Keprotokolan

Deskripsi Singkat Training Keprotokolan:

Di dunia profesional dan formal, keprotokolan adalah cerminan dari standar, etiket, dan rasa hormat yang menjadi kunci keberhasilan interaksi dan acara. Memahami dan mengimplementasikan prinsip keprotokolan yang tepat akan meningkatkan kredibilitas pribadi, mencerminkan citra positif organisasi, serta memastikan kelancaran setiap pertemuan atau acara resmi. Training “Keprotokolan” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan mendalam dan keterampilan praktis tentang aturan etiket, tata upacara, dan komunikasi resmi. Anda akan belajar bagaimana menata acara formal, mengatur tempat duduk, berkomunikasi dengan pejabat dan tamu penting, serta menavigasi berbagai situasi sosial dan bisnis dengan percaya diri dan profesionalisme. Jadilah profesional yang berkarisma dan mampu menciptakan kesan yang tak terlupakan di setiap kesempatan!

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Citra Profesional: Meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme diri dalam setiap interaksi resmi.

• Acara Sukses: Mampu merencanakan dan melaksanakan acara resmi (rapat, kunjungan, upacara) dengan lancar dan berkesan.

• Pahami Etiket: Menguasai aturan etiket sosial, bisnis, dan diplomatik yang berlaku.

• Komunikasi Resmi: Meningkatkan keterampilan berkomunikasi (verbal, non-verbal, tertulis) dalam situasi formal.

• Penanganan VIP: Mampu menyambut, mendampingi, dan berinteraksi dengan tamu penting (VIP) secara tepat.

• Manajemen Risiko: Mengidentifikasi dan memitigasi potensi kesalahan atau pelanggaran protokol.

• Kepercayaan Diri: Tampil lebih percaya diri dan tenang dalam situasi formal dan bertekanan.

• Dukung Reputasi: Berkontribusi pada peningkatan reputasi dan citra positif organisasi.

• Efisiensi Kerja: Mengurangi kesalahpahaman dan meningkatkan efisiensi dalam koordinasi acara.

Target Peserta:

• Staf Public Relations (PR), Corporate Communications.

• Staf Sekretaris Perusahaan, Legal & Kepatuhan.

• Manajer dan Staf Administrasi, Office Managers, Executive Assistants.

• Manajer dan Staf Human Resources (HR) & General Affairs (GA).

• Event Managers, Event Coordinators.

• Pejabat Pemerintah atau Staf yang sering berinteraksi dengan pejabat/tamu penting.

• Manajer dan Supervisor dari Berbagai Departemen yang sering menghadiri acara resmi.

• Siapa saja yang ingin meningkatkan keterampilan keprotokolan mereka untuk keperluan profesional dan sosial.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep dasar, tujuan, dan prinsip-prinsip Keprotokolan yang berlaku.

• Menguasai aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan dalam berbagai acara resmi.

• Menerapkan etiket dan sopan santun dalam komunikasi verbal dan non-verbal di lingkungan formal.

• Menyusun rencana dan mengelola acara resmi (rapat, kunjungan, upacara) sesuai kaidah protokol.

• Menangani penerimaan, pendampingan, dan penghormatan tamu penting (VIP) secara profesional.

• Mengidentifikasi dan mengatasi potensi kesalahan atau dilema protokol.

• Membangun citra diri yang profesional dan berwibawa melalui penerapan protokol yang tepat.

• Berkomunikasi secara efektif dan beretika dalam korespondensi resmi dan jamuan makan.

• Menyusun rencana aksi pribadi untuk mengimplementasikan keterampilan keprotokolan dalam pekerjaan sehari-hari.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Keprotokolan: Prinsip dan Konsep Dasar

• Sesi 1.1: Memahami Keprotokolan: Definisi, Tujuan, & Ruang Lingkup

  • Apa itu Protokol? Urgensi dan Manfaatnya di Era Modern.

  • Keprotokolan sebagai Cerminan Organisasi, Kedisiplinan, dan Kehormatan.

  • Tiga Pilar Keprotokolan: Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan.

• Sesi 1.2: Asas-asas Keprotokolan yang Universal

  • Asas Kebangsaan, Asas Ketertiban dan Kepastian Hukum.

  • Asas Keseimbangan, Keserasian, dan Keselarasan.

  • Asas Timbal Balik.

• Sesi 1.3: Peran & Tanggung Jawab Petugas Protokol

  • Kompetensi Kunci Petugas Protokol: Detail-Oriented, Komunikatif, Fleksibel, Sigap.

  • Kolaborasi Petugas Protokol dengan Pihak Lain (Keamanan, Ajudan, MC, Humas).

Modul 2: Tata Tempat & Tata Upacara: Mengatur Urutan & Alur Acara

• Sesi 2.1: Tata Tempat (Precedence): Menentukan Urutan Kehormatan

  • Hirarki Kehormatan dalam Konteks Nasional, Internasional, dan Korporat.

  • Urutan Tempat Duduk (Seating Arrangement) dalam Berbagai Format (Meja Bundar, Persegi Panjang, Panggung).

  • Urutan Berjalan dan Berdiri.

  • Workshop Praktik: Merancang Denah Tempat Duduk untuk Acara Resmi.

• Sesi 2.2: Tata Upacara (Ceremonial Order): Mengatur Alur Acara

  • Urutan Acara Resmi (Pembukaan, Sambutan, Penandatanganan, Hiburan, Penutup).

  • Prosedur Pengibaran/Penurunan Bendera Kebangsaan.

  • Penggunaan Lagu Kebangsaan dan Hymne Organisasi.

• Sesi 2.3: Tata Urutan Berbicara (Order of Speaking)

  • Menentukan Urutan Sambutan dan Pidato dalam Acara Resmi.

  • Peran MC (Master of Ceremony) dalam Menjaga Alur Acara.

  • Etiket Dalam Menyampaikan Sambutan dan Memperkenalkan Pembicara.

Modul 3: Tata Penghormatan & Etiket Komunikasi Profesional

• Sesi 3.1: Tata Penghormatan: Simbol Rasa Hormat

  • Penghormatan Bendera, Lagu Kebangsaan, Kepala Negara/Pemerintah.

  • Penggunaan Pakaian Resmi (Dress Code): Jenis, Kapan, dan Mengapa.

  • Etiket Penggunaan Lambang Negara/Perusahaan.

• Sesi 3.2: Etiket Berkomunikasi Resmi (Verbal & Non-Verbal)

  • Etiket Berkenalan dan Berjabat Tangan.

  • Teknik Berbicara dengan Pejabat/Tamu Penting: Pilihan Kata, Nada Suara, Volume.

  • Pentingnya Kontak Mata, Ekspresi Wajah, dan Bahasa Tubuh yang Profesional.

• Sesi 3.3: Etiket Korespondensi Resmi & Media Sosial

  • Menulis Surat Undangan, Surat Ucapan Terima Kasih, Memo Resmi.

  • Penggunaan Panggilan dan Gelar yang Tepat.

  • Etiket Komunikasi di Media Sosial untuk Profesional.

  • Workshop Praktik: Menulis Surat Resmi Singkat.

Modul 4: Manajemen Tamu VIP & Jamuan Resmi

• Sesi 4.1: Penerimaan & Penanganan Tamu Penting (VIP)

  • Prosedur Penyambutan di Bandara/Lokasi Acara.

  • Pendampingan (Escorting) Tamu VIP.

  • Pengaturan Transportasi dan Akomodasi Tamu VIP.

  • Prosedur Pengamanan Dasar untuk Tamu VIP.

• Sesi 4.2: Etiket Jamuan Makan Resmi (Dining Etiquette)

  • Tata Letak Meja Makan Formal.

  • Etiket Selama Jamuan: Penggunaan Peralatan Makan, Cara Makan, Topik Pembicaraan.

  • Tanggung Jawab Tuan Rumah & Tamu.

  • Role-Playing: Simulasi Jamuan Makan Bisnis.

• Sesi 4.3: Pemberian & Penerimaan Cinderamata/Hadiah

  • Etiket Pemberian Cinderamata/Hadiah dalam Konteks Resmi.

  • Jenis Hadiah yang Tepat dan Tidak Tepat.

  • Protokol Penerimaan Hadiah (Laporan Gratifikasi jika Relevan).

Modul 5: Protokol dalam Berbagai Konteks & Manajemen Risiko

• Sesi 5.1: Protokol dalam Rapat & Pertemuan Resmi

  • Pengaturan Meja Rapat dan Tempat Duduk.

  • Etiket Partisipasi dalam Rapat.

  • Protokol Presentasi dan Diskusi.

• Sesi 5.2: Protokol dalam Kunjungan Resmi & Penandatanganan Kerjasama

  • Perencanaan Kunjungan (Courtesy Call, Site Visit).

  • Prosedur Penandatanganan Naskah/Perjanjian.

  • Etiket Pertukaran Dokumen.

• Sesi 5.3: Manajemen Risiko & Menangani Situasi Tidak Terduga dalam Protokol

  • Mengidentifikasi Potensi Kesalahan Protokol (Pelanggaran Urutan, Kesalahan Nama/Gelar).

  • Strategi Mengatasi Kesalahan dengan Cepat dan Profesional.

  • Menangani Situasi Darurat atau Gangguan Selama Acara.

  • Studi Kasus: Analisis Insiden Protokol (Gaffes).

Modul 6: Implementasi, Peningkatan & Rencana Aksi Pribadi

• Sesi 6.1: Menyusun Pedoman Protokol untuk Organisasi

  • Pentingnya memiliki Pedoman Protokol Internal.

  • Struktur dan Isi Pedoman Protokol Sederhana.

  • Sosialisasi dan Pelatihan Protokol kepada Staf.

• Sesi 6.2: Kolaborasi Lintas Fungsi untuk Acara Berprotokol

  • Sinergi dengan Keamanan, Humas, Logistik, HR, dan Pimpinan.

  • Pembagian Tugas dan Koordinasi yang Efisien.

  • Pentingnya Komunikasi Pra-Acara dan Pasca-Acara.

• Sesi 6.3: Rencana Aksi Pribadi & Penutup

  • Merangkum Pembelajaran Kunci dan Sesi Tanya Jawab Mendalam.

  • Menyusun Rencana Aksi Konkret, Terukur, dan Bertarget Waktu untuk Mengimplementasikan Keterampilan Keprotokolan di Lingkungan Kerja Anda.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan (misalnya, Checklist Protokol, Buku Referensi).

  • Evaluasi Training dan Pesan Kunci untuk Menjadi Profesional yang Berwibawa dan Mahir Protokol.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok Mendalam.

• Studi Kasus Acara Resmi dan Situasi Protokol Nyata (Video & Gambar jika Relevan).

• Intensif Workshop Praktik: Merancang Denah Tempat Duduk, Membuat Checklist Acara, Menulis Bagian Surat Resmi, Praktik Jabat Tangan & Perkenalan.

• Role-Playing: Simulasi Jamuan Makan Bisnis, Penerimaan Tamu VIP.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi yang Detail.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman konsep dan praktik intensif)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan keterampilan Keprotokolan.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, kualitas workshop praktik, dan performa dalam role-playing.

• Penilaian Kualitas Rencana Aksi Pribadi yang disusun.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Keprotokolan Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang merupakan praktisi senior dan ahli di bidang Keprotokolan, Hubungan Masyarakat, atau Manajemen Acara Resmi, dengan pengalaman luas dalam mengelola acara-acara penting di lingkungan pemerintahan, korporat, atau diplomatik. Instruktur memiliki keahlian mendalam dalam tata tempat, tata upacara, etiket komunikasi, dan manajemen tamu VIP. Mampu menyampaikan materi secara terstruktur, relevan, dan memberikan wawasan praktis serta simulasi yang realistis dari pengalaman nyata.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, workshop, dan simulasi interaksi.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan ini sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, karena memungkinkan penyesuaian studi kasus dan simulasi dengan jenis acara, struktur organisasi, dan tamu penting spesifik yang sering dihadapi perusahaan. Hal ini akan membuat materi lebih relevan dan dapat segera diaplikasikan oleh peserta.

• Online Training (Interaktif): Training Keprotokolan dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif dengan fitur breakout room untuk role-playing. Namun, simulasi tata tempat atau jamuan makan mungkin lebih optimal dalam kelas fisik. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Staf PR, Administrasi, HR, Event, dan siapa saja yang berinteraksi dengan pejabat/tamu penting atau terlibat dalam acara resmi.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu merencanakan dan melaksanakan acara resmi sesuai protokol, menguasai etiket komunikasi, menangani tamu VIP, dan membangun citra profesional yang kuat.

• Apakah training ini hanya tentang aturan kaku?

  • Tidak, training ini mengajarkan prinsip-prinsip protokol yang mendasari aturan, serta bagaimana menerapkannya secara fleksibel dan cerdas dalam berbagai situasi, dengan tetap menjaga esensi rasa hormat.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, dengan penekanan kuat pada workshop praktik, studi kasus, dan role-playing simulasi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, sangat efektif jika dilaksanakan secara online.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), checklist protokol, template denah tempat duduk, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.