Sistem Pengelolaan & Analisa Data Ke-HRD-an

Deskripsi Singkat Training Sistem Pengelolaan & Analisa Data Ke-HRD-an:

Di era digital saat ini, data adalah aset berharga, termasuk data Sumber Daya Manusia (SDM). Pengelolaan data HR yang efisien dan kemampuan menganalisisnya secara tepat bukan lagi sekadar pelengkap, melainkan kebutuhan fundamental bagi departemen HR modern. Training ini akan membekali Anda dengan pemahaman komprehensif mengenai sistem dan proses pengelolaan data HR, serta keterampilan esensial dalam mengolah dan menganalisis data tersebut untuk menghasilkan laporan yang informatif dan insight yang actionable. Pelajari cara menggunakan data untuk meningkatkan efisiensi operasional HR, mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik, dan membuktikan nilai strategis fungsi HR bagi organisasi.

Benefit Mengikuti Training Ini:

• Data Akurat & Terintegrasi: Mampu mengelola data HR dengan lebih akurat, konsisten, dan terintegrasi.

• Efisiensi Operasional: Meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi dan pelaporan HR.

• Laporan Informatif: Mampu membuat laporan HR yang relevan dan mudah dipahami oleh berbagai pemangku kepentingan (manajer, pimpinan, dll.).

• Insight Berbasis Data: Mampu menganalisis data HR untuk mengidentifikasi tren, pola, dan akar masalah dalam manajemen SDM.

• Pengambilan Keputusan Lebih Baik: Mendukung pengambilan keputusan strategis HR (rekrutmen, retensi, pengembangan, kompensasi) berdasarkan bukti data.

• Mengukur Efektivitas HR: Mampu mengukur dan menunjukkan kontribusi HR terhadap tujuan bisnis melalui HR metrics dan analytics.

• Pemanfaatan Teknologi: Memahami dan mengoptimalkan penggunaan sistem HR (HRIS) serta alat bantu analisis data dasar.

• Kesadaran Data Privacy: Memahami pentingnya keamanan dan kerahasiaan data HR.

Target Peserta:

• Staf dan Spesialis HR (HR Officer, Admin HR, Junior Specialist).

• Manajer dan Supervisor HR.

• HR Business Partner (HRBP).

• Personel HR dari berbagai fungsi (Rekrutmen, Kompensasi & Benefit, Training & Development, Employee Relations) yang bertanggung jawab atas data dan pelaporan di fungsinya.

• Staf dari departemen lain (misalnya Finance, Operations) yang sering berinteraksi atau membutuhkan data dari HR.

• Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan data HR dan ingin meningkatkan kemampuan analisis data untuk mendukung pekerjaan mereka.

Tujuan Training:

Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami pentingnya pengelolaan data HR yang akurat dan terintegrasi.

• Menjelaskan siklus hidup data HR dan prinsip-prinsip dasar manajemen data (akurasi, konsistensi, keamanan).

• Mengidentifikasi data-data kunci yang relevan untuk berbagai fungsi HR.

• Menggunakan fungsi dasar atau fitur pelaporan dalam sistem HRIS (jika ada simulasi/contoh generik) atau alat bantu lain (misal: spreadsheet) untuk mengakses dan mengolah data.

• Menghitung dan menginterpretasikan HR metrics kunci (misal: turnover rate, cost per hire, training hours per employee).

• Membuat laporan HR sederhana namun informatif (misal: headcount report, leave report, training attendance report).

• Melakukan analisis data dasar untuk mengidentifikasi tren atau pola (misal: tren absensi, distribusi usia karyawan).

• Menyajikan data dan insight secara efektif.

• Memahami bagaimana data HR dapat mendukung pengambilan keputusan di tingkat operasional maupun strategis.

• Menyadari pentingnya kepatuhan terhadap regulasi privasi data karyawan.

Silabus Training (Rincian Modul):

Modul 1: Fondasi Pengelolaan Data HR Modern

• Sesi 1.1: Mengapa Data HR Penting?

  • Peran Data dalam Fungsi HR Modern (dari Administrasi ke Mitra Strategis).

  • Hubungan antara Pengelolaan Data HR yang Baik dan Kinerja Organisasi.

  • Tantangan Umum dalam Pengelolaan Data HR (Data Tersebar, Tidak Konsisten, Tidak Akurat).

• Sesi 1.2: Sistem Informasi HR (HRIS) sebagai Pilar Utama

  • Apa itu HRIS dan Fungsinya? (Core HR, Payroll, Time & Attendance, Performance, Recruitment, dll.).

  • Jenis-jenis Sistem HRIS (On-Premise, Cloud-Based) dan Pertimbangan Pemilihannya (Overview).

  • Peran Pengguna (Anda) dalam Memaksimalkan Pemanfaatan HRIS.

• Sesi 1.3: Siklus Hidup Data Karyawan

  • Dari Rekrutmen hingga Offboarding: Data Apa Saja yang Perlu Dikelola?

  • Sumber Data Karyawan (Formulir Karyawan, Sistem Absensi, Sistem Payroll, dll.).

  • Pentingnya Konsistensi Input Data Lintas Sistem/Sumber.

Modul 2: Manajemen Data HR: Akurasi, Integritas, dan Keamanan

• Sesi 2.1: Prinsip Kualitas Data HR

  • Akurasi, Kelengkapan, Konsistensi, Relevansi, Tepat Waktu.

  • Dampak Data yang Tidak Akurat pada Operasional dan Keputusan HR.

• Sesi 2.2: Best Practices Penginputan & Pemeliharaan Data

  • Standarisasi Data (Nama Jabatan, Lokasi, Status Karyawan, dll.).

  • Proses Verifikasi Data dan Koreksi Kesalahan.

  • Pentingnya Dokumentasi dan Audit Data.

• Sesi 2.3: Keamanan dan Kerahasiaan Data HR

  • Mengapa Data Karyawan Bersifat Sensitif? (Gaji, Data Pribadi, Kesehatan, Kinerja).

  • Dasar-dasar Regulasi Perlindungan Data (Contoh: Gambaran Umum UU PDP di Indonesia, jika relevan).

  • Praktik Keamanan Data Dasar: Akses Terbatas, Password Kuat, Menghindari Berbagi Data Sembarangan.

  • Peran Pengguna dalam Menjaga Kerahasiaan Data.

Modul 3: HR Metrics: Mengukur Apa yang Penting

• Sesi 3.1: Pengantar HR Metrics dan Key Performance Indicators (KPI)

  • Perbedaan antara Metrics dan KPIs.

  • Mengapa HR Metrics Penting? (Mengukur Kinerja HR, Identifikasi Masalah, Justifikasi Investasi Program HR).

  • Memilih Metrics yang Relevan dengan Tujuan Bisnis dan HR.

• Sesi 3.2: Metrics Kunci di Berbagai Area HR

  • Metrics Rekrutmen (Cost per Hire, Time to Hire, Offer Acceptance Rate).

  • Metrics Turnover & Retensi (Turnover Rate, Voluntary/Involuntary Turnover, New Hire Retention).

  • Metrics Training & Development (Training Hours, Training Cost, Training Effectiveness Score).

  • Metrics Kinerja (Performance Distribution, High Performer Percentage).

  • Metrics Absensi (Absenteeism Rate).

  • Metrics Kompensasi (Comp Ratio, Benefit Cost per Employee).

• Sesi 3.3: Cara Menghitung Metrics Dasar

  • Formulasi Perhitungan Metrics Umum.

  • Mengidentifikasi Data Sumber yang Dibutuhkan untuk Setiap Metrics.

Modul 4: Pelaporan HR (HR Reporting)

• Sesi 4.1: Tujuan dan Jenis-jenis Laporan HR

  • Laporan Operasional (Headcount, Absensi Harian, Data Karyawan Baru).

  • Laporan Taktis (Turnover Bulanan, Progress Rekrutmen, Analisa Biaya Training).

  • Laporan Strategis (Analisa Kinerja Karyawan Kunci, Dampak Program Retensi).

  • Siapa Target Audiens Laporan dan Mengapa Itu Penting?

• Sesi 4.2: Membuat Laporan Menggunakan Alat Bantu (Misalnya Microsoft Excel)

  • Mengorganisir Data Mentah dalam Spreadsheet.

  • Menggunakan Fungsi Dasar Excel untuk Data HR (Filtering, Sorting, VLOOKUP – jika sesuai level peserta).

  • Membuat Tabel Pivot (Pivot Table) untuk Meringkas Data HR (Contoh: Rekap Headcount per Departemen/Lokasi).

• Sesi 4.3: Menyajikan Laporan Secara Efektif

  • Menyajikan Data dengan Jelas dan Ringkas.

  • Penggunaan Grafis dan Chart Sederhana (Bar Chart, Pie Chart, Line Chart) untuk Visualisasi Data Kunci.

  • Menambahkan Ringkasan Eksekutif atau Poin Kunci dalam Laporan.

Modul 5: Analisa Data HR Dasar untuk Insight (Basic HR Analytics)

• Sesi 5.1: Dari Data ke Insight: Dasar Analisa HR

  • Perbedaan Antara Reporting (Apa yang Terjadi) dan Analytics (Mengapa Itu Terjadi, Apa yang Akan Terjadi?).

  • Jenis Analisa Dasar: Deskriptif (Masa Lalu) dan Diagnostik (Mengapa?).

• Sesi 5.2: Melakukan Analisa Data HR Sederhana

  • Menganalisa Tren Data (Contoh: Tren Turnover dalam 12 Bulan Terakhir).

  • Menganalisa Perbandingan Data Antar Grup (Contoh: Perbandingan Absensi Antar Departemen).

  • Menganalisa Hubungan Sederhana Antar Data (Contoh: Apakah Ada Korelasi Antara Jam Training dan Skor Kinerja?).

  • Mengidentifikasi Anomali atau Data yang Tidak Biasa.

• Sesi 5.3: Menggunakan Data untuk Pengambilan Keputusan

  • Bagaimana Data Rekrutmen Membantu Memilih Sumber Kandidat Terbaik?

  • Bagaimana Data Turnover Membantu Mengidentifikasi Faktor Penyebab Karyawan Keluar?

  • Bagaimana Data Kinerja Membantu Merencanakan Program Pengembangan?

  • Menerjemahkan Insight dari Data Menjadi Rekomendasi Aksi.

Modul 6: Penerapan Praktis & Langkah Selanjutnya

• Sesi 6.1: Latihan Praktik & Studi Kasus

  • Mengerjakan Studi Kasus Analisa Data HR (Menggunakan Sample Data).

  • Latihan Membuat Laporan Sederhana Menggunakan Alat Bantu (Misal: Excel).

  • Diskusi Kasus Nyata yang Dihadapi Peserta (Opsional, sesuai Ketersediaan Waktu dan Data).

• Sesi 6.2: Menyusun Rencana Aksi Pribadi (Personal Action Plan)

  • Mengidentifikasi Area Peningkatan dalam Pengelolaan dan Analisa Data HR di Unit Kerja Masing-masing.

  • Menyusun Langkah-langkah Konkret untuk Menerapkan Pembelajaran.

  • Mengidentifikasi Data atau Alat Bantu yang Dibutuhkan.

• Sesi 6.3: Evaluasi dan Penutup

  • Evaluasi Training oleh Peserta.

  • Pesan Kunci dan Motivasi untuk Menjadi Profesional HR yang Lebih Berbasis Data.

Metode Training:

• Presentasi Konsep Dasar yang Interaktif.

• Diskusi Kelompok untuk Berbagi Pengalaman dan Tantangan.

• Studi Kasus Nyata terkait Data HR.

• Workshop Praktik Menggunakan Alat Bantu (Misal: Microsoft Excel) untuk Pengelolaan, Perhitungan Metrics, Pelaporan, dan Analisa Data Sederhana (Peserta mungkin perlu membawa laptop dengan MS Excel terinstall).

• Sesi Tanya Jawab Mendalam.

• Pengembangan Rencana Aksi Pribadi.

Durasi Training:

• 2 Hari Efektif (Cukup untuk membahas konsep, latihan praktik dasar, dan diskusi).

Evaluasi Training:

• Pre-test dan Post-test untuk mengukur pemahaman konsep dan kemampuan dasar perhitungan/analisa.

• Evaluasi Formatif: Penilaian partisipasi aktif dalam diskusi, studi kasus, dan sesi workshop.

• Penilaian Hasil Workshop Praktik dan Rencana Aksi Pribadi.

• Kuesioner Evaluasi Training untuk mengukur kepuasan peserta dan umpan balik.

Sertifikasi:

• Sertifikat Kehadiran Training: Diterbitkan oleh Sentras Consulting bagi peserta yang telah mengikuti Sistem Pengelolaan & Analisa Data Ke-HRD-an Training Program.

Profil Instruktur/Fasilitator:

Pelatihan ini akan dipandu oleh instruktur yang memiliki pengalaman praktis dan teoritis yang kuat di bidang HR Data Management, HR Reporting & Analytics, atau HRIS. Instruktur memiliki latar belakang sebagai praktisi HR, konsultan HR, atau spesialis HR Analytics. Instruktur mampu menjelaskan konsep teknis data secara mudah dipahami, membimbing latihan praktik dengan alat bantu, dan memberikan contoh relevan dari pengalaman di berbagai industri.

Opsi Pelaksanaan Training:

• Offline (Klasikal):

  • Lokasi: Ruang training Sentras Consulting atau hotel/venue representatif yang kondusif.

  • Fasilitas: Ruang kelas yang nyaman, peralatan training (proyektor, sound system, whiteboard, flipchart), studi kasus, modul training, coffee break, makan siang, training kit. Pastikan ketersediaan fasilitas atau kebutuhan peserta membawa laptop untuk sesi praktik.

• In-House Training: Sangat direkomendasikan untuk in-house di lokasi perusahaan klien. Hal ini memungkinkan penyesuaian modul, studi kasus, dan latihan praktik menggunakan format data atau bahkan sistem HRIS spesifik perusahaan klien, sehingga pembelajaran menjadi sangat relevan dan langsung dapat diterapkan.

• Online Training (Interaktif): Training ini dapat dilaksanakan secara efektif secara online menggunakan platform video conference interaktif. Sesi presentasi, diskusi, studi kasus, dan workshop praktik dapat difasilitasi secara virtual, termasuk penggunaan fitur screen sharing dan file sharing untuk latihan data. (Konsultasikan dengan tim Sentras Consulting untuk penyesuaian format online yang optimal).

FAQ (Frequently Asked Questions):

• Siapa saja yang cocok mengikuti training ini?

  • Staf dan Manajer HR, HRBP, atau siapa saja yang bekerja dengan data HR dan ingin meningkatkan kemampuan pengelolaan serta analisis data.

• Apakah saya perlu memiliki latar belakang IT atau data science?

  • Tidak, training ini dirancang untuk HR profesional dari berbagai latar belakang. Fokusnya adalah pada konsep dasar, penggunaan alat bantu umum (seperti Excel), dan bagaimana data HR dapat diaplikasikan. Ini bukan training data science lanjutan.

• Apakah training ini akan mengajarkan cara menggunakan HRIS spesifik?

  • Training ini akan memberikan gambaran umum tentang konsep HRIS dan bagaimana data diambil dari sistem. Jika dilaksanakan secara in-house, ada kemungkinan untuk menyesuaikan sebagian sesi praktik dengan sistem HRIS yang digunakan klien (sesuai kesepakatan). Untuk publik training, latihan praktik akan menggunakan tool generik (misal: Excel) dan sample data.

• Alat bantu apa yang akan digunakan dalam sesi praktik?

  • Umumnya, Microsoft Excel akan digunakan sebagai alat bantu utama untuk latihan praktik pengelolaan, pelaporan, dan analisa data dasar. Peserta disarankan membawa laptop dengan MS Excel terinstall.

• Berapa lama durasi training ini?

  • Durasi training ideal adalah 2 hari efektif.

• Apakah ada sertifikat setelah mengikuti training ini?

  • Ya, peserta akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari Sentras Consulting.

• Apakah training ini bisa dilaksanakan secara online?

  • Ya, training ini sangat efektif jika dilaksanakan secara online menggunakan platform interaktif.

• Bagaimana cara mendaftar training ini?

  • Pendaftaran dapat dilakukan secara online melalui website Sentras Consulting atau menghubungi kontak yang tertera.

• Apakah ada diskon untuk pendaftaran grup?

  • Ya, tersedia diskon khusus untuk pendaftaran grup. Hubungi tim Sentras Consulting untuk informasi lebih lanjut.

• Apa saja materi yang akan didapatkan peserta?

  • Peserta akan mendapatkan modul training lengkap (hardcopy/softcopy), materi presentasi, studi kasus, sample data untuk latihan praktik, dan handout tambahan yang relevan.