Cost Reduction in Purchasing

Deskripsi Singkat Training Cost Reduction in Purchasing:

Dalam lanskap bisnis yang kompetitif, biaya pengadaan (purchasing) sering kali merupakan porsi signifikan dari total biaya operasional perusahaan. Mengelola biaya pengadaan secara efektif bukan hanya tugas departemen purchasing, tetapi merupakan strategi krusial untuk meningkatkan profitabilitas dan daya saing organisasi. Training “Cost Reduction in Purchasing” ini dirancang untuk membekali para profesional di bidang pengadaan, supply chain, dan fungsi terkait lainnya dengan pemahaman mendalam serta teknik-teknik praktis untuk mengidentifikasi peluang penghematan, bernegosiasi secara efektif, mengoptimalkan hubungan dengan pemasok, dan mengimplementasikan strategi pengurangan biaya yang berkelanjutan. Pelatihan ini akan membantu Anda beralih dari sekadar proses pembelian transaksional menjadi fungsi pengadaan yang strategis dan bernilai tambah.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Identifikasi Peluang: Mampu mengidentifikasi area-area potensial untuk pengurangan biaya dalam pengadaan.

• Analisis Biaya: Menguasai teknik analisis biaya, termasuk Total Cost of Ownership (TCO).

• Negosiasi Unggul: Meningkatkan keterampilan negosiasi untuk mendapatkan harga dan syarat yang optimal.

• Strategi Pengadaan: Memahami dan mengimplementasikan strategi pengadaan yang canggih (misalnya, Strategic Sourcing).

• Kelola Pemasok: Mengoptimalkan hubungan dengan pemasok untuk mendorong penghematan bersama (Supplier Relationship Management – SRM).

• Nilai Tambah: Menerapkan Value Analysis/Value Engineering (VA/VE) untuk mencari alternatif yang lebih efisien.

• Proses Efisien: Mengidentifikasi dan mengurangi biaya yang tersembunyi dalam proses pengadaan.

• Ukur Penghematan: Mampu mengukur dan melaporkan hasil penghematan biaya secara akurat.

• Kontribusi Profit: Menjadi kontributor strategis terhadap profitabilitas perusahaan melalui manajemen biaya pengadaan.

Target Peserta:

• Manajer dan Staf Departemen Purchasing/Procurement.

• Manajer dan Staf Departemen Supply Chain dan Logistik.

• Profesional yang Terlibat dalam Proses Pengadaan, Negosiasi, dan Pemilihan Pemasok.

• Manajer Keuangan atau Staf yang Bertanggung Jawab atas Anggaran dan Pengendalian Biaya.

• Manajer Operasi atau Produksi yang Berinteraksi Langsung dengan Pemasok Bahan Baku.

• Siapa saja yang memiliki peran atau kepentingan dalam mengelola dan mengurangi biaya pengadaan di organisasinya.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami pentingnya pengurangan biaya pengadaan bagi kinerja finansial perusahaan.

• Melakukan analisis pengeluaran (Spend Analysis) untuk mengidentifikasi peluang penghematan terbesar.

• Mengaplikasikan konsep Total Cost of Ownership (TCO) dalam proses pengambilan keputusan pembelian.

• Mengembangkan dan menerapkan strategi negosiasi yang efektif untuk menurunkan harga dan memperbaiki syarat.

• Mengimplementasikan prinsip-prinsip Strategic Sourcing.

• Memanfaatkan Supplier Relationship Management (SRM) untuk mencapai penghematan jangka panjang dan nilai tambah.

• Melakukan Value Analysis/Value Engineering (VA/VE) dalam pengadaan barang dan jasa.

• Mengidentifikasi dan mengurangi biaya non-harga dalam proses pengadaan (biaya proses, biaya logistik, dll.).

• Mengembangkan Key Performance Indicators (KPIs) untuk mengukur dan melaporkan penghematan biaya pengadaan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pondasi Pengurangan Biaya Pengadaan

• Sesi 1.1: Mengapa Pengurangan Biaya Pengadaan Penting?

  • Peran Pengadaan dalam Struktur Biaya Perusahaan.

  • Dampak Penghematan Pengadaan terhadap Bottom Line (Laba Bersih).

  • Tantangan Umum dalam Pengurangan Biaya Pengadaan.

• Sesi 1.2: Memahami Total Cost of Ownership (TCO)

  • Harga Pembelian vs. Total Biaya Kepemilikan.

  • Komponen-komponen TCO (Biaya Akuisisi, Kepemilikan, dan Penggunaan).

  • Metode Penghitungan TCO Sederhana dan Penerapannya.

• Sesi 1.3: Analisis Pengeluaran (Spend Analysis)

  • Apa itu Spend Analysis dan Mengapa Krusial?

  • Langkah-langkah Melakukan Spend Analysis (Pengumpulan Data, Kategorisasi, Analisis).

  • Mengidentifikasi Area Spend Terbesar dan Peluang Penghematan.

Modul 2: Strategi Reduksi Biaya Langsung (Harga)

• Sesi 2.1: Menguasai Seni Negosiasi Pengadaan

  • Prinsip Dasar Negosiasi dalam Konteks Purchasing.

  • Tahapan Negosiasi Efektif (Perencanaan, Pelaksanaan, Penutupan).

  • Mengembangkan Strategi Negosiasi: Win-Win (Integrative) vs. Win-Lose (Distributive).

  • Mengenal dan Menghadapi Taktik Negosiasi Pemasok.

• Sesi 2.2: Teknik-teknik Negosiasi Harga

  • Menentukan Target Harga dan Batas Bawah (Bottom Line).

  • Memanfaatkan Informasi Pasar dan Benchmarking.

  • Negotiating on Terms & Conditions Selain Harga.

  • Teknik Mengatasi Deadlock dalam Negosiasi.

• Sesi 2.3: Leveraging Volume dan Konsolidasi Pembelian

  • Manfaat Pengelompokan Kebutuhan Pembelian.

  • Strategi Konsolidasi Pemasok.

  • Kontrak Jangka Panjang dan Volume Discount.

Modul 3: Strategic Sourcing & Pengelolaan Pemasok

• Sesi 3.1: Pengantar Strategic Sourcing

  • Apa itu Strategic Sourcing dan Perbedaannya dengan Purchasing Biasa.

  • Langkah-langkah Proses Strategic Sourcing (Analisis Spend, Profiling Pasar, Pengembangan Strategi, Sourcing, Implementasi, Manajemen).

  • Penerapan Matriks Kraljic (Portofolio Pemasok) untuk Strategi yang Tepat.

• Sesi 3.2: Supplier Relationship Management (SRM) untuk Penghematan

  • Membangun Kemitraan Strategis dengan Pemasok Utama.

  • Supplier Performance Management (SPM) dan Dampaknya terhadap Biaya.

  • Collaborative Cost Reduction Initiatives dengan Pemasok.

  • Supplier Development untuk Meningkatkan Kualitas dan Efisiensi.

• Sesi 3.3: Mengoptimalkan Basis Pemasok

  • Evaluasi Kinerja Pemasok Eksisting.

  • Pengembangan Pemasok Baru.

  • Mengelola Risiko dalam Basis Pemasok (Termasuk Risiko Biaya).

Modul 4: Reduksi Biaya Melalui Proses dan Inovasi

• Sesi 4.1: Value Analysis & Value Engineering (VA/VE)

  • Apa itu VA/VE? Tujuan dan Metodologi.

  • Mengidentifikasi Fungsi Produk/Jasa dan Biayanya.

  • Teknik Brainstorming Alternatif dengan Biaya Lebih Rendah Tanpa Mengurangi Kualitas/Fungsi.

  • Studi Kasus VA/VE dalam Pengadaan.

• Sesi 4.2: Efisiensi Proses Pengadaan (Procure-to-Pay)

  • Mengidentifikasi Biaya Tersembunyi dalam Siklus Pengadaan (PO Processing, Invoice Matching, Pembayaran).

  • Standarisasi dan Simplifikasi Proses.

  • Peran Teknologi (E-Procurement, Otomasi) dalam Mengurangi Biaya Proses.

• Sesi 4.3: Pengelolaan Logistik dan Inventori Terkait Pengadaan

  • Dampak Biaya Transportasi dan Inventori terhadap Total Biaya Pengadaan.

  • Strategi Pengiriman (JIT, VMI, Konsolidasi Pengiriman).

  • Mengoptimalkan Level Inventori Bahan Baku.

Modul 5: Pengukuran, Pengendalian, dan Keberlanjutan

• Sesi 5.1: Mengukur dan Melaporkan Penghematan Biaya

  • Metodologi Pengukuran Penghematan yang Akurat dan Konsisten.

  • Perbedaan Hard Savings vs. Soft Savings.

  • KPIs (Key Performance Indicators) untuk Pengadaan Berorientasi Biaya.

  • Format Pelaporan Penghematan kepada Manajemen.

• Sesi 5.2: Mengelola Risiko Terkait Biaya Pengadaan

  • Jenis Risiko Biaya (Volatilitas Harga Komoditas, Kurs, Risiko Pemasok Tunggal).

  • Strategi Mitigasi Risiko Biaya (Hedging, Kontrak Jangka Panjang, Diversifikasi Pemasok).

• Sesi 5.3: Membangun Budaya Pengurangan Biaya yang Berkelanjutan

  • Peran Kolaborasi Lintas Fungsi (Purchasing, Engineering, Produksi, Keuangan).

  • Mendorong Inisiatif Penghematan dari Tim.

  • Continuous Improvement dalam Proses dan Strategi Pengadaan.

Modul 6: Rencana Aksi dan Penutup

• Sesi 6.1: Diskusi Kasus dan Best Practices

  • Pembahasan Kasus Nyata dari Berbagai Industri.

  • Sharing Pengalaman dan Tantangan Peserta.

  • Review Best Practices dalam Pengurangan Biaya Pengadaan.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim

  • Mengidentifikasi Peluang Penghematan Spesifik di Lingkungan Kerja Masing-masing.

  • Menetapkan Target Penghematan dan Langkah-langkah Implementasi.

  • Menentukan Sumber Daya, Dukungan, dan Pihak Terkait yang Dibutuhkan.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Agen Perubahan dalam Pengurangan Biaya Pengadaan.

Metode Training:

• Presentasi Konsep & Strategi.

• Diskusi Kelompok Analisis Kasus.

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Industri.

• Workshop Praktik (Analisis Spend Sederhana, Penghitungan TCO, Latihan Negosiasi).

• Role-Playing Skenario Negosiasi Pengadaan.

• Sesi Tanya Jawab Interaktif.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk membahas konsep, strategi, dan melatih teknik praktis).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik pengurangan biaya pengadaan.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, role-playing, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik (misalnya, analisis kasus, rencana negosiasi sederhana).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Cost Reduction in Purchasing Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas dan mendalam di bidang Pengadaan Strategis (Strategic Procurement/Sourcing), Supply Chain Management, atau Consulting yang berfokus pada optimalisasi biaya pengadaan. Instruktur memiliki rekam jejak terbukti dalam membantu organisasi mengidentifikasi dan merealisasikan penghematan biaya pengadaan, serta berpengalaman dalam memberikan training yang aplikatif dan relevan bagi para profesional di bidang terkait.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi, analisis kasus, dan latihan praktik.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Format ini memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan diskusi dengan konteks spesifik industri, struktur biaya, pemasok eksisting, dan tantangan pengadaan yang dihadapi perusahaan, sehingga rencana aksi yang disusun lebih relevan dan implementatif.

• Online Training (Interaktif): Training Cost Reduction in Purchasing dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, analisis kasus, dan workshop dapat difasilitasi secara virtual dengan fitur breakout room dan shared documents. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Cost Reduction in Purchasing ini?

  • Para profesional di departemen Purchasing/Procurement, Supply Chain, Logistik, Keuangan, atau Operasi yang terlibat dalam proses pengadaan atau memiliki tanggung jawab terkait biaya pembelian.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu mengidentifikasi peluang penghematan, menguasai teknik negosiasi dan strategi pengadaan yang efektif, serta berkontribusi secara signifikan terhadap pengurangan biaya operasional perusahaan.

• Apakah training ini hanya fokus pada negosiasi harga?

  • Tidak, training ini membahas berbagai aspek pengurangan biaya, termasuk analisis biaya (TCO, Spend Analysis), Strategic Sourcing, SRM, VA/VE, dan efisiensi proses, selain teknik negosiasi harga.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif yang mencakup presentasi, diskusi, studi kasus, workshop praktik, role-playing, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online dengan format interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, handout tambahan, dan instrumen/tool sederhana untuk analisis (jika relevan).