Manpower Planning And Workload

Deskripsi Singkat Training Manpower Planning And Workload Analysis:

Memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan kualifikasi yang sesuai di waktu yang dibutuhkan adalah kunci efisiensi operasional dan keberhasilan strategis perusahaan. Training “Manpower Planning And Workload Analysis” ini membekali Anda dengan metodologi dan teknik sistematis untuk memprediksi kebutuhan sumber daya manusia di masa depan (Manpower Planning) berdasarkan analisis mendalam terhadap volume dan jenis pekerjaan yang ada (Workload Analysis). Anda akan mempelajari cara mengukur beban kerja, meramalkan kebutuhan karyawan, menganalisis ketersediaan pasokan SDM, mengidentifikasi kesenjangan, dan menyusun rencana aksi yang efektif untuk memastikan organisasi memiliki tim yang optimal, efisien, dan selaras dengan tujuan bisnis.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Optimalkan Biaya SDM: Hindari biaya berlebih karena overstaffing atau kerugian karena understaffing.

• Tingkatkan Produktivitas: Pastikan beban kerja terdistribusi secara merata dan sesuai kapasitas tim.

• Perencanaan Rekrutmen Akurat: Lakukan rekrutmen berdasarkan data kebutuhan nyata, bukan asumsi.

• Dasar Pengembangan Karir: Identifikasi kebutuhan keterampilan masa depan sebagai dasar program pelatihan dan pengembangan.

• Pengambilan Keputusan Data-Driven: Buat keputusan strategis terkait SDM berdasarkan analisis yang kuat.

• Selaraskan SDM dengan Bisnis: Pastikan strategi SDM mendukung dan selaras dengan rencana bisnis perusahaan.

• Identifikasi Kesenjangan Skill: Kenali kekurangan kompetensi yang perlu diatasi melalui pelatihan atau rekrutmen.

• Kelola Perubahan Organisasi: Adaptasi kebutuhan SDM saat terjadi perubahan struktural atau operasional.

Target Peserta:

• Manajer, Supervisor, dan Team Leader yang bertanggung jawab atas sumber daya tim mereka.

• Staf dan Manajer Departemen Human Resources (HR), khususnya yang fokus pada HR Planning, Recruitment, Compensation & Benefit, atau HR Business Partner.

• Profesional di bidang Strategic Planning, Finance, atau Operations yang terlibat dalam perencanaan anggaran dan sumber daya.

• Siapa saja yang membutuhkan pemahaman dan keterampilan praktis dalam menghitung kebutuhan karyawan dan menganalisis beban kerja untuk efisiensi organisasi.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep dasar Manpower Planning dan Workload Analysis serta urgensinya dalam konteks bisnis saat ini.

• Mengidentifikasi input data yang diperlukan untuk melakukan analisis beban kerja dan perencanaan SDM.

• Mengaplikasikan berbagai metode dan teknik untuk analisis beban kerja (kualitatif & kuantitatif).

• Mengaplikasikan berbagai teknik untuk memprediksi kebutuhan SDM di masa depan (demand forecasting).

• Melakukan analisis ketersediaan pasokan SDM (supply analysis) dari internal dan eksternal.

• Melakukan analisis kesenjangan (gap analysis) antara kebutuhan (demand) dan ketersediaan (supply) SDM.

• Menyusun rencana aksi yang konkret untuk mengatasi kesenjangan SDM (surplus atau shortage).

• Mengintegrasikan proses Manpower Planning dengan strategi dan perencanaan bisnis perusahaan.

• Memilih dan menggunakan alat bantu (tools) atau data yang relevan dalam proses perencanaan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Perencanaan SDM dan Analisis Beban Kerja

• Sesi 1.1: Pengantar Manpower Planning: Mengapa Ini Krusial?

  • Definisi dan Tujuan Manpower Planning Strategis.

  • Hubungan Antara Manpower Planning dan Strategi Bisnis.

  • Dampak Manpower Planning yang Efektif/Inefektif terhadap Organisasi (Biaya, Produktivitas, Moral).

  • Peran Berbagai Pihak (HR, Manajer Lini, Finance) dalam Manpower Planning.

• Sesi 1.2: Memahami Konsep Workload Analysis

  • Apa Itu Workload Analysis? Tujuan dan Ruang Lingkupnya.

  • Hubungan Antara Workload Analysis dan Manpower Planning.

  • Jenis-jenis Data yang Dibutuhkan untuk Analisis Beban Kerja (Historis, Proyeksional, Operasional).

Modul 2: Metode dan Teknik Analisis Beban Kerja

• Sesi 2.1: Pendekatan Kualitatif dalam Analisis Beban Kerja

  • Expert Judgment / Pendekatan Manajerial.

  • Delphi Technique.

  • Group Interview / Focus Group Discussion (FGD).

  • Keunggulan dan Keterbatasan Pendekatan Kualitatif.

• Sesi 2.2: Pendekatan Kuantitatif dalam Analisis Beban Kerja (Bagian 1)

  • Teknik Berbasis Waktu (Time Study, Work Sampling).

  • Analisis Data Operasional (Volume Transaksi, Jumlah Klien, Unit Produksi, dll.).

  • Menentukan Standar Kerja dan Produktivitas.

• Sesi 2.3: Pendekatan Kuantitatif dalam Analisis Beban Kerja (Bagian 2)

  • Benchmarking (Internal dan Eksternal).

  • Model Regresi Sederhana (Jika Data Memungkinkan).

  • Workshop: Praktik Penerapan Metode Analisis Beban Kerja pada Studi Kasus Sederhana.

Modul 3: Peramalan Kebutuhan SDM (Demand Forecasting)

• Sesi 3.1: Memahami Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan SDM

  • Faktor Internal (Rencana Produksi/Penjualan, Teknologi, Struktur Organisasi, Tingkat Produktivitas).

  • Faktor Eksternal (Kondisi Ekonomi, Kompetisi, Peraturan Pemerintah, Tren Pasar).

• Sesi 3.2: Teknik Forecasting Kebutuhan SDM

  • Trend Analysis.

  • Ratio Analysis (Ratio Penjualan per Karyawan, Rasio Output per Karyawan).

  • Scatter Plot Method.

  • Statistical Forecasting (Simple Regression, Multiple Regression – Konsep Dasar).

  • Menggabungkan Metode Kualitatif dan Kuantitatif.

• Sesi 3.3: Workshop: Praktik Menghitung Demand Forecasting Berdasarkan Studi Kasus.

Modul 4: Analisis Ketersediaan Pasokan SDM (Supply Analysis)

• Sesi 4.1: Analisis Pasokan SDM Internal

  • Skills Inventory dan Database Karyawan.

  • Analisis Tingkat Turnover (Attrition Rate).

  • Succession Planning dan Internal Mobility.

  • Mempresentasikan Pasokan Internal (Replacement Chart, Markov Analysis – Konsep Dasar).

• Sesi 4.2: Analisis Pasokan SDM Eksternal

  • Kondisi Pasar Tenaga Kerja (Labor Market Analysis).

  • Sumber-sumber Rekrutmen Eksternal.

  • Analisis Demografi Tenaga Kerja.

  • Pengaruh Peraturan dan Kebijakan Pemerintah.

Modul 5: Gap Analysis dan Rencana Aksi

• Sesi 5.1: Melakukan Gap Analysis

  • Membandingkan Hasil Demand Forecasting vs. Supply Analysis.

  • Mengidentifikasi Kesenjangan: Surplus SDM atau Shortage SDM?

  • Menganalisis Kesenjangan Keterampilan (Skills Gap).

• Sesi 5.2: Menyusun Rencana Aksi (Action Planning)

  • Menangani Surplus SDM (Freeze Hiring, Early Retirement, Retrenchment – Sebagai Opsi Terakhir).

  • Menangani Shortage SDM (Rekrutmen, Pelatihan & Pengembangan, Overtime, Outsourcing, Restrukturisasi Pekerjaan).

  • Menyusun Rencana Aksi untuk Mengatasi Kesenjangan Keterampilan.

  • Workshop: Mengembangkan Rencana Aksi Berdasarkan Hasil Gap Analysis.

Modul 6: Implementasi, Monitoring, dan Integrasi Strategis

• Sesi 6.1: Mengintegrasikan Manpower Planning dengan Proses Bisnis Lainnya

  • Link dengan Budgeting dan Perencanaan Keuangan.

  • Link dengan Recruitment Planning.

  • Link dengan Training & Development Planning.

  • Link dengan Performance Management.

• Sesi 6.2: Monitoring, Evaluasi, dan Penyesuaian

  • Pentingnya Melakukan Monitoring Secara Berkala.

  • Menggunakan Key Performance Indicators (KPIs) untuk Manpower Planning.

  • Melakukan Penyesuaian Rencana Berdasarkan Perubahan Kondisi.

  • Menggunakan Sistem Informasi SDM (HRIS) untuk Mendukung Proses.

• Sesi 6.3: Menyusun Rencana Aksi Pribadi dan Penutup

  • Diskusi Terbuka & Tanya Jawab.

  • Identifikasi Area Penerapan Pembelajaran di Tempat Kerja Peserta.

  • Penyusunan Rencana Aksi Pribadi untuk Mengimplementasikan Manpower Planning dan Workload Analysis.

  • Evaluasi Training dan Pesan Kunci.

Metode Training:

• Presentasi Konseptual & Diskusi Interaktif

• Studi Kasus & Analisis Permasalahan Nyata

• Workshop Praktik Perhitungan Workload Analysis dan Forecasting (Menggunakan Template Sederhana)

• Latihan Mengembangkan Rencana Aksi

• Sesi Tanya Jawab Terbuka

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Ideal untuk mencakup konsep, metode kuantitatif, dan praktik penyusunan rencana).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman konsep dan metode.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi dan studi kasus.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi (Fokus pada Pemahaman dan Penerapan Metode).

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik untuk perbaikan.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Manpower Planning And Workload Analysis Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki keahlian mendalam dan pengalaman praktis di bidang HR Analytics, Strategic HR Planning, atau Compensation & Benefit, dengan latar belakang sebagai praktisi senior atau konsultan di bidang tersebut. Instruktur memiliki kemampuan untuk menjelaskan konsep-konsep kuantitatif dan analitis secara mudah dipahami, memfasilitasi diskusi, dan membimbing peserta dalam menerapkan metode pada studi kasus atau data yang relevan, sehingga materi menjadi aplikatif dan memberikan nilai tambah nyata bagi peserta dan organisasi.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif untuk sesi diskusi dan workshop perhitungan.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit.

• In-House Training: Pelatihan sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien, memungkinkan penyesuaian materi, studi kasus, dan praktik perhitungan dengan data dan konteks spesifik perusahaan, serta fokus pada tantangan perencanaan SDM yang dihadapi organisasi.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, dan terutama workshop praktik perhitungan dapat difasilitasi dengan berbagi layar dan penggunaan spreadsheet bersama (atau peserta bekerja mandiri dengan template). (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk opsi ini).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training Manpower Planning And Workload Analysis ini?

  • Manajer lini, staf/manajer HR (terutama bidang perencanaan & rekrutmen), staf finance/budgeting, profesional strategic planning, dan siapa saja yang terlibat dalam penentuan kebutuhan karyawan.

• Apa manfaat utama mengikuti training ini?

  • Peserta akan mampu menghitung kebutuhan SDM secara sistematis berdasarkan beban kerja dan rencana bisnis, mengoptimalkan biaya SDM, serta membuat keputusan staffing yang lebih akurat dan strategis.

• Apakah training ini membutuhkan latar belakang statistik atau matematika yang kuat?

  • Tidak dibutuhkan latar belakang statistik yang dalam. Training ini akan menjelaskan konsep dan teknik perhitungan yang relevan secara bertahap dan mudah dipahami, dengan fokus pada penerapan praktis.

• Metode training apa yang digunakan?

  • Metode interaktif, mencakup presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik perhitungan dan penyusunan rencana.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online, dengan fasilitas untuk workshop perhitungan.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, template spreadsheet sederhana untuk perhitungan, dan handout tambahan yang relevan.