Jabatan Baru atau Menggabungkan Tugas.

• Sesi 5.4: Link WLA/MPA dengan Fungsi HR Lain

  • Rekrutmen (Jumlah Posisi yang Dibutuhkan).

  • Desain Jabatan (Job Design) & Analisis Jabatan (Job Analysis) (Menentukan Tugas dan Tanggung Jawab).

  • Manajemen Kinerja (Menetapkan Ekspektasi Output).

  • Pelatihan & Pengembangan (Mengatasi Gap Keterampilan yang Mempengaruhi Produktivitas).

Modul 6: Implementasi WLA/MPA & Mengelola Tantangan

• Sesi 6.1: Proses Pelaksanaan Studi WLA/MPA di Organisasi

  • Pembentukan Tim Analisis.

  • Perencanaan Proyek WLA/MPA.

  • Pilot Study (Jika Perlu).

• Sesi 6.2: Tantangan Umum dalam WLA/MPA & Strategi Mitigasi

  • Data Tidak Akurat atau Tidak Lengkap.

  • Resistensi dari Karyawan atau Manajer.

  • Subjektivitas dalam Pengukuran Beban Kerja.

  • Memastikan Standar Waktu yang Realistis.

  • Mengelola Perubahan dalam Lingkungan Kerja.

• Sesi 6.3: Membangun Kapabilitas Internal dalam WLA/MPA

  • Melatih Staf Internal untuk Melakukan Analisis.

  • Menyusun Prosedur dan Panduan WLA/MPA Internal.

Modul 7: Studi Kasus Komprehensif & Rencana Aksi Spesialis

• Sesi 7.1: Studi Kasus Nyata WLA/MPA

  • Menganalisis Studi Kasus Komprehensif yang Melibatkan Seluruh Siklus WLA/MPA dari Pengumpulan Data hingga Aplikasi Hasil di Organisasi.

  • Diskusi Mendalam Mengenai Metodologi yang Digunakan, Tantangan, dan Hasilnya.

• Sesi 7.2: Workshop Praktik Integratif WLA/MPA

  • Peserta Bekerja dalam Kelompok untuk Menganalisis Studi Kasus Data yang Lebih Lengkap dan Menyusun Rekomendasi Berbasis Hasil Analisis.

• Sesi 7.3: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim (Sebagai Spesialis)

  • Mengidentifikasi Area di Organisasi Peserta yang Membutuhkan Studi WLA/MPA.

  • Menentukan Metode WLA/MPA yang Paling Sesuai.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret untuk Memulai atau Meningkatkan Inisiatif WLA/MPA.

  • Menentukan Sumber Daya, Tim, dan Dukungan yang Dibutuhkan.

  • Workshop Praktik: Menyusun Kerangka Rencana Aksi Program WLA/MPA.

• Sesi 7.4: Evaluasi & Penutup

  • Tanya Jawab Terakhir.

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci: WLA/MPA Adalah Alat Strategis untuk Efisiensi dan Perencanaan Tenaga Kerja yang Unggul.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok Mendalam.

• Studi Kasus Nyata Penerapan WLA/MPA di Berbagai Industri.

• Workshop Praktik Intensif (merancang kerangka pengumpulan data WLA, menghitung FTE dari studi kasus, menganalisis data sederhana, menyusun kerangka rencana aksi program WLA/MPA).

• Analisis Contoh Laporan WLA/MPA.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim.

Durasi Training:

• 3-4 Hari Efektif (Sangat Direkomendasikan 4 hari untuk memungkinkan waktu yang cukup untuk workshop praktik yang sangat intensif pada berbagai metode WLA/MPA, studi kasus yang bervariasi, dan diskusi mendalam yang krusial untuk penguasaan keterampilan Spesialis).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep, metodologi, dan terminologi WLA/MPA.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan workshop.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik Intensif (Kemampuan Mengaplikasikan Metodologi & Perhitungan pada Studi Kasus).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Man Power Analysis & Workload Analysis Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang sangat berpengalaman di bidang Human Resources, khususnya Manpower Planning, Organization Development, Compensation & Benefit, atau sebagai Konsultan Manajemen SDM/Operasi, dengan spesialisasi dan rekam jejak yang terbukti dalam pelaksanaan Workload Analysis dan Man Power Planning. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi senior atau konsultan yang telah memimpin studi WLA/MPA skala besar di berbagai industri. Instruktur memiliki keahlian dalam menjelaskan metodologi yang kompleks secara terstruktur dan mudah dipahami, membimbing workshop praktik yang intensif, memberikan feedback yang spesifik, dan berbagi wawasan berdasarkan pengalaman nyata untuk membangun kapabilitas spesialis peserta.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk presentasi, diskusi strategis mendalam, dan workshop praktik intensif.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Komputer/laptop (jika diperlukan untuk workshop analisis data).

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian studi kasus, analisis data, dan diskusi dengan struktur organisasi, jenis jabatan/pekerjaan, proses operasional, dan tantangan spesifik di perusahaan klien. Workshop praktik dapat menggunakan contoh data/situasi nyata dari perusahaan klien (dengan penyesuaian untuk kerahasiaan), sehingga pembelajaran sangat aplikatif dan rencana aksi yang dihasilkan dapat langsung diimplementasikan.

• Online Training (Interaktif): Training Man Power Analysis & Workload Analysis dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik (perhitungan, analisis data, penyusunan kerangka rencana) dapat difasilitasi secara virtual menggunakan breakout room, shared screen, dan fitur kolaborasi (misal: shared spreadsheet untuk perhitungan). (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Profesional HR di area perencanaan tenaga kerja, OrgDev, C&B, atau HRBP, serta manajer operasional dan pimpinan departemen yang bertanggung jawab atas tim.

• Apakah training ini bersifat sangat teknis?

  • Training ini mencakup aspek teknis dalam metodologi pengukuran dan perhitungan (misalnya, FTE, analisis data dasar), tetapi fokusnya adalah pada aplikasi metodologi tersebut untuk perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis/HR. Tidak memerlukan latar belakang statistik atau teknis IT yang mendalam.

• Apakah training ini spesifik untuk industri tertentu?

  • Metodologi WLA/MPA bersifat universal dan dapat diterapkan di berbagai industri (manufaktur, layanan, retail, dll.). Studi kasus akan diambil dari berbagai industri, namun dapat disesuaikan untuk in-house training.

• Apakah training ini akan mengajarkan penggunaan software spesifik?

  • Training ini bersifat vendor-agnostic. Workshop praktik akan menggunakan tool dasar yang umum diakses (misalnya, spreadsheet) untuk ilustrasi perhitungan dan analisis.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif dan praktik intensif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, banyak workshop praktik (perhitungan, analisis), dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal adalah 3-4 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif, termasuk sesi praktik dan workshop virtual.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template untuk workshop (pengumpulan data WLA, perhitungan FTE, analisis data, rencana aksi), dan handout tambahan yang relevan.