Practical Procurement Management

Deskripsi Singkat Training Practical Procurement Management:

Manajemen Pengadaan yang efektif adalah tulang punggung keberhasilan operasional dan finansial sebuah organisasi. Di era bisnis yang dinamis ini, procurement bukan lagi sekadar fungsi pembelian, melainkan mitra strategis yang bertanggung jawab menciptakan nilai, mengelola risiko, dan membangun hubungan yang kuat dengan supplier. Training “Practical Procurement Management” ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan komprehensif, alat-alat praktis, dan keterampilan taktis yang esensial untuk mengelola seluruh siklus pengadaan (procurement cycle) secara efisien dan strategis. Dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi kinerja supplier, Anda akan belajar bagaimana mengoptimalkan setiap tahapan untuk mencapai penghematan biaya, memastikan kualitas pasokan, dan mendorong keunggulan kompetitif.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Siklus Pengadaan: Menguasai seluruh tahapan proses pengadaan dari awal hingga akhir.

• Perencanaan Strategis: Mampu merumuskan rencana pengadaan yang efektif, termasuk spesifikasi & HPS yang akurat.

• Seleksi Supplier Optimal: Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih supplier terbaik sesuai kebutuhan dan kriteria.

• Negosiasi Unggul: Meningkatkan keterampilan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan dan adil.

• Manajemen Kontrak Handal: Memahami dan mengelola kontrak pengadaan untuk memastikan kepatuhan dan kinerja.

• Kelola Risiko: Mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko dalam rantai pasok pengadaan.

• Optimalisasi Biaya: Mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan meningkatkan nilai pengadaan (Total Cost of Ownership).

• Hubungan Supplier Kuat: Membangun dan memelihara hubungan strategis dengan supplier untuk kinerja jangka panjang.

• Kepatuhan & Etika: Menerapkan praktik pengadaan yang etis, transparan, dan sesuai regulasi.

Target Peserta:

• Staf dan Spesialis Pengadaan/Pembelian (Procurement/Purchasing Staff & Specialists).

• Manajer dan Supervisor Pengadaan/Pembelian.

• Profesional Supply Chain dan Logistik.

• Project Manager yang mengelola pengadaan untuk proyek-proyek mereka.

• Staf Teknis atau Pengguna Akhir yang terlibat dalam penyusunan spesifikasi atau KAK.

• Staf Keuangan dan Anggaran yang berinteraksi dengan proses pengadaan.

• Pengusaha atau Pemilik Bisnis yang ingin mengoptimalkan fungsi pengadaan mereka.

• Siapa saja yang ingin membangun atau memperkuat pemahaman dan keterampilan praktis dalam manajemen pengadaan.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan peran strategis fungsi pengadaan dalam menciptakan nilai dan efisiensi bagi organisasi.

• Mengidentifikasi dan mengelola setiap tahapan dalam siklus manajemen pengadaan (Procurement Cycle).

• Menyusun spesifikasi teknis/KAK dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE) yang jelas dan akurat.

• Mengembangkan strategi sourcing dan melakukan seleksi supplier secara objektif dan efektif.

• Mengaplikasikan teknik negosiasi yang efektif untuk mencapai kesepakatan terbaik dengan supplier.

• Memahami elemen kunci kontrak pengadaan dan mengelola kinerja kontrak secara proaktif.

• Mengidentifikasi dan memitigasi risiko-risiko utama dalam rantai pasok pengadaan.

• Melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO) dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.

• Membangun dan memelihara hubungan jangka panjang yang strategis dengan supplier.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi & Peran Strategis Procurement Modern

• Sesi 1.1: Pengantar Procurement Management: Evolusi dan Definisi

  • Dari Purchasing ke Strategic Procurement: Pergeseran Paradigma.

  • Definisi, Lingkup, dan Tujuan Utama Procurement dalam Organisasi.

  • Peran Procurement sebagai Pencipta Nilai dan Mitra Bisnis.

• Sesi 1.2: Prinsip Dasar, Etika, dan Kepatuhan dalam Pengadaan

  • Prinsip-prinsip Kunci: Transparansi, Akuntabilitas, Persaingan Sehat, Keadilan, Integritas.

  • Kode Etik Profesional Pengadaan: Pencegahan Konflik Kepentingan, Anti-Bribery, Anti-Fraud.

  • Gambaran Umum Regulasi dan Kebijakan Internal Perusahaan terkait Pengadaan.

• Sesi 1.3: Gambaran Umum Siklus Pengadaan (Procurement Cycle)

  • Memahami Tahapan End-to-End: Identifikasi Kebutuhan hingga Evaluasi Kinerja Supplier.

  • Keterkaitan Antara Setiap Tahapan dan Dampaknya.

Modul 2: Perencanaan Pengadaan: Identifikasi Kebutuhan & Estimasi Biaya

• Sesi 2.1: Identifikasi Kebutuhan dan Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK

  • Menerjemahkan Kebutuhan Pengguna ke dalam Persyaratan Pengadaan yang Jelas.

  • Jenis-jenis Spesifikasi (Teknis, Fungsional, Kinerja, Standar).

  • Panduan Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk Pengadaan Jasa.

  • Workshop Praktik: Menyusun Spesifikasi/KAK Sederhana.

• Sesi 2.2: Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE)

  • Fungsi dan Pentingnya HPS/OE sebagai Acuan Kewajaran Harga.

  • Metode Penyusunan HPS/OE (Harga Pasar, Biaya Produksi, Historis Data).

  • Analisis Komponen Biaya (Langsung, Tidak Langsung, Overhead, Profit, Pajak).

  • Memasukkan Faktor Risiko, Kontingensi, dan Eskalasi Harga.

  • Workshop Praktik: Simulasi Perhitungan HPS/OE.

• Sesi 2.3: Perencanaan Strategis Pengadaan (Procurement Plan)

  • Penyusunan Rencana Pengadaan Tahunan/Proyek.

  • Menentukan Metode Pengadaan (Tender, Penunjukan Langsung, Pembelian Langsung).

Modul 3: Sourcing & Seleksi Supplier

• Sesi 3.1: Strategi Sourcing & Identifikasi Supplier Potensial

  • Metode Sourcing: Single Source, Multiple Source, Strategic Sourcing, Global Sourcing.

  • Pencarian Supplier Baru: Database, Pameran Dagang, Rekanan, Internet.

  • Pentingnya Pengembangan Supplier Lokal (termasuk TKDN jika relevan).

• Sesi 3.2: Proses Permintaan Penawaran (RFx Process)

  • Request for Information (RFI), Request for Quotation (RFQ), Request for Proposal (RFP): Kapan Menggunakannya.

  • Menyusun Dokumen RFx yang Jelas dan Lengkap.

  • Manajemen Pertanyaan & Jawaban (Clarification Meeting).

• Sesi 3.3: Kualifikasi & Evaluasi Supplier/Penawaran

  • Kriteria Pra-Kualifikasi Supplier (Legalitas, Finansial, Kapasitas, Pengalaman).

  • Metode Evaluasi Penawaran (Teknis & Komersial): Scorecard, Total Cost of Ownership (TCO).

  • Penetapan Pemenang dan Pengumuman.

Modul 4: Negosiasi & Manajemen Kontrak Pengadaan

• Sesi 4.1: Teknik Negosiasi Pengadaan yang Efektif

  • Persiapan Negosiasi: Analisis BATNA, Target, Batas Bawah.

  • Strategi Negosiasi Win-Win: Fokus pada Kepentingan, Bukan Posisi.

  • Mengelola Taktik Negosiasi Lawan dan Mengatasi Keberatan.

  • Role-Playing: Skenario Negosiasi.

• Sesi 4.2: Penyusunan & Unsur-unsur Kunci Kontrak Pengadaan

  • Jenis-jenis Kontrak (Fixed Price, Cost-Plus, Time & Material).

  • Elemen-elemen Penting dalam Kontrak: Lingkup Kerja, Harga, Syarat Pembayaran, Penalti, SLA, Force Majeure.

  • Memahami Aspek Hukum Dasar dalam Kontrak.

• Sesi 4.3: Penandatanganan Kontrak & Pemberian Purchase Order (PO)

  • Prosedur Finalisasi dan Tanda Tangan Kontrak.

  • Penerbitan Purchase Order (PO) sebagai Dokumen Resmi.

  • Administrasi Kontrak Awal.

Modul 5: Eksekusi, Manajemen Kinerja & Risiko Supplier

• Sesi 5.1: Manajemen Kontrak Pasca-Penandatanganan (Contract Administration)

  • Monitoring Kinerja Kontrak: Kualitas, Jadwal, Layanan.

  • Penanganan Perubahan Lingkup (Change Order), Klaim, dan Sengketa.

  • Verifikasi dan Persetujuan Pembayaran Invoice.

• Sesi 5.2: Supplier Performance Management (SPM) & Supplier Relationship Management (SRM)

  • Menentukan KPI Kinerja Supplier (On-Time Delivery, Quality, Responsiveness).

  • Melakukan Evaluasi Kinerja Supplier Berkala.

  • Strategi Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier Strategis.

  • Pentingnya Kolaborasi dan Komunikasi yang Efektif.

• Sesi 5.3: Manajemen Risiko dalam Pengadaan dan Rantai Pasok

  • Identifikasi Risiko Pengadaan (Gangguan Pasokan, Gejolak Harga, Kualitas Buruk, Keterlambatan).

  • Strategi Mitigasi Risiko: Diversifikasi Supplier, Buffer Stock, Business Continuity Planning.

  • Pentingnya Visibility dan Transparansi dalam Rantai Pasok.

Modul 6: Optimalisasi & Pengembangan Berkelanjutan dalam Procurement

• Sesi 6.1: Strategi Penghematan Biaya dan Total Cost of Ownership (TCO)

  • Menganalisis Biaya Penuh (Pembelian, Operasional, Pemeliharaan, Disposal).

  • Teknik Penghematan Biaya: Volume Discount, Standardisasi, Value Analysis/Value Engineering.

  • Mengidentifikasi Peluang Pengurangan Biaya di Seluruh Siklus Hidup Produk.

• Sesi 6.2: Peran Teknologi dalam Procurement (e-Procurement)

  • Pengantar e-Procurement, e-Sourcing, e-Tendering, e-Auction.

  • Manfaat Implementasi Sistem Procurement (Otomatisasi, Transparansi, Efisiensi).

  • Integrasi dengan Sistem ERP Perusahaan.

• Sesi 6.3: Pengukuran Kinerja Procurement & Peningkatan Berkelanjutan

  • Menetapkan KPI untuk Fungsi Procurement (Savings, Cycle Time, Quality, Compliance).

  • Benchmarking Kinerja Procurement dengan Industri.

  • Proses Pembelajaran Berkelanjutan dan Implementasi Best Practices.

Modul 7: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 7.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Tanya Jawab Interaktif

  • Diskusi Terbuka dan Sesi Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi yang Telah Disampaikan.

  • Analisis Studi Kasus Pengadaan End-to-End.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik di Mana Peserta Akan Menerapkan Pembelajaran dari Training.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Meningkatkan Kemampuan Manajemen Pengadaan.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional Pengadaan yang Efektif, Strategis, dan Menciptakan Nilai.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Nyata dari Berbagai Industri (Manufaktur, Jasa, Retail, Publik)

• Role-Playing Skenario Kritis (Negosiasi, Penanganan Isu Supplier)

• Workshop Praktik (Penyusunan KAK/Spesifikasi, Perhitungan HPS/OE Sederhana, Analisis TCO)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman komprehensif, latihan intensif, dan personalisasi strategi di setiap tahapan)

  • Catatan: Jika ingin 2 hari, beberapa sesi bisa digabungkan atau disederhanakan, namun 3 hari lebih optimal untuk “Practical” dan “Comprehensive”.

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik manajemen pengadaan.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, role-playing, dan workshop praktik.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Practical Procurement Management Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement dan Supply Chain Management, memiliki latar belakang sebagai praktisi senior (Procurement Manager/Head of Supply Chain), serta berpengalaman dalam memberikan training yang relevan. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan materi yang kompleks menjadi sederhana, aplikatif, dan relevan dengan tantangan operasional dan strategis yang dihadapi oleh profesional pengadaan di berbagai industri.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam, simulasi, dan interaksi kelompok.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan contoh implementasi dengan kebijakan pengadaan, sistem ERP, dan tantangan rantai pasokan spesifik perusahaan, serta fokus pada isu-isu aktual yang dihadapi tim procurement.

• Online Training (Interaktif): Training Practical Procurement Management dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, role-playing (dengan breakout room), dan workshop dapat difasilitasi secara virtual dengan tools kolaboratif lainnya untuk memastikan pembelajaran yang optimal. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Semua level profesional yang terlibat dalam pengadaan, mulai dari staf, spesialis, supervisor, hingga manajer, serta profesional supply chain dan project manager.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan menguasai seluruh siklus pengadaan, mampu mengidentifikasi peluang penghematan, mengelola risiko, bernegosiasi efektif, dan membangun hubungan supplier yang strategis.

• Apakah training ini hanya fokus pada teori?

  • Tidak, training ini sangat menekankan aspek praktis melalui studi kasus, role-playing, dan workshop yang dirancang untuk aplikasi langsung di tempat kerja.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 3 hari efektif untuk cakupan materi yang komprehensif dan praktik yang memadai.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template, dan handout tambahan yang relevan.