Make New Employee Orientation A Success

Deskripsi Singkat Training Make New Employee Orientation A Success:

Sambutan hangat dan proses integrasi yang mulus bagi karyawan baru (orientasi/onboarding) adalah momen krusial yang menentukan persepsi mereka terhadap perusahaan, tingkat keterlibatan awal, dan bahkan retensi jangka panjang. Lebih dari sekadar administrasi, orientasi adalah investasi dalam masa depan karyawan dan keberhasilan tim. Training “Make New Employee Orientation A Success” ini dirancang untuk membekali tim Anda dengan kerangka kerja dan keterampilan esensial untuk merancang, melaksanakan, dan mengelola program orientasi yang tidak hanya informatif, tetapi juga menarik, relevan, dan efektif dalam mengintegrasikan karyawan baru ke dalam budaya dan tim perusahaan. Pelajari cara mendefinisikan tujuan yang jelas, menyusun konten yang tepat, melibatkan manajer dan tim, mengelola logistik, serta mengevaluasi dampak program Anda untuk memastikan setiap karyawan baru memulai dengan langkah yang tepat menuju kesuksesan.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Orientasi Berdampak: Mampu merancang program orientasi yang meninggalkan kesan positif dan efektif mengintegrasikan karyawan baru.

• Integrasi Cepat: Mempercepat proses adaptasi dan produktivitas karyawan baru.

• Retensi Meningkat: Berkontribusi pada peningkatan tingkat retensi karyawan baru di masa-masa awal bekerja.

• Budaya Positif: Memanfaatkan orientasi untuk menanamkan nilai dan budaya perusahaan sejak hari pertama.

• Keterlibatan Stakeholder: Menguasai cara melibatkan manajer, tim, dan departemen lain dalam proses orientasi/onboarding.

• Efisiensi Proses: Mengelola logistik dan administrasi orientasi secara lebih efisien.

• Pengukuran Efektivitas: Mampu mengevaluasi keberhasilan program orientasi dan mengidentifikasi area perbaikan.

• Citra Perusahaan Unggul: Berkontribusi pada reputasi perusahaan sebagai tempat kerja yang peduli terhadap karyawan baru.

• Pengalaman Karyawan Positif: Meningkatkan pengalaman karyawan baru secara keseluruhan sejak momen pertama mereka bergabung.

Target Peserta:

• Profesional dan Staf di Departemen Sumber Daya Manusia (HR), khususnya di area L&D, Talent Management, atau Generalist.

• Manajer HR (HR Manager).

• Staf Administrasi atau Umum (GA) yang terlibat dalam logistik orientasi.

• Staf IT yang terlibat dalam penyiapan sistem dan fasilitas untuk karyawan baru.

• Manajer Lini Pertama hingga Manajer Senior yang menerima karyawan baru di timnya.

• Supervisor dan Team Leader yang memiliki peran dalam onboarding tim baru.

• Siapa saja yang bertanggung jawab atas perancangan, pelaksanaan, pengelolaan, atau penyempurnaan program orientasi karyawan baru.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan pentingnya program orientasi dan dampaknya pada karyawan baru dan organisasi.

• Memahami perspektif dan kebutuhan karyawan baru di awal masa kerja.

• Menetapkan tujuan program orientasi yang jelas dan terukur.

• Merancang struktur dan konten program orientasi yang komprehensif dan relevan.

• Mengidentifikasi dan memilih metode penyampaian orientasi yang efektif (presentasi, workshop, e-learning, dll.).

• Merencanakan proses orientasi mulai dari pra-bergabung (pre-boarding) hingga masa integrasi awal.

• Menentukan peran dan tanggung jawab berbagai pihak (HR, Manajer, Tim, Lainnya) dalam siklus orientasi.

• Mengelola logistik dan administrasi program orientasi secara efisien.

• Merancang metode dasar untuk mengumpulkan feedback dan mengevaluasi efektivitas program orientasi.

• Mengidentifikasi area perbaikan dan menyusun rencana aksi untuk program orientasi di organisasi mereka.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Orientasi yang Sukses: Mengapa Ini Krusial?

• Sesi 1.1: Apa Itu Orientasi Karyawan Baru? Lebih dari Sekadar Administrasi

  • Definisi Orientasi (Onboarding) dan Ruang Lingkupnya.

  • Tujuan Utama Program Orientasi (Integrasi, Sosialisasi, Produktivitas, Retensi).

• Sesi 1.2: Mengapa Orientasi yang Baik Sangat Penting?

  • Dampak Orientasi Terhadap Keterlibatan, Produktivitas, dan Retensi Karyawan Baru.

  • Menciptakan Kesan Pertama yang Positif pada Merek Perusahaan Sebagai Employer.

  • Biaya Kegagalan Orientasi (Turnover Dini, Produktivitas Rendah).

• Sesi 1.3: Memahami Perspektif Karyawan Baru

  • Ekspektasi Karyawan Baru.

  • Tantangan Umum yang Dihadapi Karyawan Baru (Gugup, Merasa Tersesat, Memahami Budaya).

  • Pentingnya Pengalaman yang Mendukung dan Menyambut.

Modul 2: Merancang Program Orientasi: Tujuan, Struktur, & Konten

• Sesi 2.1: Menetapkan Tujuan Program Orientasi yang Jelas

  • Menyelaraskan Tujuan Orientasi dengan Sasaran Bisnis dan Budaya Perusahaan.

  • Menyusun Tujuan yang Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu (SMART Orientation Objectives).

  • Apa yang Harus Diketahui, Dipahami, dan Dilakukan Karyawan Baru Setelah Orientasi?

• Sesi 2.2: Menyusun Struktur & Alur Program Orientasi

  • Memecah Konten Menjadi Sesi-sesi yang Logis dan Terstruktur.

  • Merancang Alur Pembelajaran yang Progresif (Dari Umum ke Spesifik).

  • Menentukan Durasi Program yang Sesuai (Dari Satu Hari Hingga Beberapa Bulan).

• Sesi 2.3: Menentukan Konten Kunci Program Orientasi

  • Informasi Organisasi (Visi, Misi, Nilai, Struktur).

  • Informasi Departemen (Peran Departemen, Tim, Tujuan).

  • Informasi Jabatan (Tugas, Tanggung Jawab, Ekspektasi Kinerja Awal).

  • Informasi HR & Administrasi (Kebijakan, Benefit, Prosedur).

  • Informasi Sistem & Fasilitas (IT Access, Peralatan, Area Kerja).

  • Informasi Budaya Perusahaan (Norma, Etiket, Cara Kerja).

• Sesi 2.4: Menyusun Jadwal & Rencana Orientasi Harian/Mingguan

  • Membuat Timeline Aktivitas Kunci untuk Karyawan Baru.

  • Workshop Praktik: Menyusun Draf Tujuan & Kerangka Struktur Program Orientasi.

Modul 3: Metode Penyampaian & Mengembangkan Materi Orientasi

• Sesi 3.1: Memilih Metode Penyampaian yang Efektif

  • Presentasi Tatap Muka, Workshop Interaktif, E-Learning, Video, Guided Tour, Pembelajaran Mandiri.

  • Memilih Metode yang Sesuai dengan Konten, Audiens, Anggaran, dan Sumber Daya.

• Sesi 3.2: Mengembangkan Materi Orientasi yang Menarik

  • Menyusun Slide Presentasi yang Jelas dan Visual.

  • Membuat Buku Panduan Karyawan Baru (Employee Handbook) yang Mudah Dibaca.

  • Menyiapkan Video atau Tutorial Singkat.

  • Dasar-dasar Penyampaian Informasi yang Menarik (Jika Peserta Termasuk yang Akan Menyampaikan).

• Sesi 3.3: Menggunakan Teknologi dalam Orientasi

  • Platform E-Learning untuk Pre-boarding atau Materi Self-paced.

  • Tools Kolaborasi Online untuk Interaksi Tim.

  • Virtual Tour atau Sesi Online untuk Tim yang Tersebar.

Modul 4: Proses Orientasi: Dari Pra-Bergabung Hingga Integrasi Awal

• Sesi 4.1: Tahap Pra-Bergabung (Pre-boarding)

  • Menjaga Komunikasi dengan Calon Karyawan Setelah Menerima Tawaran.

  • Menyelesaikan Administrasi Awal.

  • Memberikan Akses ke Informasi Dasar atau Platform E-Learning Awal.

  • Menyiapkan Fasilitas Kerja (Email, Laptop, Area Kerja) Sebelum Hari Pertama.

• Sesi 4.2: Hari Pertama & Minggu Pertama yang Krusial

  • Proses Sambutan Resmi (Welcome Session).

  • Pengenalan ke Tim dan Area Kerja.

  • Sesi Penting yang Harus Dilakukan di Hari-hari Awal.

  • Menangani Pertanyaan dan Dukungan di Minggu Pertama.

  • Workshop Praktik: Merancang Pengalaman Hari Pertama yang Ideal.

• Sesi 4.3: Orientasi yang Berkelanjutan (Extended Onboarding)

  • Mengapa Orientasi Tidak Berhenti di Minggu Pertama.

  • Check-in Berkala (Mingguan/Bulanan) Oleh HR dan Manajer.

  • Penugasan Proyek Awal atau Mentor.

  • Integrasi ke dalam Budaya Tim/Perusahaan Lebih Dalam.

Modul 5: Melibatkan Stakeholder Kunci & Mengelola Logistik

• Sesi 5.1: Peran HR dalam Orientasi

  • Perancangan dan Pengelolaan Program Keseluruhan.

  • Koordinasi Lintas Departemen.

  • Penyampaian Informasi Perusahaan dan HR.

  • Mendukung Karyawan Baru dan Manajer.

• Sesi 5.2: Peran Manajer/Supervisor dalam Orientasi

  • Pentingnya Keterlibatan Manajer untuk Integrasi Tim.

  • Menyampaikan Ekspektasi Jabatan.

  • Memberikan Tugas Awal.

  • Melakukan Check-in dan Memberikan Dukungan.

  • Menunjuk Mentor/Buddy (Jika Ada).

• Sesi 5.3: Melibatkan Anggota Tim & Peran Mentor/Buddy

  • Mempersiapkan Tim Menyambut Karyawan Baru.

  • Tugas dan Manfaat Sistem Mentor/Buddy.

• Sesi 5.4: Mengelola Logistik & Administrasi Orientasi

  • Penjadwalan Sesi, Pemesanan Ruangan/Platform Virtual.

  • Penyiapan Materi dan Peralatan.

  • Koordinasi dengan Departemen Pendukung (IT, GA).

  • Mengelola Dokumen dan Data Karyawan Baru.

Modul 6: Mengevaluasi Program Orientasi & Perbaikan Berkelanjutan

• Sesi 6.1: Mengapa Evaluasi Penting untuk Orientasi?

  • Mengukur Efektivitas Program dalam Mencapai Tujuan.

  • Mengidentifikasi Apa yang Berhasil dan Apa yang Perlu Ditingkatkan.

  • Membuktikan Nilai Investasi Orientasi.

• Sesi 6.2: Metode Mengumpulkan Feedback Orientasi

  • Survei Feedback Langsung Setelah Sesi atau Program Selesai.

  • Wawancara dengan Karyawan Baru (Setelah 1 Minggu, 1 Bulan, 3 Bulan).

  • Feedback dari Manajer dan Tim.

• Sesi 6.3: Metrik Keberhasilan Orientasi (Orientation Success Metrics)

  • Tingkat Kepuasan Karyawan Baru (Survey Score).

  • Tingkat Keterlibatan Awal.

  • Waktu untuk Mencapai Produktivitas Penuh (Time to Productivity).

  • Tingkat Retensi Karyawan Baru (Terutama di 3-6 Bulan Pertama).

  • Workshop Praktik: Menyusun Draf Pertanyaan Feedback Orientasi Sederhana.

• Sesi 6.4: Menganalisis Hasil Evaluasi & Melakukan Perbaikan

  • Mengolah Data Feedback dan Metrik.

  • Mengidentifikasi Area Spesifik untuk Peningkatan Program.

  • Menyusun Rencana Perbaikan Berkelanjutan untuk Program Orientasi.

Modul 7: Studi Kasus & Rencana Aksi Pribadi/Tim

• Sesi 7.1: Studi Kasus Program Orientasi yang Sukses/Inovatif

  • Menganalisis Contoh Program Orientasi yang Dinilai Berhasil di Berbagai Perusahaan.

  • Diskusi Terbuka: Pembelajaran dan Penerapan Konsep di Organisasi Peserta.

• Sesi 7.2: Tantangan Umum dalam Pelaksanaan Orientasi & Solusinya

  • Keterbatasan Waktu/Sumber Daya HR.

  • Kurangnya Keterlibatan Manajer.

  • Masalah Logistik yang Muncul.

  • Menangani Jumlah Karyawan Baru yang Besar Secara Bersamaan.

• Sesi 7.3: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim (Untuk Program Orientasi)

  • Mengidentifikasi Area Kunci Program Orientasi di Organisasi Peserta yang Akan Difokuskan untuk Perbaikan.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Mengaplikasikan Pembelajaran (Misalnya, Merevisi Buku Panduan, Merancang Program Pre-boarding, Melakukan Briefing Manajer, Menambahkan Sesi Feedback).

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan.

  • Workshop Praktik: Menyusun Kerangka Rencana Aksi Perbaikan Program Orientasi.

• Sesi 7.4: Evaluasi & Penutup

  • Tanya Jawab Terakhir.

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci: Program Orientasi yang Sukses Adalah Langkah Awal untuk Membangun Tim yang Hebat.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok.

• Studi Kasus Program Orientasi (Baik & Buruk).

• Workshop Praktik (menyusun draf tujuan orientasi, kerangka struktur program, merancang pengalaman hari pertama, menyusun draf pertanyaan feedback, menyusun kerangka rencana aksi perbaikan program).

• Analisis Contoh Materi Orientasi (Buku Panduan, Jadwal).

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk mencakup konsep, perancangan dasar, proses, dan evaluasi awal).

• Opsi 3 Hari Efektif (Untuk workshop praktik yang lebih mendalam, studi kasus lebih banyak, dan pembahasan aspek implementasi/kolaborasi yang lebih detil).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep, tujuan, dan elemen kunci program orientasi.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik (misalnya, draf tujuan, kerangka program, draf pertanyaan feedback, kerangka rencana aksi).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Make New Employee Orientation A Success Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Human Resources, khususnya Talent Acquisition, Onboarding, Learning & Development, atau Organization Development. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi senior yang telah berhasil merancang, mengimplementasikan, atau menyempurnakan program orientasi di berbagai organisasi. Instruktur memiliki keahlian dalam memfasilitasi sesi interaktif, menjelaskan konsep perancangan program secara terstruktur dan aplikatif, serta membimbing peserta dalam workshop praktik untuk menyusun elemen-elemen kunci program orientasi.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk presentasi, diskusi mendalam, dan workshop kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian studi kasus, analisis, dan diskusi dengan struktur organisasi, budaya, jenis jabatan, proses rekrutmen, dan tantangan orientasi spesifik perusahaan klien. Workshop perancangan program dapat difokuskan pada kebutuhan nyata perusahaan, sehingga hasil training sangat aplikatif.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik (menyusun tujuan, kerangka program, dll.) dapat difasilitasi secara virtual menggunakan breakout room dan fitur kolaborasi (misal: shared document untuk workshop). (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Staf dan manajer di berbagai departemen (HR, GA, IT, Manajer Lini) yang terlibat dalam perancangan, pelaksanaan, atau pengelolaan program orientasi karyawan baru.

• Apakah training ini hanya berfokus pada HR?

  • Tidak, meskipun HR seringkali memegang peran utama, training ini secara eksplisit membahas peran penting manajer, tim, dan departemen lain dalam proses orientasi, mendorong kolaborasi.

• Apakah training ini mengajarkan cara menyampaikan orientasi (presentasi di depan kelas)?

  • Fokus utamanya adalah pada perancangan, pengelolaan, dan evaluasi program orientasi. Ada sesi tentang metode penyampaian dan mengembangkan materi, namun bukan training mendalam tentang keterampilan presentasi atau fasilitasi di depan audiens (kecuali jika relevan dan disesuaikan untuk in-house training).

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal adalah 2-3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template untuk workshop (tujuan, kerangka program, feedback, rencana aksi), dan handout tambahan yang relevan.