Human Resource Management System

Deskripsi Singkat Training Human Resource Management System (HRMS):

Di era digital, Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) atau Human Resource Management System adalah aset vital bagi setiap departemen HR. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi HR untuk meningkatkan efisiensi, akurasi data, dan mendukung pengambilan keputusan. Training “Human Resource Management System (HRMS)” ini dirancang untuk membekali Anda, para profesional HR, dengan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam menggunakan dan memanfaatkan sistem HRMS secara optimal. Anda akan mempelajari cara menavigasi sistem, mengelola data karyawan, menggunakan modul-modul kunci (seperti administrasi personalia, cuti, kehadiran), menghasilkan laporan, serta memahami bagaimana HRMS mendukung proses HR dari hulu ke hilir. Tingkatkan produktivitas kerja Anda dan departemen dengan menguasai alat HR modern ini.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Kuasi Sistem HRMS: Mampu menggunakan fitur-fitur utama sistem HRMS dengan lancar.

• Kelola Data Akurat: Meningkatkan ketepatan dan konsistensi data karyawan dalam sistem.

• Efisiensi Proses HR: Memahami cara HRMS mengotomatisasi dan mempercepat alur kerja HR.

• Akses Informasi Cepat: Mudah menemukan dan mengakses informasi karyawan dan laporan yang dibutuhkan.

• Dasar Pelaporan HR: Mampu menghasilkan laporan standar untuk memonitor metrik HR.

• Pengurangan Tugas Manual: Menghemat waktu dari tugas-tugas administrasi yang berulang.

• Dukungan Pengambilan Keputusan: Memahami bagaimana data HRMS dapat digunakan untuk analisis dasar.

• Peningkatan Pengalaman Pengguna: Memahami dan mengelola fitur Employee Self-Service (ESS) dan Manager Self-Service (MSS).

• Kontribusi pada Transformasi Digital HR: Menjadi bagian dari upaya modernisasi departemen HR.

Target Peserta:

• Staf Departemen HR (HR Officer, HR Specialist, HR Admin)

• HR Generalist

• Supervisor dan Koordinator HR

• Staf dari departemen lain yang sering berinteraksi dengan data HR (misalnya, Payroll Admin, Personalia).

• Pengguna HRMS di organisasi yang ingin meningkatkan pemahaman dan kemampuannya dalam menggunakan sistem.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan konsep dasar, fungsi, dan manfaat utama dari sistem HRMS.

• Melakukan navigasi dan menggunakan antarmuka dasar sistem HRMS yang familiar (atau sistem percontohan).

• Melakukan entri, pembaruan, dan pengelolaan data master karyawan.

• Menggunakan modul-modul HRMS yang umum digunakan sehari-hari (misalnya, Personal Administration, Leave Management, Time & Attendance – tergantung modul yang relevan).

• Menjalankan laporan standar yang tersedia dalam sistem.

• Memahami pentingnya akurasi data dan keamanan dasar dalam penggunaan HRMS.

• Mengidentifikasi cara HRMS mendukung proses kerja harian di departemen HR.

• Memahami konsep dan potensi penggunaan fitur Employee/Manager Self-Service.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar HRMS: Fondasi Digital SDM

• Sesi 1.1: Apa Itu HRMS? Konsep, Tujuan, dan Evolusi

  • Definisi HRMS dan Perbedaannya dengan HRIS/HCM (jika relevan dengan sistem yang dibahas).

  • Mengapa HRMS Penting di Era Modern? (Efisiensi, Akurasi, Akses Data).

  • Modul-modul Umum dalam Sistem HRMS.

• Sesi 1.2: Manfaat HRMS bagi Departemen HR dan Organisasi

  • Bagaimana HRMS Merampingkan Proses Administrasi.

  • Meningkatkan Kualitas dan Ketersediaan Data.

  • Mendukung Kepatuhan dan Pelaporan.

  • Meningkatkan Pengalaman Karyawan Melalui Sistem.

• Sesi 1.3: Navigasi Dasar dan Orientasi Sistem

  • Mengenal Antarmuka Pengguna HRMS yang Dibahas (atau Umum).

  • Login, Dashboard, Menu Utama.

  • Menggunakan Fungsi Pencarian dan Filter Dasar.

Modul 2: Mengelola Data Karyawan (Personal Administration)

• Sesi 2.1: Master Data Karyawan: Memasukkan dan Memperbarui Informasi

  • Struktur Data Karyawan (Data Pribadi, Alamat, Kontak, Keluarga).

  • Data Organisasi (Penempatan, Jabatan, Manager, Lokasi).

  • Proses Entri Data Karyawan Baru.

  • Proses Memperbarui Data Karyawan (Perubahan Alamat, Status Keluarga, dll.).

• Sesi 2.2: Perubahan Data Organisasi dan Jabatan (Mutation/Position Change)

  • Proses Pencatatan Mutasi, Promosi, Demosi.

  • Mengelola Riwayat Perubahan Jabatan dan Organisasi.

• Sesi 2.3: Mengelola Status Karyawan (Active/Inactive/Offboarding)

  • Proses Pencatatan Karyawan yang Keluar (Resign, PHK, Pensiun).

  • Status Data Karyawan Aktif vs. Tidak Aktif dalam Sistem.

• Sesi 2.4: Menjaga Kualitas dan Akurasi Data

  • Pentingnya Data yang Benar dan Up-to-Date untuk Fungsi HR Lainnya.

  • Tips untuk Entri Data yang Konsisten.

Modul 3: Menggunakan Modul-modul Fungsional HRMS Esensial

• Sesi 3.1: Manajemen Cuti (Leave Management)

  • Jenis-jenis Cuti yang Tercatat dalam Sistem.

  • Proses Pengajuan dan Persetujuan Cuti melalui Sistem (oleh Karyawan/Manajer).

  • Melihat Saldo Cuti dan Riwayat.

  • Melihat Kalender Cuti Tim/Departemen.

• Sesi 3.2: Manajemen Waktu & Kehadiran (Time & Attendance)

  • Melihat Data Kehadiran (dari Integrasi Absensi atau Manual).

  • Proses Pengajuan Koreksi Data Kehadiran.

  • Melihat Ringkasan Jam Kerja, Lembur, Terlambat.

  • Catatan: Fokus pada interaksi user, bukan konfigurasi mendalam.

• Sesi 3.3: Antarmuka Dasar Payroll & Benefit

  • Melihat Data Gaji Pokok dan Tunjangan dalam Profil Karyawan.

  • Mengakses dan Mencetak Slip Gaji Digital (E-Payslip).

  • Melihat Informasi Ringkasan Benefit (Asuransi, DPLK, dll.).

  • Catatan: Bukan training proses payroll, hanya interaksi dengan data/fitur terkait payroll di HRMS.

• Sesi 3.4: Modul Lain yang Umum (Jika Ada & Relevan)

  • Sekilas tentang modul Rekrutmen (ATS) atau Onboarding (jika terintegrasi).

  • Sekilas tentang modul Manajemen Kinerja atau Pelatihan (jika ada).

Modul 4: Pelaporan Dasar dan Analitik Ringan

• Sesi 4.1: Pentingnya Data dan Laporan dalam HRMS

  • Bagaimana Laporan Mendukung Operasional HR.

  • Contoh Laporan HR yang Umum (Daftar Karyawan, Statistik Cuti, Ringkasan Kehadiran).

• Sesi 4.2: Menjalankan Laporan Standar (Standard Reports)

  • Mengenal Menu Laporan.

  • Memilih Parameter Laporan (Periode, Departemen, Status Karyawan).

  • Menjalankan Laporan dan Mengekspor Hasil (ke Excel/PDF).

• Sesi 4.3: Membuat Laporan Kustom Sederhana (Custom Reports – Jika Fitur Tersedia)

  • Memilih Kolom Data yang Dibutuhkan.

  • Menerapkan Filter Dasar (Misalnya, Karyawan di Departemen X).

  • Catatan: Fokus pada laporan sederhana yang bisa dibuat oleh pengguna HR umum, bukan konfigurasi laporan kompleks.

Modul 5: Employee Self-Service (ESS) & Manager Self-Service (MSS)

• Sesi 5.1: Memahami ESS dan MSS

  • Konsep dan Manfaat ESS bagi Karyawan (Mengakses Info Pribadi, Pengajuan Cuti/Lembur).

  • Konsep dan Manfaat MSS bagi Manajer (Melihat Info Tim, Persetujuan Cuti/Lembur, Review Kinerja).

• Sesi 5.2: Peran HR dalam Mendukung ESS/MSS

  • Sosialisasi dan Bantuan Penggunaan ESS/MSS kepada Karyawan dan Manajer.

  • Monitoring Alur Kerja ESS/MSS dalam Sistem.

Modul 6: Keamanan Data, Troubleshooting Dasar, dan Penggunaan Efektif

• Sesi 6.1: Keamanan Data Karyawan dalam HRMS

  • Pentingnya Menjaga Kerahasiaan Data.

  • Memahami Hak Akses (User Roles) yang Diberikan.

  • Praktik Terbaik Menjaga Keamanan Akun.

• Sesi 6.2: Troubleshooting Dasar Penggunaan Sistem

  • Mengidentifikasi Pesan Error Umum.

  • Langkah-langkah Awal Jika Menemui Masalah.

  • Kapan dan Bagaimana Menghubungi Dukungan Internal/Eksternal.

• Sesi 6.3: Praktik Terbaik Penggunaan HRMS Sehari-hari

  • Tips Efisiensi dalam Mengelola Data dan Transaksi.

  • Memanfaatkan Notifikasi dan Reminder Sistem.

  • Pentingnya Dokumentasi Proses Kerja dengan HRMS.

Modul 7: Workshop Praktik Langsung & Rencana Aksi

• Sesi 7.1: Workshop/Lab Praktik Menggunakan Sistem HRMS

  • Hands-on Practice Sesuai Modul yang Telah Dipelajari (Entri Data, Pengajuan Cuti, Menjalankan Laporan).

  • Simulasi Skenario Kerja Harian Menggunakan Sistem.

  • Sesi Latihan Terpimpin dengan Bantuan Instruktur.

  • Catatan: Sesi ini sangat tergantung pada ketersediaan akses ke sistem HRMS yang sebenarnya (In-House) atau lingkungan demo/simulasi.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi

  • Mengidentifikasi Fitur atau Proses HRMS yang Akan Mulai/Lebih Sering Digunakan.

  • Menetapkan Tujuan untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja Menggunakan HRMS.

  • Merencanakan Langkah Konkret dan Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 7.3: Diskusi Terbuka dan Penutup

  • Sesi Tanya Jawab Umum dan Pembahasan Tantangan Penggunaan HRMS Peserta.

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Penutup tentang Memanfaatkan Teknologi untuk HR yang Unggul.

Metode Training:

• Presentasi Konsep dan Fitur Sistem

• Demonstrasi Langsung Fitur-fitur HRMS (menggunakan sistem demo atau sistem klien untuk in-house)

• Workshop/Lab Praktik Menggunakan Sistem HRMS (Sangat Direkomendasikan)

• Diskusi Interaktif dan Tanya Jawab

• Studi Kasus Penggunaan HRMS dalam Berbagai Skenario HR

• Penyusunan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Fokus pada pemahaman dasar, penggunaan fitur kunci, dan praktik)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur pemahaman konsep dan penggunaan dasar HRMS.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan pengerjaan latihan praktik.

• Penilaian Hasil Workshop/Lab Praktik (Mengukur kemampuan menggunakan sistem).

• Penilaian Rencana Aksi Pribadi (Mengukur pemahaman dan rencana implementasi).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan dan umpan balik peserta.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Human Resource Management System (HRMS) Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman signifikan dalam implementasi, administrasi, atau penggunaan harian sistem HRMS di berbagai perusahaan. Instruktur memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana HRMS digunakan untuk mendukung proses HR sehari-hari dan memiliki kemampuan untuk menjelaskan fitur-fitur teknis sistem dengan bahasa yang mudah dipahami oleh profesional HR.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Penting: Diperlukan akses ke komputer/laptop untuk setiap peserta dan koneksi ke sistem HRMS (demo atau sistem klien).

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house training di lokasi perusahaan klien. Pelatihan akan menggunakan sistem HRMS spesifik milik perusahaan, memungkinkan penyesuaian materi dan praktik langsung dengan alur kerja, kebijakan, dan data yang sesungguhnya dihadapi peserta setiap hari. Ini adalah opsi terbaik untuk mendapatkan manfaat maksimal.

• Online Training (Interaktif): Dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi demonstrasi dan diskusi dapat dilakukan secara virtual. Untuk sesi praktik, diperlukan pengaturan teknis agar peserta dapat mengakses sistem HRMS (melalui VPN, remote desktop, atau lingkungan simulasi) dari lokasi masing-masing. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Sistem HRMS spesifik apa yang akan digunakan dalam training ini?

  • Untuk training publik, akan digunakan sistem demo atau percontohan yang merepresentasikan fitur umum HRMS. Untuk in-house training, pelatihan akan menggunakan sistem HRMS yang spesifik dimiliki dan digunakan oleh perusahaan klien.

• Apakah training ini cocok untuk yang belum pernah menggunakan HRMS sama sekali?

  • Ya, training ini mencakup dasar-dasar penggunaan sistem dari awal dan cocok untuk pemula.

• Apakah training ini juga membahas konfigurasi atau administrasi tingkat lanjut?

  • Fokus utama training ini adalah penggunaan fungsional sistem untuk profesional HR. Administrasi dasar terkait pengelolaan data dibahas, namun konfigurasi atau administrasi tingkat lanjut (seperti workflow setup, modul customization) tidak menjadi fokus utama dalam durasi 2 hari.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif dengan penekanan kuat pada demonstrasi sistem dan praktik langsung (workshop/lab).

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, dapat dilaksanakan secara online, namun perlu dipastikan ketersediaan akses sistem HRMS untuk sesi praktik.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, handout tambahan, dan akses ke sistem (sesuai opsi pelaksanaan training).