General Affair (GA) Professional

Deskripsi Singkat Training General Affair (GA) Professional:

Fungsi General Affair (GA) seringkali menjadi tulang punggung operasional harian sebuah organisasi, memastikan lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan efisien. Lebih dari sekadar tugas administratif, seorang GA profesional yang efektif adalah pengelola aset, negosiator ulung dengan vendor, penjaga keselamatan kerja, dan pendukung utama produktivitas karyawan. Training “General Affair (GA) Professional” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pemahaman komprehensif dan keterampilan praktis yang diperlukan untuk mengelola fungsi GA secara profesional, efisien, dan selaras dengan tujuan strategis perusahaan. Pelajari cara mengoptimalkan operasional, mengelola biaya, dan memberikan layanan terbaik kepada seluruh organisasi.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pemahaman Komprehensif: Memahami ruang lingkup dan peran strategis fungsi GA dalam organisasi.

• Efisiensi Operasional: Meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan fasilitas, perkantoran, dan layanan umum.

• Manajemen Vendor: Mengembangkan keterampilan untuk memilih, mengelola, dan bernegosiasi dengan vendor secara efektif.

• Pengelolaan Aset: Mampu melakukan inventarisasi, tracking, dan pengelolaan aset perusahaan dengan lebih baik.

• Kontrol Biaya: Mengidentifikasi peluang penghematan dan mengelola anggaran GA secara efektif.

• Keselamatan & Keamanan: Memahami dasar-dasar keselamatan dan keamanan di tempat kerja serta peran GA.

• Pengelolaan Dokumen: Mengembangkan sistem dokumentasi dan pelaporan GA yang rapi dan akurat.

• Layanan Prima: Meningkatkan kualitas layanan GA kepada internal user.

• Kontribusi Strategis: Menyadari dan meningkatkan kontribusi GA terhadap kelancaran operasional dan tujuan bisnis.

Target Peserta:

• Staf, Koordinator, dan Supervisor General Affair (GA).

• Profesional yang baru ditugaskan atau terlibat dalam fungsi GA.

• Karyawan dari departemen lain (misalnya, Admin, HR, Finance) yang memiliki tanggung jawab GA parsial.

• Siapa saja yang ingin mendalami dan meningkatkan kompetensi di bidang General Affair.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan peran dan fungsi strategis GA dalam mendukung operasional perusahaan.

• Mengaplikasikan praktik terbaik dalam pengelolaan fasilitas kantor dan layanan umum.

• Melakukan proses pengadaan (procurement) barang/jasa GA secara efisien.

• Mengelola hubungan dengan vendor secara profesional dan negosiasi dasar.

• Melaksanakan inventarisasi dan pengelolaan aset perusahaan secara akurat.

• Menyusun rencana anggaran dasar dan mengontrol biaya operasional GA.

• Menyadari pentingnya dan mengimplementasikan langkah dasar keselamatan dan keamanan di tempat kerja sesuai peran GA.

• Mengembangkan sistem dokumentasi dan pelaporan aktivitas GA.

• Meningkatkan kualitas layanan internal yang diberikan oleh fungsi GA.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Peran Strategis dan Fungsi Inti General Affair

• Sesi 1.1: Memahami Esensi General Affair di Era Modern

  • Evolusi Peran GA: Dari Administrasi menjadi Dukungan Operasional Strategis.

  • Fungsi Utama dan Lingkup Tanggung Jawab GA (Facility, Office, Asset, Vendor, Safety, Security, Logistics, dll.).

  • Bagaimana GA Berkontribusi pada Produktivitas Karyawan dan Citra Perusahaan.

  • Struktur Organisasi GA yang Efektif (Kasus dari Berbagai Industri).

• Sesi 1.2: Keterampilan Kunci dan Kompetensi yang Dibutuhkan Profesional GA

  • Hard Skills vs. Soft Skills dalam Dunia GA.

  • Pentingnya Kemampuan Organisasi, Multitasking, Problem Solving, dan Komunikasi.

  • Etika Profesional dalam Berinteraksi dengan Internal User dan Vendor.

Modul 2: Manajemen Fasilitas & Operasional Perkantoran Efisien

• Sesi 2.1: Pengelolaan Fasilitas (Facility Management)

  • Perawatan Gedung dan Lingkungan Kerja (Routine Maintenance, Preventive Maintenance).

  • Pengelolaan Utilitas (Listrik, Air, Telepon, Internet) dan Penghematan Energi.

  • Keamanan Fisik dan Pengelolaan Akses (Security Systems, Visitor Management).

  • Dasar-dasar Kebersihan dan Kerapian Lingkungan Kerja.

• Sesi 2.2: Layanan Operasional Perkantoran (Office Management)

  • Pengelolaan Area Kerja (Space Planning Sederhana, Layout).

  • Layanan Resepsionis/Front Desk yang Efektif.

  • Pengelolaan Surat Masuk/Keluar dan Layanan Kurir.

  • Pengelolaan Ruang Rapat dan Fasilitas Pendukung.

  • Koordinasi Event Internal (Meeting, Training, Gathering Sederhana).

Modul 3: Pengadaan, Vendor, dan Pengelolaan Aset

• Sesi 3.1: Proses Pengadaan Barang dan Jasa GA (Procurement Basics)

  • Mengidentifikasi Kebutuhan dan Menyusun Spesifikasi.

  • Mencari Sumber (Vendor) dan Mengumpulkan Penawaran.

  • Evaluasi Penawaran (Kualitas, Harga, Layanan).

  • Proses PO (Purchase Order) dan Administrasi terkait.

• Sesi 3.2: Manajemen Vendor yang Efektif

  • Memilih Vendor yang Tepat.

  • Mengelola Hubungan Vendor Jangka Panjang.

  • Monitoring Kinerja Vendor dan Penyelesaian Masalah.

  • Dasar Negosiasi dalam Konteks Pengadaan GA.

• Sesi 3.3: Inventarisasi dan Pengelolaan Aset Perusahaan

  • Jenis-jenis Aset yang Dikelola GA (Furnitur, Peralatan Kantor, Kendaraan, dll.).

  • Metode Inventarisasi dan Tagging Aset.

  • Sistem Pencatatan dan Pelaporan Aset.

  • Proses Pengadaan dan Penghapusan/Disposal Aset.

Modul 4: Budgeting, Kontrol Biaya, dan Efisiensi Operasional

• Sesi 4.1: Dasar-dasar Penyusunan Anggaran GA

  • Komponen-komponen Anggaran GA (Biaya Operasional, Perawatan, Pengadaan).

  • Mengestimasi Biaya dan Menyusun Proposal Anggaran Sederhana.

• Sesi 4.2: Mengontrol Biaya dan Mencari Peluang Penghematan

  • Strategi Pengendalian Biaya GA (Listrik, Air, ATK, Perawatan).

  • Analisis Pengeluaran dan Identifikasi Area Penghematan.

  • Negosiasi dengan Vendor untuk Harga yang Lebih Baik.

• Sesi 4.3: Mengukur Kinerja GA (Basic KPIs)

  • Indikator Kinerja Utama untuk Fungsi GA (Contoh: Response Time, Cost per Employee, Tingkat Kepuasan Internal User).

  • Pentingnya Data dan Pelaporan untuk Evaluasi Kinerja.

Modul 5: Keselamatan, Keamanan, dan Kepatuhan Dasar GA

• Sesi 5.1: Dasar-dasar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) dari Perspektif GA

  • Peran GA dalam Menciptakan Lingkungan Kerja yang Aman.

  • Pengenalan Risiko Umum di Kantor dan Fasilitas.

  • Prosedur Evakuasi Darurat (Kebakaran, Gempa) dan Titik Kumpul.

  • Koordinasi First Aid dan Peralatan P3K.

  • Pengelolaan Limbah dan Isu Lingkungan Dasar di Kantor.

• Sesi 5.2: Pengamanan Lingkungan Kerja (Security Basics)

  • Jenis Ancaman Keamanan di Lingkungan Kerja.

  • Sistem Keamanan Fisik (CCTV, Access Control) – Pengenalan.

  • Peran GA dalam Koordinasi dengan Pihak Keamanan Eksternal (Jika Ada).

• Sesi 5.3: Kepatuhan dan Perizinan Terkait GA

  • Jenis Perizinan/Dokumen yang Perlu Diperhatikan GA (Contoh: Izin Bangunan, Izin Lingkungan, Izin Lain yang Relevan).

  • Pentingnya Memahami dan Mematuhi Regulasi Dasar Terkait Fasilitas dan Keselamatan.

Modul 6: Layanan Internal, Komunikasi, dan Rencana Aksi

• Sesi 6.1: Meningkatkan Kualitas Layanan GA Internal

  • Memahami Kebutuhan Internal User (Karyawan dan Departemen Lain).

  • Membangun Sistem Permintaan Layanan GA yang Efisien (Ticketing System Sederhana).

  • Menangani Keluhan dan Memberikan Solusi yang Memuaskan.

• Sesi 6.2: Komunikasi Efektif dan Koordinasi Lintas Departemen

  • Berkomunikasi Jelas dan Tepat Waktu dengan Karyawan mengenai Isu GA (Perbaikan, Pemadaman, dll.).

  • Berkoordinasi Efektif dengan Departemen Lain (HR, Finance, IT, dll.).

  • Menyusun Laporan Aktivitas dan Anggaran GA.

• Sesi 6.3: Merangkum Pembelajaran & Menyusun Rencana Aksi Pribadi

  • Diskusi Terbuka dan Tanya Jawab Mendalam.

  • Mengidentifikasi Area Penerapan Langsung di Tempat Kerja.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret untuk Peningkatan Kinerja GA.

  • Evaluasi Training dan Penutup.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Industri

• Workshop Praktik (Misalnya: Menyusun Checklist Pemeliharaan Sederhana, Membuat Template Laporan Inventaris, Simulasi Negosiasi Dasar, Menyusun Rencana Penghematan Biaya)

• Analisis Studi Kasus Pengelolaan Fasilitas atau Vendor

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Cukup untuk mencakup materi esensial dengan waktu praktik dan diskusi)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar GA dan praktik terbaik.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti General Affair (GA) Professional Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas dan mendalam di bidang General Affair dan Manajemen Operasional, dengan rekam jejak sebagai praktisi GA Manager atau memiliki spesialisasi di bidang Facility Management atau Procurement. Instruktur memiliki kemampuan untuk berbagi best practice, pengalaman praktis, dan membimbing peserta dalam menerapkan konsep-konsep GA secara efektif di lingkungan kerja mereka.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi dan workshop.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan contoh implementasi dengan kebijakan internal perusahaan, struktur organisasi GA spesifik, dan tantangan operasional yang paling relevan bagi peserta.

• Online Training (Interaktif): Beberapa modul dan sesi training GA profesional dapat diselenggarakan secara online menggunakan platform video conference interaktif, terutama yang berfokus pada konsep, diskusi, dan berbagi studi kasus. Workshop praktik mungkin perlu disesuaikan. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini dan penyesuaian kurikulum online).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training GA Professional ini?

  • Staf, Koordinator, Supervisor GA, atau siapa saja yang memiliki tanggung jawab di area General Affair dan ingin meningkatkan kompetensinya.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mendapatkan pemahaman komprehensif tentang fungsi GA, meningkatkan efisiensi operasional, menguasai manajemen vendor dan aset, serta berkontribusi lebih strategis bagi perusahaan.

• Apakah training ini mencakup detail teknis pemeliharaan fasilitas?

  • Training ini memberikan dasar-dasar pengelolaan pemeliharaan dari perspektif GA (planning, monitoring vendor), bukan detail teknis perbaikan. Fokus pada pengelolaan fungsi GA.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, sebagian materi dapat diselenggarakan online, namun mode offline/in-house seringkali lebih ideal untuk workshop praktik yang mendalam. Konsultasikan kebutuhan Anda.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.