Transportation Management System (TMS)

Deskripsi Singkat Training Transportation Management System (TMS):

Manajemen transportasi adalah salah satu komponen biaya terbesar dalam rantai pasok dan memiliki dampak langsung pada kepuasan pelanggan. Untuk mengelola kompleksitas ini secara efektif, organisasi membutuhkan Sistem Manajemen Transportasi (TMS). Training “Transportation Management System (TMS)” ini memberikan pemahaman fundamental dan keterampilan praktis tentang bagaimana menggunakan TMS untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan pergerakan barang. Anda akan mempelajari bagaimana TMS membantu memilih rute terbaik, mengelola carrier, melacak pengiriman secara real-time, mengotomatisasi audit freight, dan menyediakan data untuk pengambilan keputusan strategis. Pelatihan ini relevan bagi siapa saja yang terlibat dalam proses pengiriman, penerimaan, logistik, atau pengelolaan biaya transportasi.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Pahami Peran TMS: Menguasai fungsi inti dan manfaat TMS dalam konteks logistik dan rantai pasok.

• Optimalkan Rute & Carrier: Belajar menggunakan fitur TMS untuk merencanakan rute yang efisien dan memilih carrier terbaik berdasarkan kriteria (biaya, layanan, dll.).

• Tingkatkan Visibilitas: Memahami cara melacak pengiriman secara real-time dan memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan internal/eksternal.

• Efisiensi Operasional: Mampu melaksanakan proses pengiriman dan penerimaan (terkait transportasi) dengan lebih cepat dan akurat menggunakan TMS.

• Pengurangan Biaya Freight: Mengidentifikasi peluang penghematan melalui tarif yang optimal, konsolidasi muatan, dan audit freight yang akurat.

• Kepatuhan Dokumen: Memahami bagaimana TMS membantu menghasilkan dan mengelola dokumen pengiriman yang relevan (BOL, Manifest, dll.).

• Audit & Pembayaran Freight: Menguasai proses audit tagihan carrier dan otorisasi pembayaran melalui TMS.

• Analisis Kinerja Transportasi: Bagi manajer/supervisor, mempelajari cara menggunakan laporan TMS untuk menganalisis kinerja carrier dan biaya transportasi.

• Kolaborasi Efektif: Memahami bagaimana TMS memfasilitasi komunikasi antara tim internal, carrier, dan pelanggan.

• Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Menggunakan data dari TMS untuk mendukung keputusan strategis dalam manajemen transportasi.

Target Peserta:

• Staf dan Manajer Departemen Logistik & Distribusi.

• Staf dan Supervisor Bagian Shipping & Receiving.

• Staf Departemen Supply Chain.

• Staf Departemen Pengadaan (Procurement) yang terkait dengan biaya freight.

• Staf Departemen Keuangan (Finance) yang terlibat dalam audit dan pembayaran freight.

• Staf Departemen Penjualan (Sales) atau Customer Service yang perlu informasi status pengiriman.

• IT Support yang terlibat dalam sistem TMS.

• Pihak lain yang memiliki tanggung jawab atau berinteraksi dengan fungsi manajemen transportasi.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan definisi dan pentingnya Transportation Management System (TMS) dalam operasi logistik.

• Memahami modul-modul kunci dalam TMS dan fungsinya.

• Melaksanakan transaksi dasar dalam proses perencanaan dan eksekusi pengiriman menggunakan TMS.

• Menggunakan fitur TMS untuk pemilihan carrier, tendering, dan dispatching (penugasan).

• Melacak status pengiriman dan memperbarui informasi dalam sistem.

• Menjelaskan bagaimana TMS mendukung proses audit freight dan pembayaran ke carrier.

• Mengakses dan menginterpretasikan laporan dasar dari TMS terkait kinerja transportasi.

• Menyadari pentingnya integrasi TMS dengan sistem lain (ERP, WMS).

• Mengidentifikasi tantangan umum dalam penggunaan TMS dan solusi potensial.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Pengantar Transportation Management System (TMS)

• Sesi 1.1: Apa Itu TMS? Peran dan Manfaat dalam Logistik

  • Definisi TMS dan Cakupannya.

  • Mengapa Organisasi Membutuhkan TMS? (Kompleksitas, Biaya, Layanan).

  • Manfaat Utama Implementasi TMS (Pengurangan Biaya, Peningkatan Layanan, Visibilitas).

  • TMS dalam Konteks Supply Chain yang Lebih Luas (Integrasi dengan ERP, WMS, dll.).

• Sesi 1.2: Proses Kunci yang Didukung oleh TMS

  • Transportation Planning (Perencanaan Transportasi).

  • Transportation Execution (Pelaksanaan Transportasi).

  • Freight Auditing & Payment (Audit & Pembayaran Freight).

  • Visibility & Reporting (Visibilitas & Pelaporan).

• Sesi 1.3: Jenis-jenis TMS dan Arsitekturnya

  • TMS On-Premise vs Cloud-Based.

  • Integrasi dengan Sistem Lain (Overview Arsitektur).

  • Perangkat Keras yang Terkait (misalnya, Tracking Devices, Scanning Equipment).

Modul 2: Perencanaan Transportasi (Transportation Planning) dengan TMS

• Sesi 2.1: Data Input untuk Perencanaan Transportasi

  • Sumber Data (Sales Orders, Purchase Orders, Inventory).

  • Data Master (Carrier Rates, Vehicle Data, Lokasi Pelanggan/Gudang).

• Sesi 2.2: Rute & Optimasi Muatan (Route & Load Optimization)

  • Prinsip Dasar Optimasi Rute.

  • Load Building: Menggabungkan Pesanan Menjadi Muatan Efisien.

  • Pertimbangan Saat Optimasi (Biaya, Waktu Transit, Kapasitas Kendaraan, Batasan Regulasi).

  • Fitur Optimasi dalam TMS (Pengantar).

• Sesi 2.3: Pemilihan Carrier (Carrier Selection)

  • Kriteria Pemilihan Carrier (Tarif, Kualitas Layanan, Ketersediaan, Rute yang Dicover).

  • Menggunakan TMS untuk Membandingkan Tarif dan Kinerja Carrier.

  • Proses Awarding (Penunjukan) Carrier.

Modul 3: Pelaksanaan Transportasi (Transportation Execution) dengan TMS

• Sesi 3.1: Shipment Tendering & Carrier Acceptance

  • Proses Menawarkan Muatan (Load) kepada Carrier.

  • Komunikasi Tendering Melalui TMS.

  • Konfirmasi Penerimaan Muatan oleh Carrier.

• Sesi 3.2: Dispatching & Monitoring Muatan

  • Menugaskan Muatan ke Driver/Kendaraan.

  • Menyediakan Dokumen Pengiriman (Bill of Lading – BOL, Shipment Manifest) Melalui TMS.

  • Mengelola Komunikasi Harian dengan Driver/Carrier.

• Sesi 3.3: Mengelola Exceptions & Isu Pengiriman

  • Situasi Umum (Penundaan, Kerusakan, Kehilangan Barang).

  • Proses Penanganan Exception dalam TMS.

  • Pentingnya Dokumentasi Isu.

Modul 4: Visibilitas Pengiriman (Shipment Visibility) & Komunikasi

• Sesi 4.1: Pentingnya Visibilitas Real-time

  • Mengapa Pelanggan dan Pihak Internal Membutuhkan Status Pengiriman?

  • Dampak Visibilitas Terhadap Layanan Pelanggan dan Manajemen Inventori.

• Sesi 4.2: Sumber Data Visibilitas

  • GPS Tracking.

  • EDI (Electronic Data Interchange) dengan Carrier.

  • Update Manual oleh Driver/Carrier.

  • Customer Portal atau Notifikasi Otomatis dari TMS.

• Sesi 4.3: Mengakses dan Menyampaikan Informasi Status Pengiriman

  • Menggunakan Dashboard Visibilitas dalam TMS.

  • Berkomunikasi dengan Pihak Internal (Sales, CS, Gudang).

  • Menyediakan Informasi Status kepada Pelanggan.

Modul 5: Freight Auditing & Payment dengan TMS

• Sesi 5.1: Proses Freight Auditing

  • Tujuan Audit Freight: Memastikan Tagihan Carrier Akurat.

  • Membandingkan Tagihan Carrier dengan Tarif yang Disepakati dan Data Pengiriman (BOL, Weight, Distance).

• Sesi 5.2: Menggunakan TMS untuk Audit Freight Otomatis

  • Fitur Auto-Auditing dalam TMS (Jika Tersedia).

  • Menangani Exception atau Discrepancy yang Ditemukan Saat Audit.

• Sesi 5.3: Proses Pembayaran ke Carrier

  • Otorisasi Pembayaran Tagihan yang Telah Diaudit.

  • Integrasi dengan Sistem Keuangan/ERP untuk Proses Pembayaran.

  • Menyimpan Catatan Audit dan Pembayaran.

Modul 6: Pelaporan, Analisis Kinerja, dan Data dalam TMS

• Sesi 6.1: Laporan Kunci dari TMS (Untuk Semua Pengguna & Manajer)

  • Laporan Operasional (Shipment Volume, On-Time Performance).

  • Laporan Biaya (Freight Spend per Rute, per Carrier, per Produk).

  • Laporan Kinerja Carrier.

  • Laporan Exception.

• Sesi 6.2: Menggunakan Laporan untuk Analisis & Pengambilan Keputusan

  • Mengukur Kinerja Fungsi Transportasi.

  • Mengidentifikasi Area Penghematan Biaya.

  • Mengevaluasi Kinerja Carrier.

  • Dasar untuk Negosiasi Kontrak Carrier di Masa Depan.

• Sesi 6.3: Pentingnya Data Akurasi dalam TMS

  • Dampak Data yang Tidak Akurat (Perencanaan Buruk, Tagihan Salah, Laporan Menyesatkan).

  • Peran Setiap Pengguna dalam Memasukkan Data yang Akurat.

  • Prosedur Verifikasi Data dalam TMS.

Modul 7: Integrasi TMS & Tantangan Penggunaan

• Sesi 7.1: Integrasi TMS dengan Sistem Lain

  • Integrasi dengan ERP (Sales Order, Purchase Order).

  • Integrasi dengan WMS (Ready-to-Ship Inventory, Shipping Confirmation).

  • Integrasi dengan Sistem Keuangan (Payment).

  • Manfaat Integrasi (Mengurangi Redundansi Data, Meningkatkan Alur Kerja).

• Sesi 7.2: Tantangan Umum dalam Penggunaan TMS

  • User Adoption & Training.

  • Kualitas Data Master.

  • Isu Integrasi Antar Sistem.

  • Mengelola Perubahan Tarif & Kontrak Carrier.

• Sesi 7.3: Tren dan Masa Depan Manajemen Transportasi Digital (Overview)

  • Advanced Analytics & Machine Learning dalam TMS.

  • IoT (Internet of Things) untuk Tracking & Monitoring Kondisi.

  • Blockchain dalam Logistik (Pengantar).

Modul 8: Praktik Sistem (Simulasi/Demo) & Rencana Aksi

• Sesi 8.1: Walkthrough/Demo Sistem TMS (Jika Memungkinkan)

  • Navigasi Antarmuka Sistem.

  • Melakukan Transaksi Dasar (Create Shipment, Select Carrier, Tender, Update Status – disesuaikan dengan sistem demo/simulasi).

• Sesi 8.2: Workshop Praktik Skenario TMS (Jika Memungkinkan)

  • Latihan Menggunakan Sistem Demo/Simulasi untuk Menyelesaikan Tugas Transportasi Sederhana.

  • Mengidentifikasi Data Kunci dalam Sistem.

  • Mengeksplorasi Laporan Dasar.

  • Catatan: Sesi praktik ini sangat bergantung pada ketersediaan sistem demo atau simulasi yang relevan.

• Sesi 8.3: Menyusun Rencana Aksi Pribadi/Tim

  • Mengidentifikasi Fungsi TMS yang Akan Lebih Dimaksimalkan.

  • Menentukan Langkah-langkah Konkret untuk Meningkatkan Penggunaan TMS di Area Kerja Masing-masing.

  • Mengidentifikasi Kebutuhan Dukungan (Training Lanjutan, Akses Fitur, Bantuan IT).

• Sesi 8.4: Diskusi Terbuka & Penutup

  • Tanya Jawab Mendalam Mengenai Implementasi dan Penggunaan TMS.

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci: Memanfaatkan TMS Sepenuhnya untuk Keunggulan Logistik.

Metode Training:

• Presentasi Interaktif & Diskusi Kelompok

• Demo Sistem WMS (jika memungkinkan, menggunakan sistem demo atau simulasi)

• Workshop Praktik Transaksi TMS Dasar (jika ada akses sistem demo/simulasi)

• Studi Kasus Proses Transportasi dengan TMS

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi/Tim

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk pengenalan fundamental, proses inti, dan demo/simulasi dasar)

• Catatan: Durasi dapat disesuaikan, terutama jika praktik langsung di sistem TMS spesifik klien memerlukan waktu lebih.

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dasar TMS, terminologi, dan proses utamanya.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan workshop/praktik (jika ada).

• Penilaian Hasil Workshop Praktik atau Latihan Transaksi (jika ada).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Transportation Management System (TMS) Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian dan pengalaman praktis yang mendalam di bidang Logistik, Transportasi, dan Supply Chain, dengan pengalaman spesifik dalam penggunaan, implementasi, atau konsultasi sistem TMS. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi (misalnya, Manajer Transportasi/Logistik, Konsultan Supply Chain dengan fokus Logistik) dan mampu menjelaskan konsep TMS yang kompleks menjadi mudah dipahami, relevan, dan aplikatif, terutama dalam konteks operasional sehari-hari. Kemampuan mendemonstrasikan atau memfasilitasi praktik di sistem (simulasi atau sistem klien) sangat diutamakan.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk diskusi dan praktik (jika memungkinkan dengan akses sistem demo).

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Ini memungkinkan training menggunakan sistem TMS yang spesifik digunakan oleh klien (dengan bantuan tim IT klien untuk akses demo/training environment), penyesuaian materi dan studi kasus dengan proses operasional riil klien, serta diskusi langsung mengenai tantangan dan peluang spesifik yang dihadapi perusahaan dalam penggunaan TMS mereka. Praktik langsung di sistem klien akan meningkatkan relevansi dan efektivitas training secara signifikan.

• Online Training (Interaktif): Training TMS dapat dilaksanakan secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, dan studi kasus dapat difasilitasi secara virtual. Namun, sesi praktik langsung di sistem TMS spesifik klien memerlukan pengaturan tambahan atau sesi terpisah di lokasi klien atau melalui akses remote yang stabil. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini dan penyesuaian metode praktik).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training TMS ini?

  • Staf dan manajer di departemen Logistik, Transportasi, Supply Chain, Shipping/Receiving, Procurement, Finance, Sales, Customer Service, dan IT yang berinteraksi dengan atau bertanggung jawab atas manajemen transportasi.

• Apakah training ini berfokus pada TMS merek tertentu?

  • Training dasar ini mencakup konsep dan proses umum TMS yang berlaku lintas merek. Untuk in-house training, kami dapat menyesuaikan materi agar lebih relevan dengan sistem TMS spesifik yang digunakan klien.

• Apakah ada praktik langsung menggunakan sistem TMS?

  • Untuk training publik/offline umum, praktik mungkin menggunakan simulasi atau demo umum. Untuk in-house training, kami sangat mendorong praktik langsung menggunakan sistem TMS spesifik klien dengan bantuan tim IT klien.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, termasuk presentasi, diskusi, studi kasus, dan, jika memungkinkan, demo/praktik sistem.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi standar adalah 2 hari efektif, namun dapat disesuaikan tergantung kebutuhan praktik di sistem spesifik klien.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, bisa, namun aspek praktik langsung di sistem klien memerlukan pengaturan khusus di lingkungan online. Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, dan handout tambahan yang relevan.