Building Operation Excellence Through Lean Procurement

Deskripsi Singkat Training Building Operational Excellence Through Lean Procurement:

Pengadaan (Procurement) bukan lagi sekadar fungsi transaksional, melainkan area strategis yang memiliki potensi besar untuk menciptakan keunggulan operasional di seluruh organisasi. Dengan menerapkan prinsip Lean, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan, mempercepat alur kerja, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas pasokan. Training “Building Operational Excellence Through Lean Procurement” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pemahaman mendalam tentang filosofi Lean dan keterampilan praktis untuk mengadaptasikannya secara efektif dalam fungsi pengadaan. Anda akan belajar bagaimana memetakan proses pengadaan (Procure-to-Pay), mengidentifikasi delapan jenis pemborosan (Muda), mengimplementasikan alat Lean seperti 5S, Standard Work, dan Visual Management, serta membangun kemitraan Lean dengan pemasok. Jadikan pengadaan Anda sebagai pendorong utama keunggulan operasional dan profitabilitas perusahaan!

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Keunggulan Operasional: Mampu mengintegrasikan Lean ke dalam pengadaan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas di seluruh rantai pasok.

• Pengurangan Pemborosan: Mengidentifikasi dan mengeliminasi 8 Jenis Pemborosan (Muda) dalam setiap tahapan proses pengadaan.

• Efisiensi Proses Pengadaan: Mengoptimalkan alur kerja Procure-to-Pay (P2P), mengurangi waktu siklus, dan biaya operasional.

• Kualitas Pasokan Meningkat: Memastikan penerimaan barang/jasa berkualitas tinggi dan sesuai standar melalui kerja sama dengan pemasok.

• Pengurangan Biaya Signifikan: Mencapai penghematan biaya pembelian, penyimpanan, dan pemrosesan yang tidak perlu.

• Manajemen Risiko Pasokan: Mengurangi risiko disrupsi dan masalah kualitas dari pemasok.

• Kolaborasi Pemasok: Membangun kemitraan Lean yang kuat dengan pemasok untuk nilai jangka panjang.

• Budaya Kaizen: Menanamkan pola pikir perbaikan berkelanjutan (Kaizen) di tim pengadaan dan lintas fungsi.

• Penciptaan Nilai: Mengubah fungsi pengadaan menjadi pendorong strategis untuk nilai perusahaan.

Target Peserta:

• Procurement Managers, Purchasing Managers, Head of Sourcing.

• Purchasing Staff, Procurement Specialists, Sourcing Specialists, Buyer.

• Manajer dan Staf Departemen Logistik & Supply Chain.

• Manajer Operasional, Manajer Produksi, Project Managers.

• Tim Continuous Improvement / Lean / Six Sigma.

• Manajer Keuangan (Cost Control), Staf Akuntansi (AP).

• Siapa saja yang bertanggung jawab atas atau terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, dan optimalisasi proses pengadaan dan ingin menerapkan prinsip Lean.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep Lean Procurement dan perannya dalam mencapai keunggulan operasional.

• Mengidentifikasi 8 jenis pemborosan (Muda) yang umum terjadi dalam seluruh siklus Procure-to-Pay (P2P).

• Mengaplikasikan Value Stream Mapping (VSM) untuk menganalisis dan mendesain ulang proses pengadaan.

• Menerapkan prinsip-prinsip 5S/5R, Standard Work, dan Visual Management di area kerja pengadaan.

• Mengembangkan strategi untuk mengurangi variabilitas (Mura) dan beban berlebih (Muri) dalam proses pengadaan.

• Mengelola hubungan pemasok (Supplier Relationship Management – SRM) dengan pendekatan Lean.

• Mengukur dampak perbaikan (pengurangan biaya, waktu siklus, peningkatan kualitas) pada operasional pengadaan.

• Membangun budaya perbaikan berkelanjutan (Kaizen) di tim pengadaan.

• Menyusun rencana aksi pribadi untuk mengimplementasikan prinsip Lean Procurement di organisasi mereka.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Lean & Keunggulan Operasional dalam Pengadaan

• Sesi 1.1: Pengantar Lean Procurement: Mengubah Pengadaan menjadi Pusat Nilai

  • Definisi Lean Procurement: Aplikasi Prinsip Lean di Fungsi Pengadaan.

  • Mengapa Pengadaan adalah Area Potensial untuk Menciptakan Keunggulan Operasional.

  • Manfaat Lean Procurement: Pengurangan Biaya, Peningkatan Kualitas, Kecepatan, Inovasi.

• Sesi 1.2: Memahami 8 Jenis Pemborosan (Muda) dalam Proses Pengadaan

  • Defects (Kesalahan PO, Invoice, Data).

  • Overproduction (Pembelian Berlebih, Dokumen Tidak Perlu).

  • Waiting (Menunggu Persetujuan, Pengiriman, Pembayaran).

  • Non-Utilized Talent (Potensi Karyawan Tidak Dimanfaatkan).

  • Transportation (Pergerakan Dokumen Fisik, Info Antar Departemen).

  • Inventory (Persediaan Berlebih Akibat Pembelian).

  • Motion (Gerakan Tidak Efisien Saat Mencari Dokumen/Data).

  • Excess Processing (Langkah Persetujuan Berulang, Input Data Ganda).

• Sesi 1.3: Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk Perbaikan Pengadaan

  • PDCA sebagai Metodologi Inti Lean dan Kaizen dalam Pengadaan.

  • Pentingnya Data dan Pengukuran dalam Setiap Siklus Perbaikan.

Modul 2: Fase PLAN: Value Stream Mapping (VSM) untuk Proses Pengadaan

• Sesi 2.1: Pengantar Value Stream Mapping (VSM) di Pengadaan

  • Tujuan VSM: Memvisualisasikan Aliran Material/Jasa dan Informasi dalam Siklus Procure-to-Pay (P2P).

  • Mengidentifikasi Langkah Bernilai Tambah dan Tidak Bernilai Tambah (Pemborosan).

  • Peran VSM dalam Mengungkap Bottleneck dan Ketergantungan Proses Pengadaan.

• Sesi 2.2: Metode Penyusunan Current State Map (Peta Aliran Nilai Saat Ini) P2P

  • Simbol-simbol VSM & Cara Pengumpulannya.

  • Menggambar Aliran Material/Jasa (Dari Kebutuhan Hingga Penerimaan).

  • Menggambar Aliran Informasi (RFQ, PO, Invoice, Pembayaran).

  • Menghitung Waktu Siklus (Cycle Time), Lead Time, Waktu Tambah Nilai.

  • Workshop Praktik: Membuat Current State Map P2P Sederhana.

• Sesi 2.3: Analisis Current State Map & Identifikasi Peluang Perbaikan

  • Mencari Sumber-sumber Pemborosan (8 Muda) di VSM Pengadaan.

  • Mengidentifikasi Bottleneck dan Titik Masalah Kritis.

  • Menetapkan Tujuan Perbaikan untuk Future State Map.

Modul 3: Penerapan Alat Lean di Proses Pengadaan

• Sesi 3.1: 5S / 5R di Area Kerja Pengadaan (Kantor & File Digital)

  • Seiri (Ringkas): Mengeliminasi Dokumen, File Digital, Data Tidak Perlu.

  • Seiton (Rapi): Penataan Fisik (Meja, Lemari) dan Digital (Folder, Database).

  • Seiso (Resik): Kebersihan Lingkungan Kerja dan Deteksi Anomali.

  • Seiketsu (Rawat): Standardisasi Praktik 3S.

  • Shitsuke (Rajin): Membudayakan Disiplin.

  • Workshop Praktik: Simulasi Implementasi 5S di Area Kerja Pengadaan.

• Sesi 3.2: Standard Work (Kerja Standar) untuk Proses Pengadaan

  • Pentingnya Standard Work: Mengurangi Variasi, Meningkatkan Kualitas, Memudahkan Pelatihan.

  • Penyusunan Instruksi Kerja Visual (Visual Work Instructions) untuk Tugas Rutin (Mis: Proses Pembuatan PO, Evaluasi Vendor).

  • Workshop Praktik: Membuat Standard Work Visual Sederhana untuk Tugas Pengadaan.

• Sesi 3.3: Visual Management untuk Proses Pengadaan

  • Penggunaan Papan Visual (Kanban Board, Papan Progres PO, Papan KPI).

  • Color Coding untuk Status Dokumen/Proyek.

  • Membuat Masalah dan Standar Terlihat Jelas.

  • Workshop Praktik: Mendesain Papan Visual untuk Proses Pengadaan.

Modul 4: Manajemen Pemasok Lean & Sistem Pull

• Sesi 4.1: Supplier Relationship Management (SRM) dengan Pendekatan Lean

  • Membangun Kemitraan Strategis dengan Pemasok Kunci.

  • Kolaborasi dalam Peningkatan Kualitas dan Efisiensi.

  • Pengembangan Pemasok (Supplier Development) untuk Mendukung Keunggulan Operasional.

• Sesi 4.2: Implementasi Sistem Pull (Kanban) dalam Rantai Pasok

  • Konsep Pull System: Meminimalkan Inventori & Produksi Berlebih.

  • Peran Kanban untuk Mengatur Aliran Material dari Pemasok.

  • Just-in-Time (JIT) Delivery dari Pemasok.

  • Workshop Praktik: Desain Sistem Kanban Sederhana untuk Pengadaan Material.

• Sesi 4.3: Mengurangi Variabilitas (Mura) & Beban Berlebih (Muri) di Pengadaan

  • Strategi untuk Menghaluskan Permintaan dan Aliran Informasi.

  • Menghilangkan Fluktuasi yang Menyebabkan Pemborosan.

  • Optimalisasi Kapasitas Pemasok.

Modul 5: Teknologi, Pengukuran & Peningkatan Berkelanjutan di Lean Procurement

• Sesi 5.1: Pemanfaatan Teknologi untuk Lean Procurement (e-Procurement)

  • Sistem e-Procurement: Otomatisasi Proses, Peningkatan Transparansi.

  • Integrasi e-Procurement dengan ERP untuk Data yang Mulus.

  • Manfaat Analisis Data Pengadaan (Spend Analytics).

• Sesi 5.2: Pengukuran Kinerja Lean Procurement & ROI

  • KPI Lean Procurement: Lead Time P2P, On-Time Delivery Pemasok, Kualitas Pemasok, Penghematan Biaya, Inventori Level.

  • Mengukur Dampak Pengurangan Biaya dan Peningkatan Efisiensi pada Profitabilitas.

  • Workshop Praktik: Perhitungan Dampak Lean pada Profit Pengadaan Sederhana.

• Sesi 5.3: Kaizen (Perbaikan Berkelanjutan) & Pembelajaran Organisasi

  • Mendorong Tim Pengadaan untuk Terus Mencari Peluang Perbaikan.

  • Mekanisme Small Group Activities (SGA/QCC) di Pengadaan.

  • Mendokumentasikan Best Practices dan Lessons Learned.

Modul 6: Tantangan, Budaya & Rencana Aksi Strategis

• Sesi 6.1: Tantangan Umum dalam Implementasi Lean Procurement

  • Resistensi Internal (User, Finance), Keterbatasan Data.

  • Hubungan dengan Pemasok yang Sudah Terbentuk.

  • Investasi Awal dalam Teknologi.

  • Studi Kasus: Analisis Implementasi Lean Procurement yang Sukses dan Hambatannya.

• Sesi 6.2: Membangun Budaya Kaizen di Fungsi Pengadaan

  • Peran Kepemimpinan dalam Mendorong Pola Pikir Lean.

  • Edukasi dan Pelatihan Berkelanjutan untuk Tim Pengadaan.

  • Sistem Pengakuan dan Penghargaan untuk Inisiatif Lean.

• Sesi 6.3: Rencana Aksi Pribadi & Penutup

  • Merangkum Pembelajaran Kunci dari Konsep Lean Procurement dan Aplikasinya.

  • Menyusun Rencana Aksi Konkret, Terukur, dan Bertarget Waktu untuk Mengimplementasikan Prinsip Lean Procurement di Organisasi Anda.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan untuk Implementasi.

  • Evaluasi Training dan Pesan Kunci untuk Menjadi Pendorong Keunggulan Operasional Melalui Pengadaan.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok Mendalam.

• Studi Kasus Implementasi Lean Procurement Nyata dari Berbagai Industri.

• Intensif Workshop Praktik: Pemetaan Proses P2P (Current State Map), Identifikasi 8 Pemborosan, Desain Standard Work, Desain Sistem Kanban, Perhitungan Dampak Lean (dengan Ms. Excel).

• Analisis Visual (Foto/Video) Proses Pengadaan.

• Sesi Tanya Jawab Terbuka.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi yang Detail.

• Peserta sangat dianjurkan membawa laptop dengan Microsoft Excel terinstal (minimal versi 2013/2016) untuk sesi praktik.

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk cakupan materi yang komprehensif, alat analisis, dan praktik intensif)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan keterampilan Lean Procurement.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, kualitas workshop praktik, dan analisis studi kasus.

• Penilaian Kualitas Rencana Aksi Pribadi yang disusun.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Building Operational Excellence Through Lean Procurement Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang merupakan praktisi senior dan ahli di bidang Lean Management, Supply Chain Management, atau Procurement, dengan pengalaman luas dalam mengimplementasikan prinsip Lean di fungsi pengadaan berbagai jenis organisasi. Instruktur memiliki keahlian mendalam dalam identifikasi pemborosan, Value Stream Mapping, 5S, Standard Work, Kanban, dan optimalisasi proses P2P. Mampu menyampaikan materi secara terstruktur, praktis, dan memberikan wawasan aplikatif serta studi kasus dari pengalaman nyata.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, workshop kolaboratif, dan analisis studi kasus.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Peserta wajib membawa laptop dengan Microsoft Excel terinstal.

• In-House Training: Pelatihan ini sangat sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi klien (departemen pengadaan atau fasilitas terkait). Ini memungkinkan peserta untuk langsung mengamati alur kerja mereka dan mengaplikasikan alat-alat Lean pada masalah pengadaan nyata. Hal ini memaksimalkan relevansi dan dampak pelatihan.

• Online Training (Interaktif): Training Building Operational Excellence Through Lean Procurement dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif dengan fitur share screen untuk panduan praktik Excel dan breakout room untuk workshop kelompok. Sesi diskusi, analisis studi kasus, dan perencanaan dapat difasilitasi secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Manajer dan staf Pengadaan, Pembelian, Logistik, Supply Chain, Operasional, dan tim Continuous Improvement yang ingin meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan dalam pengadaan, mengoptimalkan proses P2P, dan berkontribusi pada keunggulan operasional serta profitabilitas perusahaan.

• Apakah training ini hanya teori?

  • Tidak, training ini sangat praktis, dengan penekanan kuat pada workshop praktik Value Stream Mapping, desain Standard Work dan Kanban, dan analisis studi kasus nyata.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, dengan penekanan pada workshop praktik identifikasi pemborosan, VSM, dan desain sistem Lean di pengadaan.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 3 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, sangat efektif jika dilaksanakan secara online, dengan syarat setiap peserta memiliki Ms. Excel di laptopnya.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

  • Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), file Excel untuk latihan, template (VSM, 8 Muda, Standard Work, Kanban), studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.