Comprehensive HRIS (Human Resources Information System)

Comprehensive HRIS (Human Resources Information System)

Deskripsi Singkat Training Comprehensive HRIS:

Di era digital ini, HRIS bukan lagi sekadar alat administratif, melainkan tulang punggung operasional SDM modern. Training “Comprehensive HRIS” ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam dan keterampilan praktis dalam memanfaatkan sistem HRIS secara maksimal. Anda akan mempelajari cara menavigasi sistem, mengelola data karyawan secara akurat, menggunakan berbagai modul fungsional (seperti rekrutmen, kinerja, cuti, dll.), menghasilkan laporan yang relevan, serta memahami aspek keamanan dan administrasi dasar sistem. Pelatihan ini membekali Anda untuk menjadi pengguna HRIS yang mahir, meningkatkan efisiensi proses HR, dan berkontribusi pada pengambilan keputusan berbasis data di organisasi Anda.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Penggunaan Sistem Mahir: Mampu menggunakan berbagai fitur dan modul HRIS dengan percaya diri dan efisien.

• Data Akurat & Terkelola: Menguasai cara memasukkan, memperbarui, dan menjaga integritas data karyawan dalam sistem.

• Proses HR Efisien: Memahami bagaimana HRIS mengotomatisasi dan merampingkan proses HR (rekrutmen, onboarding, leave, dll.).

• Pelaporan & Analitik: Mampu menghasilkan laporan standar dan kustom untuk mendukung analisis dan keputusan HR.

• Peningkatan Produktivitas: Menghemat waktu dan mengurangi tugas administratif manual melalui penggunaan HRIS.

• Pemahaman Keamanan Data: Menyadari pentingnya keamanan data karyawan dan cara menjaga kerahasiaannya dalam sistem.

• Dukungan Pengambilan Keputusan: Memahami bagaimana data dari HRIS dapat menjadi dasar keputusan strategis HR.

• Pemecahan Masalah Dasar: Mampu mengidentifikasi dan mengatasi masalah penggunaan sistem dasar.

• Optimalisasi Investasi HRIS: Memastikan organisasi mendapatkan nilai maksimal dari investasi pada sistem HRIS.

Target Peserta:

• Staf Departemen HR (HR Officer, HR Specialist, HR Admin)

• Supervisor dan Manajer HR

• HR Business Partner (HRBP)

• Administrator Sistem HRIS (HRIS Admin)

• Staf dari departemen lain (misalnya, Payroll, GA, IT) yang memiliki akses atau berinteraksi dengan sistem HRIS.

• Siapa saja yang bertanggung jawab untuk menggunakan, mengelola data, atau mendapatkan laporan dari sistem HRIS di organisasi.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami peran strategis HRIS dalam operasional SDM modern.

• Menavigasi antarmuka dan fitur dasar sistem HRIS yang digunakan (atau sistem percontohan).

• Melakukan entri dan pemeliharaan data karyawan secara akurat.

• Menggunakan modul-modul fungsional HRIS yang umum (Core HR, Leave, Time, Performance, dll.).

• Membuat dan menjalankan laporan standar serta kustomisasi laporan dasar.

• Memahami prinsip dasar keamanan data dan peran pengguna dalam menjaga kerahasiaan.

• Mengidentifikasi kebutuhan data dan reporting untuk mendukung fungsi HR sehari-hari.

• Menerapkan praktik terbaik dalam penggunaan HRIS untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.

• Melakukan troubleshooting dasar jika menemui kendala dalam penggunaan sistem.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar HRIS dan Konsep Dasar

• Sesi 1.1: Apa Itu HRIS dan Evolusinya?

  • Definisi dan Tujuan Utama HRIS.

  • Sejarah Singkat Perkembangan HRIS (dari Manual ke Cloud/Mobile).

  • Manfaat dan Nilai Strategis HRIS bagi Organisasi dan Departemen HR.

  • Komponen Kunci dari Sistem HRIS Modern.

• Sesi 1.2: Navigasi Dasar Sistem HRIS

  • Mengenal Antarmuka Pengguna (User Interface).

  • Login dan Logout, Mengubah Password.

  • Menu Utama dan Sub-menu.

  • Fungsi Pencarian (Search Function).

  • Personalisasi Tampilan (Jika Fitur Tersedia).

• Sesi 1.3: Memahami Struktur Data dalam HRIS

  • Hirarki Organisasi (Struktur Departemen, Jabatan).

  • Master Data Karyawan (Nama, ID, Tanggal Masuk, dll.).

  • Hubungan Antar Data (Karyawan dengan Jabatan, Departemen, Manager, dll.).

Modul 2: Core HR Data Management: Mengelola Data Karyawan

• Sesi 2.1: Entri dan Pemeliharaan Data Karyawan Baru

  • Proses Menambahkan Karyawan Baru ke Sistem.

  • Mengisi Data Pribadi, Data Keluarga, Data Kontak Darurat.

  • Mengisi Data Pekerjaan (Jabatan, Departemen, Lokasi, Manager).

  • Mengisi Data Gaji dan Kompensasi Awal.

• Sesi 2.2: Mengelola Perubahan Data Karyawan

  • Proses Perubahan Jabatan, Departemen, Lokasi, Manager (Mutasi).

  • Perubahan Data Gaji dan Kompensasi (Promosi, Penyesuaian Gaji).

  • Mengelola Data Pendidikan, Pelatihan, Sertifikasi.

  • Mengelola Data Dokumen (Upload KTP, Ijazah, dll.).

• Sesi 2.3: Offboarding Karyawan dari Sistem

  • Proses Menghentikan Data Karyawan (Resign, PHK, Pensiun).

  • Memahami Status Karyawan Aktif vs. Non-Aktif.

  • Pentingnya Data Offboarding untuk Analisis Turnover.

• Sesi 2.4: Menjaga Integritas dan Kualitas Data

  • Pentingnya Data yang Akurat dan Up-to-Date.

  • Teknik Validasi Data.

  • Proses Pembersihan Data (Data Cleansing).

Modul 3: Menggunakan Modul Fungsional Kunci dalam HRIS

• Sesi 3.1: Manajemen Cuti (Leave Management)

  • Jenis-jenis Cuti dalam Sistem.

  • Proses Pengajuan, Persetujuan, dan Penolakan Cuti (dari sisi Karyawan dan Manajer/HR).

  • Melihat Saldo Cuti dan Riwayat Cuti.

  • Laporan Ketersediaan Cuti.

• Sesi 3.2: Manajemen Waktu & Kehadiran (Time & Attendance)

  • Cara Pencatatan Waktu (Integrasi dengan Mesin Absen, Manual Entry, Mobile).

  • Pengelolaan Jam Kerja, Lembur, Terlambat, Pulang Cepat.

  • Proses Koreksi Data Kehadiran.

  • Laporan Kehadiran Karyawan.

• Sesi 3.3: Rekrutmen & Onboarding (Applicant Tracking System / Onboarding Module)

  • Melacak Lamaran yang Masuk.

  • Mengelola Tahapan Proses Rekrutmen (Screening, Interview, Offering).

  • Memasukkan Data Kandidat Menjadi Karyawan Baru.

  • Checklist dan Progres Onboarding Karyawan Baru dalam Sistem.

• Sesi 3.4: Manajemen Kinerja (Performance Management Module)

  • Mengatur Tujuan Kinerja (Goal Setting).

  • Melakukan Feedback dan Check-in Berkala.

  • Proses Penilaian Kinerja (Self-Assessment, Manager Review, 360 Feedback – Jika Ada).

  • Melacak Progres Kinerja.

• Sesi 3.5: Manajemen Pelatihan & Pengembangan (Learning & Development Module)

  • Mencatat Riwayat Pelatihan Karyawan.

  • Mengelola Jadwal dan Partisipasi Pelatihan.

  • Melacak Biaya Pelatihan.

• Sesi 3.6: Dasar Manajemen Gaji & Benefit (Basic Payroll & Benefit Interface)

  • Memahami Data Gaji Pokok, Tunjangan, Potongan.

  • Melihat Slip Gaji Digital (E-Payslip).

  • Informasi Benefit (Asuransi, Dana Pensiun) dalam Sistem.

  • Catatan: Fokus pada interaksi user dengan data payroll/benefit, bukan proses perhitungan payroll yang kompleks.

Modul 4: Pelaporan dan Analitik HRIS

• Sesi 4.1: Pentingnya Pelaporan HR dan Data-Driven HR

  • Bagaimana Data HRIS Mendukung Keputusan Bisnis.

  • Contoh Metrik dan Indikator Kinerja HR (Turnover Rate, Absenteisme, Time-to-Hire, dll.).

• Sesi 4.2: Menggunakan Laporan Standar (Standard Reports)

  • Mengenal Jenis-jenis Laporan Standar yang Tersedia.

  • Cara Menjalankan (Generate) Laporan.

  • Mengekspor Data Laporan (ke Excel, PDF, dll.).

• Sesi 4.3: Membuat Laporan Kustom Sederhana (Custom Reports)

  • Memilih Field (Kolom Data) yang Dibutuhkan.

  • Menerapkan Filter dan Kriteria.

  • Melakukan Sorting dan Grouping Data Dasar.

  • Menyimpan dan Menjadwalkan Laporan (Jika Fitur Tersedia).

• Sesi 4.4: Dasar Analisis Data HR dari Laporan

  • Membaca dan Menginterpretasikan Data Laporan.

  • Mengidentifikasi Tren dan Pola.

  • Menyajikan Data Laporan Secara Visual (Grafik/Chart Sederhana).

Modul 5: Keamanan Data dan Dasar Administrasi HRIS (Untuk Pengguna Tertentu)

• Sesi 5.1: Prinsip Keamanan Data Karyawan

  • Pentingnya Kerahasiaan Data (Privacy).

  • Mengelola Hak Akses Pengguna (User Permissions).

  • Menjaga Keamanan Password.

  • Mengenali dan Melaporkan Aktivitas yang Mencurigakan.

• Sesi 5.2: Dasar Peran dan Tanggung Jawab Administrator HRIS

  • Mengelola Akun Pengguna (Membuat, Menonaktifkan).

  • Mengatur Hak Akses (User Roles).

  • Melacak Log Aktivitas Pengguna (Audit Trail).

  • Catatan: Sesi ini mungkin lebih relevan untuk Administrator atau Power User.

Modul 6: Best Practices, Troubleshooting, dan Tren HRIS

• Sesi 6.1: Praktik Terbaik Penggunaan HRIS Harian

  • Tips dan Trik untuk Penggunaan yang Lebih Efisien.

  • Menjaga Kebersihan Data Secara Rutin.

  • Memanfaatkan Fitur Notifikasi dan Reminder.

• Sesi 6.2: Troubleshooting Dasar dan Dukungan Teknis

  • Mengidentifikasi Error atau Kendala Penggunaan yang Umum.

  • Langkah-langkah Awal Troubleshooting.

  • Kapan dan Bagaimana Menghubungi Tim Dukungan (Internal IT/Vendor).

• Sesi 6.3: Tren Terbaru dalam Teknologi HRIS

  • HRIS Berbasis Cloud dan Mobile.

  • Integrasi HRIS dengan Sistem Lain (Payroll, Finance, Learning).

  • Penggunaan AI dan Machine Learning dalam HRIS.

  • Fitur Employee Self-Service (ESS) dan Manager Self-Service (MSS).

• Sesi 6.4: Diskusi Terbuka dan Studi Kasus Lanjutan

  • Membahas Tantangan Penggunaan HRIS yang Dihadapi Peserta.

  • Analisis Studi Kasus Implementasi atau Optimalisasi HRIS.

Modul 7: Penerapan Praktis dan Rencana Aksi Pribadi

• Sesi 7.1: Workshop/Lab Praktik Langsung dengan Sistem HRIS

  • Latihan Hands-on untuk Mengelola Data, Menjalankan Transaksi, Membuat Laporan.

  • Skenario Penggunaan Berdasarkan Kasus Nyata.

  • Sesi Latihan Terpimpin dengan Bantuan Instruktur.

  • Catatan: Sesi ini sangat tergantung pada ketersediaan akses ke sistem HRIS yang sebenarnya atau lingkungan simulasi.

• Sesi 7.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area di Mana HRIS Dapat Lebih Dioptimalkan.

  • Menetapkan Tujuan Spesifik untuk Meningkatkan Penggunaan HRIS.

  • Merencanakan Langkah-langkah Konkret untuk Mengaplikasikan Pembelajaran.

• Sesi 7.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci tentang Pentingnya Penguasaan HRIS untuk Karier HR yang Sukses.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Demonstrasi Sistem HRIS (Langsung atau Simulasi)

• Workshop/Lab Praktik Menggunakan Sistem HRIS (Sangat Direkomendasikan)

• Studi Kasus Penggunaan HRIS di Berbagai Skenario HR

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 3 Hari Efektif (Untuk cakupan materi yang komprehensif dan waktu praktik yang memadai)

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan penggunaan HRIS.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan pengerjaan latihan/studi kasus.

• Penilaian Hasil Workshop/Lab Praktik (Mengukur keterampilan praktis dalam sistem).

• Penilaian Rencana Aksi Pribadi (Mengukur pemahaman dan rencana implementasi).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran/Penyelesaian Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Comprehensive HRIS Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki latar belakang kuat sebagai praktisi atau konsultan implementasi HRIS, memiliki pengalaman mendalam dalam menggunakan berbagai modul sistem HRIS, serta berpengalaman dalam memberikan training teknis dan fungsional terkait HRIS. Instruktur memiliki keahlian dalam menjelaskan konsep teknis menjadi mudah dipahami oleh pengguna non-teknis dan memfasilitasi sesi praktik langsung dengan sistem.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif dengan fasilitas memadai.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Penting: Diperlukan akses ke komputer dan sistem HRIS (sistem klien atau sistem demo/simulasi) untuk sesi praktik.

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house training di lokasi perusahaan klien, menggunakan sistem HRIS yang spesifik milik perusahaan. Ini memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan praktik langsung dengan sistem HRIS yang sebenarnya yang akan digunakan peserta setiap hari.

• Online Training (Interaktif): Dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Diperlukan pengaturan agar peserta dapat mengakses sistem HRIS (melalui VPN, remote desktop, atau lingkungan simulasi) dari lokasi masing-masing selama sesi praktik. Diskusi dan demonstrasi dapat dilakukan secara virtual. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Sistem HRIS spesifik apa yang akan dibahas dalam training ini?

  • Untuk training publik, biasanya menggunakan sistem demo atau studi kasus umum yang mencakup fitur-fitur standar HRIS. Untuk in-house training, pelatihan akan disesuaikan sepenuhnya dengan sistem HRIS yang digunakan oleh perusahaan klien.

• Apakah training ini cocok untuk pemula yang belum pernah menggunakan HRIS?

  • Ya, training ini mencakup dasar-dasar penggunaan sistem dari awal. Namun, level “Comprehensive” juga akan membahas modul-modul yang lebih spesifik.

• Apakah training ini hanya membahas penggunaan sistem atau juga administrasi sistem?

  • Training ini fokus utama pada penggunaan fungsional oleh profesional HR. Modul dasar administrasi sistem (pengelolaan user, keamanan) juga dibahas, terutama untuk peserta dengan peran administrator.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi ideal untuk training komprehensif adalah 3 hari efektif.

• Apakah akan ada sesi praktik langsung dengan sistem?

  • Ya, sesi praktik langsung adalah bagian krusial dari training ini, sangat tergantung pada opsi pelaksanaan (in-house dengan sistem klien atau publik dengan sistem demo/simulasi).

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran/penyelesaian dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini dapat dilaksanakan secara online, namun memerlukan persiapan teknis khusus untuk memastikan peserta dapat mengakses sistem untuk praktik.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, handout tambahan, dan akses ke sistem (sesuai opsi pelaksanaan).