Deskripsi Program
Pengelolaan dokumen yang buruk dapat menyebabkan hilangnya informasi, inefisiensi, dan risiko hukum. Training ini membekali Anda dengan keterampilan praktis untuk mengimplementasikan sistem pengendalian dokumen yang efektif, baik fisik maupun elektronik (E-Filing). Pelajari siklus hidup dokumen, prinsip pengendalian, cara menyusun struktur filing yang logis, teknik e-filing, aspek keamanan, dan praktik terbaik untuk memastikan dokumen Anda mudah diakses, terlindungi, dan terkelola dengan baik.
Manfaat & Tujuan Program
- Mampu menerapkan sistem pengendalian dokumen yang terstruktur dan terorganisir.
- Meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam pencarian dokumen, menghemat waktu kerja.
- Menguasai teknik E-Filing, termasuk merancang struktur folder dan standar penamaan file.
- Meminimalkan risiko kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan dokumen.
- Memahami pentingnya keamanan, hak akses, retensi, dan pemusnahan dokumen.
Sasaran Peserta
- Staf Administrasi, Sekretaris, Executive Assistant.
- Document Controller dan Arsiparis (Pemula).
- Staf dari berbagai departemen (HR, Finance, Operasional, dll).
- Quality Assurance (QA) Staff.
- Staf IT yang mendukung sistem E-Filing/DMS.
Opsi Pelaksanaan Training
Offline (Klasikal)
Sesi tatap muka yang kondusif untuk diskusi dan workshop praktik merancang struktur filing secara langsung.
Online (Interaktif)
Pelatihan virtual dengan breakout rooms dan kolaborasi online untuk latihan merancang struktur dan naming convention.
In-House Training
Sangat direkomendasikan untuk menyesuaikan materi dengan jenis dokumen dan/atau sistem E-Filing spesifik di perusahaan Anda.
Silabus Training
Modul 1: Pengantar Pengendalian Dokumen
- Mengapa Pengendalian Dokumen Penting: Risiko & Manfaat.
- Memahami Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle).
- Prinsip Dasar: Identifikasi, Penyimpanan, Pencarian, Retensi, Version Control.
Modul 2: Dari Fisik ke Elektronik: Dasar-dasar E-Filing
- Prinsip Dasar Sistem Filing Fisik (Ringkasan).
- Pengantar Sistem E-Filing dan Keuntungannya.
- Arsitektur Dasar: File Server, Cloud Storage, DMS.
Modul 3: Struktur dan Organisasi dalam E-Filing
- Workshop: Mendesain Struktur Folder/Direktori yang Logis.
- Workshop: Membuat Konvensi Penamaan File (Naming Convention) yang Efektif.
- Menggunakan Metadata dan Tagging untuk Pencarian Cepat.
Modul 4: Menggunakan Sistem E-Filing/DMS (Fitur Kunci)
- Proses Upload dan Indexing Dokumen.
- Teknik Pencarian Efektif (Full-Text Search, Metadata).
- Memahami Version Control (Melacak Perubahan) dan Audit Trail (Melacak Aktivitas).
- Mengelola Keamanan dan Hak Akses Pengguna.
Modul 5: Manajemen Siklus Hidup Dokumen Elektronik
- Menyusun Kebijakan Retensi Dokumen.
- Prosedur Pemusnahan Dokumen yang Aman.
- Dasar-dasar Backup dan Recovery Data Dokumen.
Modul 6: Praktik Terbaik dan Implementasi
- Proses Scan dan Digitasi Dokumen Fisik (Termasuk OCR).
- Mengatasi Tantangan Adopsi Pengguna dan Membangun Budaya Tertib Dokumen.
- Tips dan Trik Penggunaan E-Filing Harian yang Efisien.
Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup
- Analisis Studi Kasus Pengelolaan Dokumen.
- Workshop: Menyusun Rencana Aksi untuk Meningkatkan Pengelolaan Dokumen di Area Kerja.
Dipandu oleh Praktisi Ahli
Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian dan pengalaman praktis di bidang pengelolaan dokumen, kearsipan, dan sistem informasi/E-Filing. Instruktur mampu menjelaskan konsep teknis menjadi mudah dipahami dan berbagi praktik terbaik dalam mengelola dokumen secara sistematis.
Apa Kata Peserta Sebelumnya?
"Workshop merancang struktur folder dan naming convention sangat membuka wawasan. Sekarang filing digital di departemen kami jauh lebih rapi dan mudah dicari."
- Rina Marlina
Administrative Supervisor
"Materi tentang siklus hidup dokumen dan retensi sangat relevan. Kami jadi lebih paham cara mengelola arsip dari pembuatan hingga pemusnahan yang aman."
- Budi Santoso
HR Staff
Informasi Investasi
Kami menyediakan penawaran khusus untuk pendaftaran grup dan paket In-house training. Hubungi tim kami untuk mendapatkan proposal dan rincian investasi terbaik sesuai kebutuhan Anda.
Hubungi Kami untuk PenawaranFrequently Asked Questions (FAQ)
Apakah training ini membahas satu jenis software E-Filing tertentu?
Untuk publik, training ini membahas prinsip umum yang berlaku untuk berbagai sistem (Google Drive, SharePoint, dll). Untuk in-house, pelatihan dapat disesuaikan untuk fokus pada sistem spesifik yang digunakan perusahaan Anda.
Apakah training ini cocok untuk yang baru mengenal E-Filing?
Ya, training ini mencakup konsep dasar E-Filing dari awal, sehingga sangat cocok untuk pemula atau siapa saja yang ingin menata kembali sistemnya.
Apakah akan ada sesi praktik langsung?
Ya, akan ada sesi workshop praktik (menggunakan komputer) untuk latihan merancang struktur folder, membuat naming convention, dan latihan dasar lainnya.
Ubah Kekacauan Dokumen Menjadi Aset Terstruktur
Tingkatkan efisiensi, keamanan, dan kemudahan akses informasi di seluruh organisasi Anda dengan sistem pengelolaan dokumen yang tepat.
Jadwalkan Konsultasi GratisTingkatkan Efisiensi & Keamanan Informasi Anda!
Berhentilah membuang waktu mencari dokumen yang hilang. Kuasai keterampilan mengelola arsip fisik dan digital secara profesional. Daftar sekarang!
Daftar SekarangTELAH DIPERCAYA OLEH
