Corporate Event Management

Deskripsi Singkat Training Corporate Event Management:

Event korporat, mulai dari pertemuan internal, peluncuran produk, konferensi, hingga acara team building, merupakan alat strategis penting untuk mencapai berbagai tujuan bisnis. Namun, perencanaan dan pelaksanaannya seringkali kompleks dan menuntut keterampilan khusus. Training “Corporate Event Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pemahaman komprehensif dan keterampilan praktis yang dibutuhkan untuk mengelola seluruh siklus event korporat, mulai dari penetapan tujuan, perencanaan detail, eksekusi di lapangan, hingga evaluasi pasca-event. Anda akan mempelajari cara mengelola anggaran, memilih vendor yang tepat, menangani logistik, menciptakan konten yang menarik, serta memitigasi risiko. Jadilah pengelola event internal yang handal dan ciptakan event korporat yang tidak hanya sukses secara operasional, tetapi juga memberikan dampak positif signifikan bagi organisasi Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Perencanaan Terstruktur: Mampu merancang rencana event yang detail, logis, dan terarah sesuai tujuan.

• Anggaran Terkendali: Menguasai teknik penyusunan dan pengendalian anggaran event secara efektif.

• Manajemen Vendor: Meningkatkan kemampuan memilih, bernegosiasi, dan mengelola hubungan dengan vendor/supplier.

• Logistik Handal: Memastikan seluruh aspek logistik (venue, F&B, A/V, registrasi) berjalan lancar.

• Pengalaman Peserta Unggul: Menciptakan event yang memberikan pengalaman positif dan berkesan bagi peserta.

• Mitigasi Risiko: Mampu mengidentifikasi potensi risiko dan menyusun rencana kontingensi.

• Eksekusi Profesional: Melaksanakan event di lapangan dengan percaya diri dan efisien.

• Evaluasi Terukur: Mengukur kesuksesan event berdasarkan tujuan yang ditetapkan dan laporan yang relevan.

• ROI Event Optimal: Memaksimalkan nilai investasi organisasi pada setiap event.

Target Peserta:

• Staf dan Manajer Departemen Marketing & Komunikasi.

• Staf dan Manajer Departemen HR & General Affairs (GA) yang mengelola event internal (training, gathering, team building).

• Sekretaris atau Executive Assistant yang bertugas membantu perencanaan event.

• Anggota Tim Proyek yang ditugaskan mengorganisir event tertentu.

• Staf dari departemen lain yang memiliki tanggung jawab dalam penyelenggaraan event korporat.

• Siapa saja yang terlibat dalam proses perencanaan, pelaksanaan, atau evaluasi event di lingkungan perusahaan.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menetapkan tujuan event korporat yang jelas dan terukur sesuai dengan sasaran bisnis.

• Menyusun rencana kerja event yang komprehensif (termasuk timeline, tim, dan tanggung jawab).

• Mengembangkan dan mengelola anggaran event secara efektif.

• Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih venue serta vendor yang sesuai kebutuhan.

• Merencanakan dan mengelola aspek logistik event (registrasi, A/V, F&B, tata ruang).

• Mengembangkan konten dan program event yang menarik dan relevan bagi target audiens.

• Menyusun strategi komunikasi dan promosi untuk event.

• Mengidentifikasi potensi risiko dalam event dan menyiapkan rencana mitigasi.

• Melaksanakan event di lapangan dengan koordinasi yang baik dan kemampuan problem-solving dasar.

• Melakukan evaluasi pasca-event untuk mengukur kesuksesan dan mengidentifikasi area perbaikan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Event Korporat & Tahap Perencanaan Awal

• Sesi 1.1: Apa Itu Event Korporat? Peran dan Jenis-jenisnya

  • Definisi Event Korporat dan Mengapa Penting bagi Bisnis.

  • Berbagai Jenis Event Korporat (Meeting, Konferensi, Pameran, Workshop, Gathering, Product Launch, Team Building).

  • Mengaitkan Event dengan Tujuan Bisnis (Branding, Penjualan, Engagement Karyawan, Pendidikan).

• Sesi 1.2: Proses Manajemen Event: Sebuah Overview

  • Tahapan Siklus Hidup Event (Konsepsi, Perencanaan, Pelaksanaan, Pasca-Event).

  • Peran Kunci dalam Tim Event (Event Owner, Project Leader, Tim Pelaksana).

• Sesi 1.3: Menetapkan Tujuan, Sasaran, dan Target Audiens Event

  • Metode Penetapan Tujuan yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

  • Mengidentifikasi Target Audiens dan Kebutuhan Mereka.

  • Menentukan Key Performance Indicators (KPIs) untuk Event.

Modul 2: Anggaran dan Manajemen Finansial Event

• Sesi 2.1: Menyusun Anggaran Event

  • Identifikasi Kategori Biaya Utama dalam Event (Venue, F&B, A/V, Pengisi Acara, Promosi, Staf, Kontingensi).

  • Metode Estimasi Biaya.

  • Membuat Rencana Anggaran yang Detail.

• Sesi 2.2: Pengendalian Biaya dan Sumber Pendanaan

  • Teknik Negosiasi dengan Vendor.

  • Pelacakan Biaya Selama Perencanaan dan Pelaksanaan.

  • Pentingnya Dana Kontingensi.

  • Sumber Pendanaan (Anggaran Internal, Sponsor, Tiket/Registrasi).

Modul 3: Venue dan Manajemen Vendor

• Sesi 3.1: Memilih Venue yang Tepat

  • Kriteria Pemilihan Venue (Kapasitas, Lokasi, Fasilitas, Aksesibilitas, Biaya).

  • Melakukan Site Inspection dan Menyusun Checklist.

  • Pertimbangan Teknis Venue (Listrik, A/C, Jaringan Internet).

• Sesi 3.2: Bekerja dengan Vendor dan Supplier

  • Identifikasi Vendor Kunci (Catering, A/V, Dekorasi, Hiburan, Logistik).

  • Proses Request for Proposal (RFP) atau Quotation.

  • Evaluasi dan Pemilihan Vendor.

• Sesi 3.3: Kontrak dan Perjanjian dengan Vendor

  • Poin-poin Kunci dalam Kontrak Vendor (Lingkup Kerja, Harga, Jadwal Pembayaran, Klausul Pembatalan).

  • Pentingnya Legal Review (Jika Diperlukan).

Modul 4: Logistik dan Operasional Event

• Sesi 4.1: Manajemen Registrasi dan Peserta

  • Sistem Registrasi (Manual, Online, Event App).

  • Pengelolaan Data Peserta.

  • Proses Check-in di Lokasi.

• Sesi 4.2: Tata Ruang (Layout) dan Penataan Venue

  • Merancang Layout Ruangan Sesuai Jenis Event dan Tujuan.

  • Penempatan Panggung, Kursi, Booth, Area Registrasi, dll.

  • Pertimbangan Alur Peserta (Flow).

• Sesi 4.3: Audio-Visual dan Kebutuhan Teknis Lainnya

  • Identifikasi Kebutuhan Sound System, Proyektor, Layar, Pencahayaan.

  • Koordinasi dengan Tim Teknis Venue atau Vendor A/V.

  • Kebutuhan Khusus (Live Streaming, Video Conference, Wi-Fi).

• Sesi 4.4: Food & Beverage Management

  • Menentukan Kebutuhan F&B (Coffee Break, Lunch, Dinner, Gala).

  • Memilih Menu dan Format Penyajian (Buffet, Set Menu, Stasiun).

  • Pertimbangan Khusus (Dietary Restrictions, Alergi).

Modul 5: Konten, Program, dan Pengalaman Peserta

• Sesi 5.1: Menyusun Agenda dan Alur Program

  • Merancang Jadwal Acara yang Efektif dan Menarik.

  • Alokasi Waktu untuk Setiap Sesi/Agenda.

  • Menciptakan Transisi yang Lancar Antar Sesi.

• Sesi 5.2: Memilih Pembicara dan Pengisi Acara

  • Kriteria Pemilihan Pembicara/Pengisi Acara.

  • Briefing Pembicara Mengenai Tujuan dan Audiens.

  • Manajemen Logistik Pembicara (Perjalanan, Akomodasi).

• Sesi 5.3: Meningkatkan Engagement dan Interaksi Peserta

  • Teknik Membuat Sesi Lebih Interaktif (Q&A, Polling, Games).

  • Memanfaatkan Event App atau Platform Digital untuk Interaksi.

  • Menciptakan Suasana yang Mendukung Tujuan Event.

Modul 6: Pemasaran, Komunikasi, dan Branding Event

• Sesi 6.1: Branding dan Pesan Event

  • Mengembangkan Tema dan Identitas Visual Event.

  • Menyusun Key Messages untuk Komunikasi.

• Sesi 6.2: Strategi Komunikasi Event

  • Identifikasi Saluran Komunikasi (Email, Website, Media Sosial, Internal Memo).

  • Membuat Materi Komunikasi (Undangan, Informasi Event, Pengingat).

  • Mengelola Pertanyaan dan Feedback dari Calon Peserta.

• Sesi 6.3: Mengelola Pendaftaran dan Konfirmasi Kehadiran

  • Proses Pendaftaran dan Pembayaran (Jika Berbayar).

  • Mengirim Konfirmasi dan Informasi Penting Sebelum Event.

Modul 7: Manajemen Risiko, Keamanan, dan Aspek Hukum

• Sesi 7.1: Identifikasi dan Penilaian Risiko Event

  • Jenis Risiko yang Umum dalam Event (Keamanan, Kesehatan, Cuaca, Pembatalan, Masalah Teknis, Reputasi).

  • Metode Identifikasi Risiko (Checklist, Brainstorming).

  • Menilai Tingkat Kemungkinan dan Dampak Risiko.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Mitigasi dan Kontingensi

  • Langkah-langkah untuk Mengurangi Risiko Terjadi.

  • Menyiapkan Rencana Cadangan (Contingency Plan) untuk Skenario Terburuk.

• Sesi 7.3: Keamanan, Keselamatan, dan Peraturan

  • Memastikan Kepatuhan Terhadap Aturan Keamanan Venue dan Peraturan Lokal.

  • Perencanaan Keamanan (Security Personnel, Akses).

  • Prosedur Darurat (Kebakaran, Medis).

  • Izin dan Perizinan Event (Jika Diperlukan).

Modul 8: Eksekusi Onsite dan Manajemen Krisis Dasar

• Sesi 8.1: Koordinasi Tim dan Briefing Onsite

  • Membagi Tugas dan Tanggung Jawab Tim di Lapangan.

  • Melakukan Briefing Tim Sebelum Event Dimulai.

  • Pentingnya Komunikasi Internal Selama Event.

• Sesi 8.2: Manajemen Waktu dan Alur Acara di Lapangan

  • Memantau Jadwal Acara.

  • Koordinasi dengan Pengisi Acara, Tim Teknis, dan Vendor.

  • Mengatasi Keterlambatan atau Perubahan Jadwal Mendadak.

• Sesi 8.3: Penanganan Masalah (Problem Solving) di Lapangan

  • Mengidentifikasi Masalah dengan Cepat.

  • Mengambil Keputusan yang Tepat di Bawah Tekanan.

  • Berkomunikasi dengan Tenang dan Profesional Saat Menangani Masalah.

• Sesi 8.4: Dasar Manajemen Krisis Event

  • Mengenali Situasi yang Berpotensi Menjadi Krisis.

  • Protokol Komunikasi Krisis Dasar.

  • Peran Tim dalam Menangani Krisis Awal.

Modul 9: Pasca-Event dan Evaluasi

• Sesi 9.1: Aktivitas Pasca-Event

  • Pembayaran Akhir ke Vendor.

  • Pengembalian Peralatan/Barang.

  • Ucapan Terima Kasih kepada Peserta, Pembicara, dan Tim.

  • Dokumentasi Event (Foto, Video, Laporan).

• Sesi 9.2: Mengumpulkan dan Menganalisis Feedback

  • Metode Pengumpulan Feedback (Kuesioner Online, Kotak Saran, Diskusi).

  • Analisis Data Feedback Peserta, Tim, dan Stakeholder.

• Sesi 9.3: Mengukur Keberhasilan Event Berdasarkan KPI

  • Membandingkan Hasil dengan Tujuan yang Ditetapkan.

  • Menghitung ROI (Return on Investment) Event (Jika Relevan).

  • Menyusun Laporan Evaluasi Event untuk Stakeholder.

• Sesi 9.4: Pembelajaran dan Perbaikan untuk Event Berikutnya

  • Melakukan Debriefing Internal Tim Event.

  • Mengidentifikasi Best Practices dan Area Perbaikan.

  • Menyimpan Pembelajaran untuk Event di Masa Depan.

Modul 10: Tren Terkini dalam Corporate Event (Opsional, Jika Waktu Memungkinkan)

• Sesi 10.1: Hybrid dan Virtual Event

  • Perencanaan dan Logistik Khusus untuk Event Online/Hybrid.

  • Platform dan Teknologi yang Digunakan.

  • Strategi Engagement untuk Audiens Online.

• Sesi 10.2: Sustainability dan Teknologi dalam Event

  • Konsep Event Berkelanjutan (Green Event).

  • Pemanfaatan Teknologi Event (Apps, AI, Data Analytics).

Modul 11: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 11.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Diskusi

  • Tanya Jawab Terbuka Mengenai Materi yang Telah Disampaikan.

  • Diskusi Kasus Event Spesifik yang Pernah Dihadapi Peserta.

• Sesi 11.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area yang Akan Ditingkatkan dalam Mengelola Event.

  • Menetapkan Langkah-langkah Konkret untuk Mengaplikasikan Pengetahuan dan Keterampilan Baru.

  • Menentukan Dukungan dan Sumber Daya yang Dibutuhkan.

• Sesi 11.3: Evaluasi Training dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci untuk Menjadi Event Planner Korporat yang Sukses.

Metode Training:

• Presentasi Konsep dan Framework Manajemen Event

• Diskusi Interaktif dan Sharing Pengalaman

• Studi Kasus Event Korporat dari Berbagai Tipe

• Workshop Praktik (Menyusun Anggaran Sederhana, Membuat Timeline, Analisis Risiko, Menyusun Rencana Layout)

• Penggunaan Checklist dan Template yang Dapat Diaplikasikan Langsung

• Simulasi Skenario Manajemen Onsite atau Penanganan Masalah Dasar

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Untuk cakupan materi yang komprehensif, diskusi mendalam, dan waktu praktik yang memadai)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan proses manajemen event.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, analisis studi kasus, dan pengerjaan workshop.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik (misalnya, kualitas rencana anggaran atau identifikasi risiko).

• Penilaian Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran/Penyelesaian Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Corporate Event Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman luas dan terbukti di bidang Event Management, khususnya event korporat. Instruktur memiliki latar belakang sebagai Event Manager, Project Manager, atau Profesional Marketing/GA yang sering mengorganisir event, dengan rekam jejak keberhasilan dalam mengelola berbagai jenis event dari perencanaan hingga evaluasi. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan materi yang kompleks menjadi aplikatif, berbagi best practices, serta memfasilitasi sesi praktik dan diskusi yang relevan dengan tantangan nyata dalam penyelenggaraan event.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi kelompok, workshop, dan simulasi.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house training di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan penyesuaian studi kasus dan diskusi dengan jenis event yang paling sering diselenggarakan oleh perusahaan, kebijakan internal, dan penggunaan format/template yang sudah ada di organisasi (jika ada).

• Online Training (Interaktif): Training Corporate Event Management dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, analisis kasus, dan workshop (menggunakan tools kolaborasi online) dapat difasilitasi secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Jenis event korporat apa saja yang dibahas dalam training ini?

  • Training ini mencakup prinsip manajemen event yang berlaku umum untuk berbagai jenis event korporat, mulai dari meeting internal, gathering, training, hingga konferensi atau peluncuran produk, disesuaikan dengan kebutuhan peserta/perusahaan.

• Apakah training ini hanya teoritis atau praktis?

  • Training ini sangat praktis, mencakup banyak workshop, studi kasus, dan penggunaan template yang bisa langsung diaplikasikan.

• Apakah training ini cocok untuk yang belum memiliki pengalaman mengelola event?

  • Ya, materi dimulai dari dasar proses manajemen event, sehingga cocok baik untuk pemula maupun yang sudah memiliki sedikit pengalaman dan ingin meningkatkan keterampilan secara komprehensif.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal untuk training komprehensif adalah 3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran/penyelesaian dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, dapat dilaksanakan secara online dengan metode interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template/checklist event, dan handout tambahan yang relevan.