Essential Skills of Procurement Management

Deskripsi Singkat Training Essential Skills of Procurement Management:

Manajemen pengadaan (procurement) bukan hanya sekadar membeli barang atau jasa, melainkan fungsi strategis yang krusial untuk keberhasilan organisasi. Dikelola dengan baik, procurement dapat menghasilkan penghematan biaya signifikan, memastikan kualitas pasokan, mengurangi risiko, dan membangun hubungan supplier yang kuat. Training “Essential Skills of Procurement Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan fundamental, alat praktis, dan keterampilan kunci yang diperlukan untuk mengelola seluruh siklus pengadaan secara efektif, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi supplier. Jadilah profesional pengadaan yang mampu menciptakan nilai tambah dan mendorong keunggulan kompetitif bagi perusahaan Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Fondasi: Memahami peran strategis dan prinsip dasar manajemen pengadaan modern.

• Efisiensi Proses: Menguasai tahapan siklus pengadaan untuk proses yang lebih efisien dan terstruktur.

• Pilih Supplier Terbaik: Mampu mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih supplier yang paling tepat.

• Negosiasi Unggul: Meningkatkan keterampilan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.

• Kelola Kontrak: Memahami dasar-dasar manajemen kontrak dan kepatuhan hukum terkait.

• Optimalkan Biaya: Mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan menganalisis Total Cost of Ownership (TCO).

• Mitigasi Risiko: Mampu mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam rantai pasokan.

• Bangun Kemitraan: Mengembangkan strategi untuk membangun dan memelihara hubungan baik dengan supplier.

• Praktik Etis: Menerapkan standar etika dan kepatuhan dalam setiap aspek pengadaan.

Target Peserta:

• Staf dan Spesialis Pengadaan/Pembelian (Procurement/Purchasing Staff & Specialists).

• Manajer dan Supervisor Pengadaan/Pembelian.

• Profesional Supply Chain dan Logistik.

• Project Manager yang bertanggung jawab atas pengadaan untuk proyek.

• Staf Keuangan dan Akuntansi yang terlibat dalam proses pembayaran supplier.

• Pengusaha atau Pemilik Bisnis yang secara langsung mengelola pengadaan perusahaan mereka.

• Siapa saja yang memiliki tanggung jawab dalam proses pengadaan barang dan jasa dan ingin meningkatkan kompetensi mereka.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami peran strategis fungsi pengadaan dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi.

• Mengidentifikasi dan menjelaskan tahapan kunci dalam siklus manajemen pengadaan.

• Mengaplikasikan metode dan kriteria yang efektif dalam seleksi serta kualifikasi supplier.

• Menguasai teknik-teknik negosiasi pembelian untuk mencapai kesepakatan yang optimal.

• Memahami komponen penting dalam kontrak pengadaan dan strategi manajemen kontrak.

• Melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO) untuk pengambilan keputusan pembelian.

• Mengelola hubungan dengan supplier secara proaktif untuk kinerja dan kemitraan jangka panjang.

• Mengidentifikasi potensi risiko dalam rantai pasokan dan merumuskan strategi mitigasinya.

• Menerapkan praktik pengadaan yang etis dan mematuhi kebijakan serta peraturan yang berlaku.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Manajemen Pengadaan Modern

• Sesi 1.1: Pengantar Procurement: Dari Transaksional ke Strategis

  • Definisi dan Lingkup Procurement vs. Purchasing.

  • Evolusi Peran Procurement dalam Organisasi: Dari Cost Center menjadi Value Creator.

  • Manfaat Strategis Pengadaan yang Efektif (Cost Saving, Quality, Risk Management, Innovation).

• Sesi 1.2: Prinsip Dasar dan Etika dalam Procurement

  • Prinsip-prinsip Kunci: Transparansi, Akuntabilitas, Persaingan Sehat, Keadilan, Integritas.

  • Kode Etik Procurement Profesional: Pencegahan Konflik Kepentingan dan Anti-Bribery.

  • Pentingnya Kepatuhan terhadap Kebijakan Perusahaan dan Peraturan yang Berlaku.

Modul 2: Siklus Pengadaan: Proses End-to-End

• Sesi 2.1: Identifikasi Kebutuhan dan Spesifikasi yang Jelas

  • Menerjemahkan Kebutuhan Pengguna ke dalam Spesifikasi Teknis/Fungsional.

  • Pentingnya Kolaborasi Lintas Departemen dalam Menentukan Spesifikasi.

  • Membuat Purchase Requisition (PR) yang Akurat dan Lengkap.

• Sesi 2.2: Strategi Sourcing dan Pemilihan Supplier

  • Metode Sourcing: Single Source, Multiple Source, Strategic Sourcing, Global Sourcing.

  • Jenis-jenis Permintaan Penawaran: Request for Information (RFI), Request for Quotation (RFQ), Request for Proposal (RFP).

  • Kriteria Pemilihan Supplier (Harga, Kualitas, Waktu Pengiriman, Layanan, Reputasi, Kapasitas).

• Sesi 2.3: Kualifikasi dan Evaluasi Supplier

  • Proses Pra-Kualifikasi Supplier (Financial Health, Legal Compliance, Quality Certifications).

  • Metode Evaluasi Penawaran (Total Cost Analysis, Scorecard, Cost-Benefit Analysis).

  • Pembentukan Daftar Supplier Terseleksi (Approved Vendor List).

Modul 3: Keterampilan Kunci: Negosiasi, Kontrak, dan Legalitas

• Sesi 3.1: Seni Negosiasi Pembelian yang Efektif

  • Persiapan Negosiasi: Riset, Penentuan Tujuan (Target, Batas Bawah), Strategi.

  • Tahapan Negosiasi: Pembukaan, Eksplorasi, Tawar-Menawar, Penutupan.

  • Teknik Negosiasi Win-Win dan Mengatasi Kebuntuan.

  • Mengelola Emosi dan Taktik Negosiator Lain.

• Sesi 3.2: Dasar-dasar Manajemen Kontrak Pengadaan

  • Jenis-jenis Kontrak (Fixed Price, Cost-Plus, Time & Material).

  • Elemen-elemen Kunci dalam Kontrak (Lingkup Kerja, Harga, Jangka Waktu, Syarat Pembayaran, Penalti, SLA).

  • Pentingnya Kepatuhan Kontrak dan Mekanisme Penyelesaian Sengketa.

• Sesi 3.3: Legalitas dan Kepatuhan dalam Procurement

  • Dasar-dasar Hukum yang Relevan (Perjanjian Jual Beli, Hukum Persaingan Usaha, Perlindungan Data).

  • Pentingnya Dokumentasi dan Pencatatan dalam Setiap Tahap Pengadaan.

  • Menghindari Fraud dan Kolusi dalam Pengadaan.

Modul 4: Eksekusi Pembelian dan Manajemen Hubungan Supplier

• Sesi 4.1: Proses Pemesanan Pembelian (Purchase Order Management)

  • Penerbitan Purchase Order (PO) dan Konfirmasi.

  • Expediting dan Tracking Pesanan.

  • Penanganan Perubahan Pesanan (Change Orders).

• Sesi 4.2: Penerimaan Barang/Jasa dan Verifikasi Pembayaran

  • Proses Penerimaan dan Inspeksi Kualitas Barang/Jasa.

  • Penyelesaian Masalah Kualitas atau Ketidaksesuaian.

  • Verifikasi Invoice dan Prosedur Pembayaran ke Supplier.

• Sesi 4.3: Supplier Relationship Management (SRM) & Performance

  • Pentingnya Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier Strategis.

  • Evaluasi Kinerja Supplier Secara Berkala (KPIs: On-Time Delivery, Quality, Responsiveness).

  • Strategi Pengembangan Supplier dan Kolaborasi Inovasi.

Modul 5: Pengoptimalan Biaya dan Manajemen Risiko dalam Procurement

• Sesi 5.1: Strategi Penghematan Biaya dan Total Cost of Ownership (TCO)

  • Membedakan Cost Reduction vs. Cost Avoidance.

  • Konsep Total Cost of Ownership (TCO): Analisis Biaya Penuh (Pembelian, Operasional, Pemeliharaan, Disposal).

  • Teknik Penghematan Biaya (Volume Discount, Standardisasi, Value Analysis).

• Sesi 5.2: Manajemen Risiko dalam Rantai Pasokan

  • Identifikasi Risiko Umum: Gangguan Pasokan, Gejolak Harga, Bencana Alam, Geopolitik.

  • Strategi Mitigasi Risiko: Diversifikasi Supplier, Buffer Stock, Business Continuity Planning.

  • Pentingnya Visibility dan Transparansi dalam Rantai Pasokan.

• Sesi 5.3: Peran Teknologi dalam Procurement

  • Pengantar e-Procurement dan E-Sourcing (Manfaat dan Implementasi).

  • Penggunaan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk Integrasi Proses Pengadaan.

  • Peran Data Analytics dalam Pengambilan Keputusan Pengadaan.

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci dan Diskusi Interaktif

  • Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi yang Telah Disampaikan.

  • Diskusi Studi Kasus Terkini dalam Procurement.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik di Mana Peserta Akan Menerapkan Pembelajaran.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Meningkatkan Kinerja Pengadaan.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional Pengadaan yang Efektif dan Strategis.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Industri (Manufaktur, Jasa, Retail)

• Role-Playing Skenario Negosiasi Pembelian dan Penanganan Isu Supplier

• Workshop Praktik (Analisis TCO Sederhana, Menyusun Kriteria Evaluasi Supplier)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman konsep mendalam dan latihan aplikasi praktis)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar dan strategi procurement.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan role-playing.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Essential Skills of Procurement Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement dan Supply Chain Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi Procurement Manager atau Head of Supply Chain, serta berpengalaman dalam memberikan training yang relevan. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan materi procurement yang kompleks menjadi sederhana, aplikatif, dan relevan dengan tantangan operasional dan strategis yang dihadapi oleh peserta di berbagai industri.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam dan interaksi kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan contoh implementasi dengan kebijakan pengadaan, sistem ERP, dan tantangan rantai pasokan spesifik perusahaan, serta fokus pada isu-isu aktual yang dihadapi tim procurement.

• Online Training (Interaktif): Training Essential Skills of Procurement Management dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, role-playing, dan workshop dapat difasilitasi secara virtual dengan breakout room dan fitur kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Procurement Management ini?

  • Semua staf dan manajer yang terlibat dalam proses pengadaan, profesional supply chain, project manager, dan pemilik bisnis yang ingin mengoptimalkan fungsi pengadaan mereka.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu mengelola siklus pengadaan secara efisien, mengoptimalkan biaya, memilih supplier terbaik, bernegosiasi secara efektif, dan memitigasi risiko.

• Apakah training ini hanya fokus pada teori?

  • Tidak, training ini sangat menekankan aplikasi praktis melalui studi kasus, role-playing, dan workshop untuk memastikan peserta dapat langsung mengimplementasikan pembelajaran.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, role-playing, workshop praktik, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template, dan handout tambahan yang relevan.