Document Control & E-Filing System

Deskripsi Singkat Training Document Control & E-Filing System:

Dokumen adalah aset krusial bagi setiap organisasi. Pengelolaan dokumen yang buruk dapat menyebabkan hilangnya informasi penting, ketidakefisienan proses kerja, kesulitan pencarian, bahkan risiko hukum dan kepatuhan. Training “Document Control & E-Filing System” ini membekali Anda dengan pengetahuan dasar dan keterampilan praktis untuk mengimplementasikan atau menggunakan sistem pengendalian dokumen yang efektif, baik untuk dokumen fisik maupun elektronik (E-Filing). Anda akan mempelajari siklus hidup dokumen, prinsip-prinsip pengendalian dokumen, cara menyusun struktur filing yang logis, teknik e-filing yang efisien, aspek keamanan dan retensi, serta praktik terbaik untuk memastikan dokumen Anda mudah diakses, terlindungi, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Sistem yang Terstruktur: Mampu memahami dan menerapkan sistem pengendalian dokumen yang terorganisir.

• Efisien & Produktif: Meningkatkan kecepatan dalam pencarian dan retrieval dokumen, menghemat waktu kerja.

• Kurangi Kehilangan Data: Meminimalkan risiko kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan dokumen.

• Kemudahan Akses: Memastikan dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.

• Kepatuhan Dasar: Memahami pentingnya retensi dan pemusnahan dokumen sesuai kebijakan dan regulasi (jika relevan).

• Lingkungan Kerja Rapih: Berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih rapi, baik fisik maupun digital.

• Pemanfaatan Teknologi: Menguasai penggunaan dasar sistem E-Filing atau fitur pengelolaan dokumen dalam sistem yang ada.

• Standarisasi: Menerapkan standar dalam penamaan, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen.

Target Peserta:

• Staf Administrasi, Sekretaris, dan Executive Assistant.

• Document Controller dan Arsiparis (Pemula).

• Staf dari berbagai departemen (HR, Finance, Operasional, Marketing, dll.) yang bertanggung jawab mengelola dokumen dan arsip di unit kerjanya.

• Quality Assurance (QA) Staff yang terlibat dalam pengelolaan dokumen sistem manajemen mutu (misalnya, ISO).

• Staf IT yang mendukung implementasi atau pengelolaan sistem E-Filing/DMS.

• Manajer atau Supervisor yang ingin memahami dasar-dasar pengendalian dokumen untuk tim mereka.

• Siapa saja yang berhadapan dengan volume dokumen yang signifikan dan ingin meningkatkan keterampilan pengelolaan dokumen.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan pentingnya pengendalian dokumen yang efektif bagi organisasi.

• Memahami siklus hidup dokumen (pembuatan, distribusi, penggunaan, retensi, disposisi).

• Mengaplikasikan prinsip dasar pengendalian dokumen (identifikasi, penyimpanan, pencarian, keamanan).

• Merancang atau mengelola struktur filing yang logis, baik untuk dokumen fisik maupun elektronik.

• Menerapkan konvensi penamaan file (naming convention) yang konsisten.

• Melakukan proses E-Filing (scanning, indexing, upload) dokumen secara efisien.

• Menggunakan fitur dasar sistem E-Filing/DMS (pencarian, retrieval, version control dasar).

• Memahami pentingnya keamanan dan hak akses dalam pengelolaan dokumen elektronik.

• Menjelaskan prinsip dasar retensi dan pemusnahan dokumen.

• Mengidentifikasi praktik terbaik dalam mengelola dokumen sehari-hari.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Pengendalian Dokumen

• Sesi 1.1: Mengapa Pengendalian Dokumen Penting?

  • Definisi Dokumen dan Informasi Terekam.

  • Risiko Akibat Pengelolaan Dokumen yang Buruk (Hilang, Rusak, Akses Tidak Sah, Tidak Kepatuhan).

  • Manfaat Sistem Pengendalian Dokumen yang Baik (Efisiensi, Akses, Kepatuhan, Keamanan).

  • Peran Dokumen dalam Proses Bisnis.

• Sesi 1.2: Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle)

  • Tahapan dalam Siklus Hidup Dokumen (Creation/Receipt, Distribution, Use, Maintenance, Retention, Disposition).

  • Pentingnya Mengelola Setiap Tahap Siklus Hidup.

• Sesi 1.3: Prinsip Dasar Pengendalian Dokumen

  • Identifikasi dan Klasifikasi Dokumen.

  • Penyimpanan dan Pengamanan (Storage & Security).

  • Pencarian dan Pengambilan Kembali (Search & Retrieval).

  • Retensi dan Disposisi (Retention & Disposal).

  • Versi dan Perubahan Dokumen (Version Control).

Modul 2: Dari Fisik ke Elektronik: Dasar-dasar E-Filing

• Sesi 2.1: Pengendalian Dokumen Fisik (Ringkasan)

  • Prinsip Dasar Filing Sistem Fisik (Kronologis, Abjad, Numerik, Subjek).

  • Peralatan Filing Fisik (Lemari, Folder, Guide).

  • Tantangan Pengelolaan Dokumen Fisik.

• Sesi 2.2: Pengantar Sistem E-Filing (Electronic Filing)

  • Apa itu E-Filing System? (Mulai dari Folder di Komputer hingga DMS – Document Management System).

  • Keuntungan Utama E-Filing dibandingkan Fisik.

  • Tantangan dalam Implementasi E-Filing.

• Sesi 2.3: Arsitektur Dasar E-Filing System

  • File Server, Cloud Storage, DMS.

  • Antarmuka Pengguna (Web-based, Desktop Client, Mobile App).

Modul 3: Struktur dan Organisasi dalam E-Filing

• Sesi 3.1: Mendesain Struktur Folder/Direktori yang Logis

  • Metode Organisasi (Berdasarkan Fungsi, Proyek, Tanggal, Klien, dll.).

  • Prinsip Kedalaman Struktur Folder.

  • Konsistensi Struktur di Seluruh Organisasi/Unit Kerja.

  • Workshop: Merancang Struktur Folder Sederhana.

• Sesi 3.2: Konvensi Penamaan File (Naming Convention)

  • Pentingnya Standar Penamaan File.

  • Elemen yang Umum Digunakan (Tanggal, Judul, Versi, Kode Proyek).

  • Contoh-contoh Konvensi Penamaan yang Efektif.

  • Workshop: Membuat Contoh Konvensi Penamaan.

• Sesi 3.3: Penggunaan Metadata dan Tagging

  • Apa itu Metadata? (Informasi Tambahan tentang File).

  • Contoh Metadata (Tanggal Pembuatan, Penulis, Subjek, Kata Kunci).

  • Manfaat Metadata untuk Pencarian dan Klasifikasi.

  • Menggunakan Tagging (Label) untuk Pengelompokan.

Modul 4: Menggunakan Sistem E-Filing/DMS (Fitur Kunci)

• Sesi 4.1: Proses Upload dan Indexing Dokumen

  • Cara Mengunggah File ke Sistem.

  • Proses Indexing (Memasukkan Metadata Saat Upload).

  • Pentingnya Indexing yang Akurat.

• Sesi 4.2: Fungsi Pencarian dan Pengambilan Kembali (Retrieval)

  • Teknik Pencarian (Berdasarkan Nama File, Metadata, Isi Dokumen – Full-Text Search).

  • Menggunakan Filter dan Kriteria Pencarian.

  • Melihat Hasil Pencarian dan Mengambil File.

• Sesi 4.3: Version Control dan Audit Trail (Dasar)

  • Apa itu Version Control? (Melacak Perubahan Dokumen).

  • Manfaat Version Control (Mencegah Hilangnya Versi, Kembali ke Versi Sebelumnya).

  • Apa itu Audit Trail? (Melacak Siapa Melakukan Apa pada Dokumen).

• Sesi 4.4: Keamanan dan Hak Akses (Security & Permissions)

  • Pentingnya Pembatasan Akses.

  • Mengatur Hak Akses Pengguna (View, Edit, Delete, Upload).

  • Mengelola Grup Pengguna.

  • Prinsip Least Privilege.

Modul 5: Manajemen Siklus Hidup Dokumen Elektronik

• Sesi 5.1: Kebijakan Retensi Dokumen (Retention Policy/Schedule)

  • Mengapa Perlu Kebijakan Retensi? (Kepatuhan, Kebutuhan Bisnis, Pengurangan Data).

  • Menentukan Periode Retensi untuk Jenis Dokumen Berbeda.

  • Implementasi Jadwal Retensi dalam Sistem (Jika Mendukung).

• Sesi 5.2: Proses Pemusnahan Dokumen (Disposal)

  • Prosedur Penghapusan Dokumen yang Tidak Lagi Diperlukan.

  • Metode Pemusnahan yang Aman (Permanen).

  • Pencatatan Proses Pemusnahan.

• Sesi 5.3: Dasar Backup dan Recovery Data Dokumen

  • Pentingnya Backup Data Dokumen Elektronik.

  • Jenis-jenis Backup (Full, Incremental).

  • Dasar Proses Recovery Jika Terjadi Kehilangan Data.

Modul 6: Praktik Terbaik dan Implementasi

• Sesi 6.1: Proses Scan dan Digitasi Dokumen Fisik

  • Teknik Scanning Dokumen (OCR – Optical Character Recognition).

  • Format File yang Tepat (PDF, TIFF, JPG).

  • Kualitas Gambar Scan.

• Sesi 6.2: Implementasi dan Adopsi Sistem E-Filing

  • Tantangan Adopsi oleh Pengguna.

  • Pentingnya Pelatihan Berkelanjutan.

  • Mempromosikan Budaya Pengelolaan Dokumen yang Baik.

• Sesi 6.3: Tips dan Trik Penggunaan E-Filing Harian yang Efisien

  • Menggunakan Shortcut.

  • Memanfaatkan Fitur Kolaborasi (Jika Ada).

  • Menjaga Kebersihan Folder Secara Rutin.

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Rangkuman Pembelajaran & Diskusi Studi Kasus

  • Diskusi Terbuka dan Tanya Jawab Mengenai Materi.

  • Analisis Kasus Pengelolaan Dokumen di Organisasi Nyata.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area Dokumen/Filing yang Perlu Ditingkatkan.

  • Menetapkan Tujuan Konkret (Misalnya, Mengatur Struktur Folder Pribadi/Tim).

  • Merencanakan Langkah-langkah Implementasi Teknik yang Dipelajari.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Pengelola Dokumen yang Unggul.

Metode Training:

• Presentasi Konsep Dasar dan Prinsip.

• Diskusi Interaktif dan Tanya Jawab.

• Studi Kasus Pengelolaan Dokumen di Berbagai Skenario.

• Workshop Praktik: Merancang Struktur Folder, Membuat Naming Convention, Latihan E-Filing (Jika Memungkinkan dengan Sistem Demo/Simulasi).

• Demonstrasi Penggunaan Fitur E-Filing System (Jika Sistem Demo Tersedia).

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk membahas konsep, praktik dasar, dan workshop).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep pengendalian dokumen dan E-Filing.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan pengerjaan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop (Misalnya, rancangan struktur filing, naming convention).

• Penilaian Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Document Control & E-Filing System Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian dan pengalaman praktis di bidang pengelolaan dokumen, kearsipan, dan sistem informasi/E-Filing. Instruktur memiliki kemampuan untuk menjelaskan konsep teknis menjadi mudah dipahami, membimbing sesi praktik, dan berbagi praktik terbaik dalam mengelola dokumen fisik maupun elektronik secara sistematis dan efisien.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi dan workshop.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Penting: Diperlukan komputer (bisa laptop pribadi peserta atau disediakan) untuk sesi workshop praktik (merancang struktur, naming). Akses internet stabil juga dibutuhkan jika menggunakan sistem demo berbasis web.

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house training di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan praktik langsung dengan jenis dokumen dan/atau sistem E-Filing yang spesifik yang digunakan oleh perusahaan klien, serta fokus pada tantangan pengelolaan dokumen yang dihadapi organisasi.

• Online Training (Interaktif): Training Document Control & E-Filing System dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, workshop praktik (menggunakan shared screen), dan demonstrasi sistem (jika ada) dapat difasilitasi secara virtual. Peserta memerlukan akses internet stabil dan komputer yang memadai. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Apakah training ini spesifik membahas satu jenis sistem E-Filing (misalnya, SharePoint, Google Drive, atau aplikasi tertentu)?

  • Untuk training publik, training ini akan membahas prinsip-prinsip umum dan praktik terbaik yang berlaku untuk berbagai sistem E-Filing/DMS. Demonstrasi mungkin menggunakan contoh sistem yang umum atau sederhana. Untuk in-house training, pelatihan dapat disesuaikan untuk fokus pada sistem E-Filing spesifik yang digunakan perusahaan klien.

• Apakah training ini cocok untuk yang sama sekali belum familiar dengan E-Filing?

  • Ya, training ini mencakup dasar-dasar E-Filing dari awal.

• Apakah training ini membahas detail teknis implementasi sistem E-Filing skala besar?

  • Fokus utama training ini adalah pada penggunaan dan pengelolaan data dokumen dari perspektif pengguna dan administrator dasar, bukan pada arsitektur teknis atau implementasi berskala enterprise secara mendalam.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, meliputi presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sesi praktik langsung dengan sistem?

  • Ya, akan ada sesi workshop praktik (menggunakan komputer) untuk latihan merancang struktur filing dan naming convention. Sesi praktik dengan sistem E-Filing spesifik sangat bergantung pada opsi pelaksanaan (in-house vs. publik dengan sistem demo).

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, dapat dilaksanakan secara online dengan penyesuaian metode, terutama untuk sesi praktik.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, handout tambahan, dan lembar kerja untuk workshop.