Negotiation Techniques For Procurement

Deskripsi Singkat Training Negotiation Techniques For Procurement:

Dalam dunia pengadaan yang kompetitif, kemampuan negosiasi adalah skill kunci yang membedakan profesional pengadaan biasa dengan yang luar biasa. Negosiasi yang efektif tidak hanya berarti mendapatkan harga terendah, tetapi juga memastikan kualitas, waktu pengiriman, layanan, dan membangun hubungan supplier yang saling menguntungkan dalam jangka panjang. Training “Negotiation Techniques for Procurement” ini dirancang untuk membekali Anda dengan kerangka kerja strategis, taktik teruji, dan keterampilan praktis untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi negosiasi pengadaan. Anda akan belajar bagaimana mengubah situasi yang menantang menjadi peluang untuk mencapai kesepakatan terbaik, mengelola risiko, dan menciptakan nilai tambah signifikan bagi organisasi Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Strategi Negosiasi: Menguasai berbagai strategi dan taktik negosiasi yang relevan dengan konteks pengadaan.

• Persiapan Unggul: Mampu melakukan riset dan persiapan negosiasi secara komprehensif.

• Komunikasi Efektif: Meningkatkan keterampilan komunikasi verbal dan non-verbal yang krusial dalam negosiasi.

• Atasi Hambatan: Mengidentifikasi dan mengatasi taktik negosiasi yang sulit atau tidak etis dari pihak lain.

• Menciptakan Win-Win: Fokus pada pencapaian solusi yang saling menguntungkan (win-win negotiation).

• Mengelola Risiko: Mengintegrasikan manajemen risiko ke dalam proses negosiasi.

• Pahami Psychology: Memahami aspek psikologi negosiasi untuk membaca dan mempengaruhi pihak lain.

• Meningkatkan Nilai: Berkontribusi pada penghematan biaya, peningkatan kualitas, dan nilai keseluruhan dari pengadaan.

• Bangun Kemitraan: Mengembangkan hubungan jangka panjang yang kuat dengan supplier strategis.

Target Peserta:

• Staf dan Spesialis Pengadaan/Pembelian (Procurement/Purchasing Staff & Specialists).

• Manajer dan Supervisor Pengadaan/Pembelian.

• Profesional Supply Chain dan Logistik.

• Project Manager yang terlibat dalam negosiasi kontrak dengan supplier/kontraktor.

• HR Professional yang terlibat dalam negosiasi dengan vendor penyedia jasa.

• Siapa saja yang secara aktif terlibat dalam proses negosiasi pembelian atau pengadaan barang/jasa.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami prinsip dasar dan pentingnya negosiasi strategis dalam fungsi pengadaan.

• Melakukan persiapan negosiasi secara komprehensif, termasuk analisis kebutuhan, riset pasar, dan penentuan target negosiasi.

• Mengidentifikasi dan mengaplikasikan berbagai strategi dan taktik negosiasi yang sesuai dengan situasi.

• Menggunakan teknik komunikasi efektif (mendengarkan aktif, bertanya, asertivitas) dalam setiap tahap negosiasi.

• Mengelola keberatan, konflik, dan taktik pihak lain secara konstruktif dan profesional.

• Menerapkan prinsip negosiasi Win-Win untuk membangun kemitraan jangka panjang dan nilai maksimal.

• Mengelola aspek emosional dan psikologis dalam proses negosiasi.

• Menyusun dan mengevaluasi kesepakatan negosiasi untuk memastikan hasil yang optimal dan sesuai tujuan.

• Mengembangkan rencana aksi pribadi untuk terus meningkatkan keterampilan negosiasi.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Negosiasi Pengadaan yang Efektif

• Sesi 1.1: Peran Strategis Negosiasi dalam Procurement

  • Mengapa Negosiasi Penting: Beyond Price – Kualitas, Layanan, Deliverabilitas, Risiko.

  • Negosiasi sebagai Alat Penciptaan Nilai dan Mitigasi Risiko.

  • Tipe-tipe Negosiasi dalam Pengadaan (Harga, Syarat Kontrak, SLA, Perubahan Lingkup).

• Sesi 1.2: Memahami Prinsip Dasar Negosiasi

  • Konsep Win-Win, Win-Lose, dan Lose-Lose.

  • Membidik Interests (Kepentingan) di Balik Positions (Posisi).

  • Kekuatan dalam Negosiasi: Informasi, Alternatif, Waktu, Kekuasaan.

Modul 2: Persiapan Negosiasi: Kunci Keberhasilan

• Sesi 2.1: Analisis Kebutuhan, Pasar, dan Kekuatan Pihak Lain

  • Mendefinisikan Kebutuhan Internal dan Tujuan Pengadaan.

  • Riset Pasar dan Analisis Supplier (Kapasitas, Reputasi, Kekuatan Tawar).

  • Analisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman (SWOT) untuk Negosiasi.

• Sesi 2.2: Merumuskan Strategi dan Tujuan Negosiasi

  • Menentukan Target (Ideal Outcome) dan Batas Bawah (Walk-Away Point).

  • Mengembangkan BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) – Pentingnya Punya Pilihan.

  • Menyusun Strategi Pembukaan dan Taktik Berdasarkan Situasi.

• Sesi 2.3: Mengumpulkan dan Mengorganisir Data Pendukung

  • Pentingnya Data HPS/OE (Harga Perkiraan Sendiri) sebagai Acuan Negosiasi.

  • Bukti Kinerja Supplier, Data Kualitas, Histori Pembelian.

  • Menyiapkan Argumen dan Kontra-Argumen Berbasis Fakta.

Modul 3: Keterampilan Komunikasi dalam Negosiasi

• Sesi 3.1: Mendengarkan Aktif (Active Listening) dan Empati

  • Pentingnya Memahami Perspektif dan Kepentingan Pihak Lain.

  • Teknik Mendengarkan Non-Verbal dan Paraverbal.

  • Mengajukan Pertanyaan Kuat untuk Menggali Informasi dan Membangun Pemahaman.

• Sesi 3.2: Asertivitas dan Persuasi yang Efektif

  • Menyampaikan Kebutuhan dan Posisi Anda dengan Jelas dan Tegas Tanpa Agresif.

  • Teknik Persuasi: Logika, Emosi, Kredibilitas.

  • Menggunakan Bahasa Positif dan Konstruktif.

• Sesi 3.3: Komunikasi Non-Verbal dan Membaca Bahasa Tubuh

  • Pentingnya Kontak Mata, Ekspresi Wajah, Gerak Tubuh.

  • Membaca Sinyal Non-Verbal dari Pihak Lain untuk Memahami Perasaan dan Niat Mereka.

  • Mengelola Bahasa Tubuh Anda Sendiri.

Modul 4: Taktik Negosiasi dan Mengatasi Keberatan

• Sesi 4.1: Taktik Negosiasi Umum yang Digunakan Penyedia

  • “Good Guy/Bad Guy,” “Limited Authority,” “Take It or Leave It,” “Flinch.”

  • Mengenali dan Menghadapi Taktik Ini secara Profesional.

  • Menjaga Integritas dan Batasan Etika.

• Sesi 4.2: Mengatasi Keberatan dan Menangani Kebuntuan

  • Mengenali Berbagai Jenis Keberatan (Harga, Waktu, Kualitas, Fitur).

  • Teknik Mengatasi Keberatan: Reframe, Isolate, Clarify, Concede (jika perlu).

  • Strategi Memecah Kebuntuan (Brainstorming, Libatkan Pihak Ketiga, Rehat).

• Sesi 4.3: Mengelola Konflik dan Emosi dalam Negosiasi

  • Teknik untuk Tetap Tenang dan Rasional di Bawah Tekanan.

  • Menghindari Konflik Personal dan Fokus pada Isu.

  • Strategi untuk Meredakan Tensi dan Menciptakan Lingkungan Kondusif.

Modul 5: Penutupan Negosiasi dan Evaluasi Hasil

• Sesi 5.1: Teknik Closing Negosiasi

  • Mengenali Sinyal Closing dan Momen yang Tepat.

  • Berbagai Teknik Closing: Summary Close, Concession Close, Ultimatum Close (dengan hati-hati).

  • Mengamankan Komitmen dan Mencatat Kesepakatan Awal.

• Sesi 5.2: Mendokumentasikan dan Merumuskan Kesepakatan

  • Pentingnya Dokumen Kesepakatan (Memorandum of Understanding / MoU, Minutes of Meeting).

  • Memastikan Semua Poin Krusial Terakomodasi dalam Draft Kontrak.

  • Kolaborasi dengan Tim Legal untuk Peninjauan Kontrak.

• Sesi 5.3: Evaluasi Pasca-Negosiasi dan Pembelajaran

  • Mengevaluasi Hasil Negosiasi Terhadap Tujuan Awal dan BATNA.

  • Mengidentifikasi Apa yang Berhasil dan Apa yang Perlu Ditingkatkan.

  • Penyimpanan Pembelajaran untuk Negosiasi Mendatang.

Modul 6: Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

• Sesi 6.1: Merangkum Pembelajaran Kunci & Diskusi Studi Kasus Lanjutan

  • Tanya Jawab Mendalam Mengenai Materi yang Telah Disampaikan.

  • Analisis Studi Kasus Negosiasi yang Kompleks dan Skenario “What If”.

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area-area Spesifik di Mana Peserta Akan Menerapkan Teknik Negosiasi.

  • Merumuskan Langkah-langkah Konkret dan Terukur untuk Meningkatkan Keterampilan Negosiasi.

  • Menentukan Sumber Daya dan Dukungan yang Dibutuhkan.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Negosiator Pengadaan yang Andal dan Efektif.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Studi Kasus Negosiasi Nyata dari Berbagai Industri

• Intensive Role-Playing Skenario Negosiasi Pengadaan (dengan Feedback Instruktur)

• Workshop Praktik (Persiapan Negosiasi, Analisis BATNA, Brainstorming Solusi)

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pemahaman mendalam, latihan intensif, dan personalisasi strategi)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan teknik negosiasi.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan terutama dalam sesi role-playing.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Negotiation Techniques for Procurement Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang berpengalaman luas di bidang Procurement dan Negosiasi, memiliki rekam jejak yang terbukti dalam mencapai kesepakatan optimal dengan supplier, serta berpengalaman dalam memberikan training negosiasi di berbagai industri. Instruktur memiliki keahlian dalam menyampaikan teori negosiasi yang kompleks menjadi strategi yang aplikatif, dan mampu memfasilitasi sesi role-playing yang realistis untuk melatih keterampilan peserta secara intensif.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi mendalam dan sesi role-playing yang interaktif.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian studi kasus dan skenario role-playing dengan produk/layanan, supplier, dan tantangan negosiasi spesifik perusahaan, serta fokus pada isu-isu aktual yang dihadapi tim.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi diskusi, studi kasus, dan role-playing dapat difasilitasi secara virtual dengan breakout room, shared screen, dan fitur kolaboratif lainnya. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Negosiasi untuk Procurement ini?

  • Semua profesional pengadaan (staf, spesialis, manajer), profesional supply chain, project manager, dan siapa saja yang terlibat aktif dalam negosiasi dengan supplier.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan menguasai strategi dan taktik negosiasi untuk mencapai kesepakatan yang lebih baik, mengelola risiko, dan membangun hubungan supplier yang kuat.

• Apakah training ini hanya fokus pada teori?

  • Tidak, training ini sangat praktis dan interaktif, dengan penekanan kuat pada role-playing dan studi kasus untuk melatih keterampilan negosiasi secara langsung.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, role-playing intensif, workshop praktik, dan pengembangan rencana aksi.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template persiapan negosiasi, dan handout tambahan yang relevan.